Как перенести излишек оплаты по заказу в 1С:УТ 11 после корректировки реализации в меньшую сторону?

Ситуация, когда после оформления корректировки реализации (и соответствующей корректировочной счет-фактуры) по заказу клиента образуется переплата, является стандартной для торгового учета. Однако при попытке перенести эти денежные средства на другой заказ через помощник Зачет оплат или документ Взаимозачет задолженности пользователи часто сталкиваются с ошибкой: «Нарушены условия оплаты, необходимые для обеспечения/отгрузки по заказу...». Проанализируем, почему так происходит, и разберем по шагам, как корректно высвободить эти средства.

Почему возникает ошибка при зачете оплаты?

Выясним причину такого поведения системы. В программе 1С:Управление торговлей ред. 11 (и аналогичных конфигурациях ERP и КА) механизм контроля заказов работает на пересечении нескольких регистров. Документ Корректировка реализации уменьшает фактическую задолженность клиента в регистре Расчеты с клиентами, но он не всегда автоматически корректирует плановые показатели в самом документе Заказ клиента.

Система видит, что в заказе по-прежнему зафиксирована потребность на исходную сумму (например, 200 000 руб.), а фактически оплачено меньше (например, 199 500 руб. после корректировки). Несмотря на то что товар уже отгружен и его количество по факту уменьшено корректировкой, план оплаты в заказе остается прежним. Программа блокирует попытку «забрать» деньги из заказа, так как считает, что условия обеспечения сделки не выполнены.

Шаг 1. Корректировка плановых показателей заказа

Прежде чем переносить переплату, нам необходимо привести документ Заказ клиента в соответствие с фактической ситуацией. Рассмотрим, как это сделать правильно:

1. Откроем исходный документ Заказ клиента.
2. Если заказ уже находится в статусе Закрыт, необходимо временно снять этот статус (перевести в статус Выполнен или К отгрузке), чтобы разрешить редактирование.
3. Перейдем на вкладку Товары. Здесь необходимо вручную изменить количество или цену в строках таким образом, чтобы итоговая сумма заказа стала равна сумме реализации после корректировки.
4. Для тех позиций (или части количества), которые были фактически сторнированы корректировкой реализации, необходимо установить признак Отменено. Это критически важно: флаг отмены в строке заказа сообщает системе, что по данной позиции больше не требуется ни отгрузка, ни оплата.
5. Проведем документ. Теперь «Требуемая сумма» в заказе должна уменьшиться и стать равной фактической оплате (или меньше неё, если образовался излишек).

Шаг 2. Оформление переноса оплаты

После того как мы «урезали» заказ, система перестанет считать 500 рублей (или иную сумму переплаты) необходимыми для закрытия этого заказа. Теперь мы можем перенести их. Разберем, как воспользоваться документом Взаимозачет задолженности:

1. Создадим новый документ Взаимозачет задолженности.
2. Выберем тип операции Перенос аванса клиента (или Перенос переплаты в зависимости от версии программы).
3. В поле Дебитор и Кредитор укажем нашего клиента.
4. На вкладке Авансы (Переплаты) выберем в качестве объекта расчетов наш исходный заказ, по которому висит остаток денег.
5. На вкладке Получатель выберем новый заказ (или договор), на который мы хотим привязать эти 500 рублей.
6. Проверим, что суммы на обеих вкладках совпадают, и проведем документ.

Важные нюансы настройки корректировки

Проанализируем настройки самого документа Корректировка реализации, так как от них зависит корректность движений по регистрам:

Во-первых, в корректировке на вкладке Дополнительно проверьте настройку Отражать в. Если установлено значение «Только в учете НДС», то взаиморасчеты и заказы вообще не изменятся. Для полноценного зачета должно стоять значение В операционном и бухгалтерском учете.

Во-вторых, обратите внимание на Вариант отражения расхождений. Обычно используется вариант «Уменьшить реализацию, увеличить складские остатки» (если товар вернулся на склад) или «Списать на расходы». Если выбран некорректный вариант, переплата может не отобразиться в объекте расчетов Заказ клиента должным образом.

Заключение

Подведем итог: чтобы успешно отвязать «излишки» оплаты, необходимо устранить конфликт между фактическим долгом и планом в заказе. Корректировка реализации уменьшает долг, но Заказ клиента нужно корректировать вручную (или через отмену непоставленных строк), чтобы высвободить зарезервированные деньги для дальнейшего распределения. После этого стандартный документ Взаимозачет задолженности проведется без ошибок.