← На главную

Переход с редакции 2.5 на 3.1 в программе «Зарплата и управление персоналом» — это масштабный процесс миграции, который часто осложняется индивидуальными доработками баз или необходимостью очистки данных. Одной из частых задач является перенос только справочников (например, списка сотрудников) без «тяжелого» шлейфа документов прошлых лет и регистров расчета. Разберем подробно, как реализовать такую задачу, учитывая архитектурные различия систем.

Анализ проблемы: почему «просто перенос» не работает

Проанализируем ситуацию: в ЗУП 2.5 справочник Сотрудники был тесно связан с физическими лицами, но структура хранения кадровых данных в 3.1 претерпела значительные изменения. Если мы просто скопируем записи справочника через внешнюю обработку, то столкнемся с тем, что в новой базе сотрудники будут иметь статус «Не оформлен». Это происходит потому, что в современной архитектуре 1С:ЗУП 3.1 видимость сотрудника в списках, его принадлежность к подразделению и позиция штатного расписания определяются не только карточкой, но и записями в периодических регистрах сведений, таких как КадроваяИсторияСотрудников и ОсновныеДанныеКонтрактаСотрудника.

Рассмотрим основные способы решения этой задачи, от штатных инструментов до ручной загрузки данных.

Способ 1: Использование встроенного Помощника перехода (для релизов 3.1.8 и выше)

Начиная с версии 3.1.8, фирма 1С значительно расширила возможности штатного «Помощника перехода». Если ранее нам предлагался только жесткий выбор между «Кратким» и «Полным» переносом, то теперь мы можем гибко настраивать состав выгружаемых объектов. Разберем по шагам, как это сделать:

1. Запустим ЗУП 3.1 и откроем форму перехода (раздел Администрирование — Перенос данных из предыдущих программ).
2. Выберем вариант «Перенести данные из информационной базы 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5».
3. На этапе выбора состава данных найдем ссылку «Настройка состава выгружаемых данных» (доступна в режиме расширенной настройки ПомощникВыгрузки).
4. Отметим флажками только справочники Физические лица и Сотрудники.

Важный нюанс: при выборе только этих объектов система может автоматически подтянуть связанные данные (например, справочник Подразделения или Должности), так как они являются реквизитами сотрудника. Проанализируем результат: после загрузки сотрудники появятся в базе, но для корректной работы с ними нам все равно придется создать документ Данные на начало эксплуатации, чтобы зафиксировать их кадровое состояние.

Способ 2: Выборочный перенос через Универсальный обмен данными (XML)

Если штатный помощник не справляется или требуется перенести данные из сильно кастомизированной базы, воспользуемся конфигурацией «Конвертация данных 2.1». Это позволит нам создать собственные правила обмена (ПКО) и перенести только нужные поля.

Рассмотрим алгоритм настройки правил:

1. Выгрузим структуру конфигураций ЗУП 2.5 (Источник) и ЗУП 3.1 (Приемник) с помощью обработки MD83Exp.epf.
2. В «Конвертации данных» создадим ПКО для справочника ФизическиеЛица. Это критично, так как справочник Сотрудники в 3.1 ссылается на физлицо.
3. Создадим ПКО для справочника Сотрудники. Обратите внимание на синхронизацию по полям Физлицо, Организация и ДатаПриема.
4. Настроим правило выгрузки данных (ПВД), добавив фильтр по условию. Например, если нам нужны только работающие сотрудники:
   Скопировать код

   
   // Пример кода в ПВД (Перед обработкой)
   Если Объект.ВАрхиве Тогда
       Отказ = Истина;
   КонецЕсли;
   

После создания правил воспользуемся стандартной обработкой УниверсальныйОбменДаннымиXML. Выгрузим данные из 2.5 и загрузим в 3.1. Этот метод требует навыков работы с XML, но дает стопроцентный контроль над процессом.

Способ 3: Загрузка из файла Excel (самый быстрый и надежный путь)

Если программирование правил обмена кажется избыточным, разберем альтернативный метод — загрузку через плоские таблицы. В ЗУП 3.1 есть отличный встроенный инструмент, который часто недооценивают.

1. В старой базе (2.5) сформируем произвольный отчет или просто откроем справочник Сотрудники и выведем список (через кнопку «Еще — Вывести список»).
2. Выберем колонки: ФИО, Дата рождения, СНИЛС, ИНН, Табельный номер, Подразделение, Должность. Сохраним этот список в формате .xlsx.
3. В новой базе (3.1) перейдем в раздел Администрирование — Загрузка данных из файла.
4. Выберем пункт «Справочник Сотрудники» и укажем наш файл.
5. Программа предложит сопоставить колонки из файла с реквизитами справочника в системе. Проверим правильность сопоставления.

Выясним причину, по которой этот метод часто оказывается лучше других: при загрузке через эту обработку система автоматически создает записи и в справочнике Физические лица, и в справочнике Сотрудники, корректно устанавливая связи между ними. Кроме того, обработка выполняет проверку на дубли по СНИЛС и ИНН.

Особенности работы с регистрами при частичном переносе

Как мы уже выяснили, просто наличия записи в справочнике недостаточно. Чтобы сотрудники корректно отображались в отчетах и документах начисления зарплаты, после переноса необходимо «оживить» их данные. Рассмотрим, как это сделать без переноса всей истории кадровых приказов.

Лучшим инструментом для этого является документ Данные на начало эксплуатации. Он позволяет внести в систему:

• Текущее подразделение и должность сотрудника.
• Плановые начисления (оклады, надбавки).
• График работы.
• Количество использованных и оставшихся дней отпуска.

Посмотрим на пример: если мы перенесли 500 сотрудников через Excel, нам не нужно создавать 500 документов Прием на работу. Мы создаем несколько документов Данные на начало эксплуатации (по подразделениям), куда подбираем перенесенных сотрудников и указываем их актуальные условия труда на дату перехода (например, на 1 января).

Рекомендации по подготовке базы ЗУП 2.5

Перед тем как приступать к переносу, проанализируем состояние исходных данных. Часто пользователи жалуются, что «переносится много лишнего». Чтобы этого избежать, выполните следующие действия в 2.5:

1. Пометьте на удаление всех сотрудников, которые уволены более трех лет назад и по которым не планируется подача корректирующих отчетов.
2. Проверьте уникальность СНИЛС. В ЗУП 3.1 это поле является ключевым для сопоставления физлиц. Если у разных сотрудников в 2.5 указан один СНИЛС (или он не заполнен), при переносе возникнут ошибки или дубли.
3. Очистите справочник подразделений. Перенесите неиспользуемые подразделения в отдельную группу «Архив», чтобы в правилах обмена можно было установить на них фильтр.

Итоги и выбор стратегии

Подводя итог, проанализируем, какой метод выбрать именно вам:

• Если у вас типовая конфигурация последних релизов — используйте штатный помощник с настройкой состава данных.
• Если вам нужно перенести только «чистые» карточки без единого документа — используйте загрузку из Excel.
• Если база сильно изменена и нужны сложные условия отбора — ваш выбор «Конвертация данных 2.1».

Помните, что перенос справочника Сотрудники — это лишь половина дела. Обязательно проверьте наличие записей в регистре Кадровая история сотрудников после завершения всех процедур, иначе работа в новой программе будет затруднена техническими ошибками отображения персонала.