← На главную

При оформлении первичных документов в программе 1С:Управление торговлей (редакция 11.3) часто возникает необходимость указать уполномоченных лиц, имеющих право подписи документов: руководителя, главного бухгалтера или кассира. Рассмотрим подробнее, как устроена эта структура в типовом решении, где искать нужный справочник и как корректно организовать учет подписывающих лиц для сторонних контрагентов.

Где найти лица с правом подписи для собственных организаций

В конфигурации 1С:Управление торговлей 11.3 сведения о подписантах вашей собственной компании хранятся в специальном справочнике Ответственные лица организаций. Чтобы перейти к этим настройкам, выполним следующие шаги:

1. Откроем раздел НСИ и администрирование и перейдем в элемент справочника Организации.
2. В карточке вашей организации откроем гиперссылку или соответствующую вкладку, отвечающую за ответственных лиц.
3. Укажем физических лиц из справочника Физические лица на соответствующие должности: Руководитель, Главный бухгалтер, Кассир или Уполномоченный представитель.

Данный механизм используется штатно: именно из справочника Ответственные лица организаций система берет ФИО и должности сотрудников для автоматической подстановки в печатные формы документов (ТОРГ-12, УПД, счета на оплату, счет-фактуры и другие).

Почему не стоит дорабатывать справочник «Контрагенты» напрямую

Часто у пользователей и начинающих разработчиков возникает желание добавить новую табличную часть напрямую в справочник Контрагенты через конфигуратор. Проанализируем, почему этот подход некорректен:

1. Снятие с поддержки: Прямые изменения в объектах конфигуратора снимают базу с автоматического обновления, что усложняет дальнейшее сопровождение системы.
2. Избыточность: В типовом решении уже существуют встроенные механизмы, позволяющие хранить дополнительную информацию о клиентах и поставщиках без программирования.

Варианты учета лиц с правом подписи со стороны контрагентов

В типовой конфигурации 1С:УТ 11.3 механизм Ответственные лица организаций не предназначен для сторонних контрагентов. Выясним, какие штатные и безопасные способы существуют для решения этой задачи.

1. Использование подчиненного справочника «Контактные лица»

Разберем вариант работы через штатный функционал подсистемы CRM:

1. В карточке контрагента или партнера перейдем в подчиненный справочник Контактные лица.
2. Создадим новую запись для представителя контрагента, свяжем ее с элементом справочника Физические лица и укажем должность.
3. Назначим соответствующую Роль контактного лица (например, «Лицо с правом подписи» или «Генеральный директор»).
4. На вкладке дополнительных реквизитов контактного лица зафиксируем реквизиты документа-основания (номер и дату доверенности или устав).

2. Использование механизма «Дополнительные реквизиты и сведения»

Если требуется хранить данные непосредственно в карточке контрагента или договора без создания отдельных контактных лиц, воспользуемся пользовательскими реквизитами:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование > Печатные формы, отчеты и обработки > Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Выберем справочник Контрагенты (или Договоры с контрагентами) и добавим новые реквизиты:
   • Подписант (ФИО) — тип «Строка» или ссылка на справочник Физические лица;
   • Должность подписанта — тип «Строка»;
   • Основание полномочий — тип «Строка» (например, «Доверенность №12 от 10.01.2023»).

3. Использование машиночитаемых доверенностей (МЧД) и ЭДО

При обмене документами в электронном виде полномочия представителей контрагента проверяются автоматизировано с помощью подсистемы ЭДО и реестра машиночитаемых доверенностей (МЧД), что полностью исключает необходимость ручного заполнения подписей сторонних лиц.

Автоматическая подстановка подписи контрагента в печатные формы

Так как типовые печатные формы 1С:УТ 11.3 не выводят данные подписанта контрагента автоматически, для их вывода на печать применяются безопасные методы расширения функционала:

1. Внешние печатные формы (ВПФ): Подключаются в пользовательском режиме через раздел Печатные формы, отчеты и обработки. ВПФ может считывать данные из дополнительных реквизитов контрагента или из справочника Контактные лица и автоматически подставлять их в печатную форму договора или акта.
2. Расширение конфигурации (файл .cfe): Позволяет дополнить логику проведения и печати документов без изменения основной конфигурации, сохраняя возможность обновлять программу в стандартном режиме.