← На главную

В практике многих растущих компаний наступает момент, когда учет оплат и заявок в таблицах Excel становится неуправляемым. Возникает потребность в базовом казначействе: оператор заносит входящий счет, финансист визирует его (утверждает полную оплату, частичную или отклоняет), а бухгалтер проводит платеж и фиксирует факт исполнения. Переходить на тяжелые решения класса ERP или внедрять масштабные системы бюджетирования в таком случае экономически нецелесообразно. Рассмотрим, какие готовые варианты и механизмы автоматизации существуют в экосистеме 1С для решения этой задачи.

Вариант 1. Типовой функционал согласования платежей в 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

Если учет уже ведется в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия (начиная с релиза 3.0.158), разберем встроенную возможность визирования оплат перед выгрузкой в банк.

Включим и настроим данный механизм по шагам:

1. Перейдем в раздел Главное, откроем пункт Настройки и выберем Функциональность.
2. В группе параметров Банк и касса установим флаг Согласование платежей.
3. После активации опции в разделах Банк и касса и Руководителю станет доступно специализированное рабочее место Согласование платежей.

Проанализируем логику работы встроенного инструмента. В рабочем месте собираются документы Платежное поручение со статусом Подготовлено, сгруппированные по приоритетам (налоги, зарплата, поставщики). Руководитель или финансист проставляет отметки и нажимает кнопку Согласовать или Отклонить. Документ получает статус Согласовано с фиксацией автора визы, а выгрузка в клиент-банк выполняется только по утвержденным документам.

Однако важно учитывать ограничения типовой БП 3.0:

1. Согласование привязано к банковским платежным поручениям, а не к первичному документу Счет от поставщика.
2. В типовом решении отсутствует разграничение прав: оператор может случайно перевести статус документа вручную, если не настроены ограничения прав доступа.
3. Для частичной оплаты бухгалтеру приходится вручную корректировать сумму в платежке, так как утвердить часть суммы прямо в счете штатный механизм не позволяет.

Вариант 2. Доработка через расширение конфигурации (.cfe)

Если требуется остаться строго в рамках единой базы 1С:Бухгалтерия, но перенести согласование именно на входящие счета, оптимальным решением является использование механизма расширений. Это позволяет сохранить типовую конфигурацию на полной поддержке вендора без снятия с замка.

Разберем по шагам структуру такого решения:

1. Создаем расширение конфигурации и добавляем реквизиты в документ СчетОтПоставщика: статус визирования (Новый, На согласовании, Утвержден, Отклонен), реквизит СогласованнаяСумма и поле для комментария финансиста.
2. Создаем отдельную роль доступа, например ПравоСогласованияСчетов. Назначаем ее финансисту, запрещая рядовым операторам редактировать статусы утверждения.
3. Настраиваем запрет ввода документа ПлатежноеПоручение на основании счета, если он не находится в статусе Утвержден. При неполном согласовании сумма в платежке автоматически заполняется из реквизита СогласованнаяСумма.
4. Отслеживаем исполнение через стандартный реквизит состояния счета, который автоматически обновляется при проведении банковской выписки.

Вариант 3. Использование связки с 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)

В конфигурации 1С:Управление нашей фирмой полноценный блок казначейства реализован разработчиками изначально. Это идеальный вариант, если финансисту нужен наглядный платежный календарь и управление денежными потоками без избыточных настроек ERP.

Рассмотрим возможности казначейского блока в 1С:УНФ:

1. Оператор регистрирует входящий документ Счет на оплату (полученный) и формирует на его основе документ Заявка на расход денег.
2. Финансист работает в интерактивном рабочем месте Платежный календарь. Здесь видны планируемые поступления, остатки на счетах и все поступившие заявки.
3. В календаре финансист может перетаскивать даты платежей, согласовывать заявку целиком, частично разбивать платеж по дням для предотвращения кассовых разрывов или отклонять заявки с указанием причины.
4. После утверждения заявки бухгалтер формирует платежное поручение. Факт оплаты регистрируется банковской выпиской.

Данные о совершенных хозяйственных операциях и проведенных платежах выгружаются в 1С:Бухгалтерию предприятия с помощью типовой регулярной синхронизации данных, избавляя бухгалтера от повторного ручного ввода первичных документов.

Вариант 4. Специализированные модули (БИТ.ФИНАНС) и интеграция с 1С:Документооборот

Если в будущем планируется масштабирование до полноценного бюджетирования (БДР, БДДС) и построения сложных многоэтапных маршрутов, рассмотрим готовые программные модули:

1. Модуль БИТ.ФИНАНС (встраивается прямо в базу БП 3.0): версии уровня Стандарт или ПРОФ добавляют полноценные документы заявок на расходование денежных средств, маршрутизацию согласования и рабочие места казначея. Однако это платное решение, требующее сопровождения.
2. Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот: позволяет запускать бизнес-процессы визирования входящих счетов прямо из карточки документа в 1С:Бухгалтерии. До тех пор, пока ответственные лица не поставят резолюцию в задаче, система блокирует ввод платежного поручения.

Для базовых потребностей без дополнительных финансовых затрат наиболее эффективным решением остается включение типового согласования платежей в БП 3.0 либо точечное расширение для визирования счетов. При необходимости управлять кассовыми разрывами и платежным календарем лучшим выбором будет использование конфигурации 1С:УНФ в связке с бухгалтерией.