При работе в сфере услуг часто возникает ситуация, когда клиент сначала вносит денежные средства в качестве предоплаты или аванса, а сами услуги потребляет позже. У пользователей учетных систем 1С и кассиров закономерно возникают вопросы: сколько чеков необходимо сформировать в соответствии с требованиями 54-ФЗ, какие реквизиты должны быть в чеках и почему в рабочем месте кассира (РМК) может отсутствовать функция зачета аванса. Рассмотрим подробно все законодательные нормы и технические нюансы реализации данной схемы в программах 1С.
В соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ и правилами применения форматов фискальных данных (ФФД), расчет при получении предоплаты и последующем оказании услуги разделяется на два самостоятельных расчетных события. Разберем каждое из них:
Формируется непосредственно в момент поступления денежных средств от клиента (в кассу наличными или через эквайринговый терминал картой). В этом чеке передаются следующие параметры:
— Признак способа расчета: АВАНС, ПРЕДОПЛАТА 100% или ПРЕДОПЛАТА.
— Сумма оплаты: отражается по строке наличных или безналичных платежей.
— НДС: рассчитывается по расчетной ставке (20/120 или 10/110), если организация применяет общую систему налогообложения.
Формируется в момент фактического выполнения работ, оказания услуг или подписания соответствующего акта. В данном чеке отражаются:
— Признак способа расчета: ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ.
— Сумма наличными/безналичными: 0 рублей (если услуга полностью покрыта ранее внесенным авансом).
— Сумма предоплатой: закрывается по реквизиту «Сумма по чеку предоплатой (зачет аванса)» (встречное предоставление).
— НДС: указывается стандартная ставка (например, 20% или «Без НДС»).
Проанализируем разницу в терминах, так как в форматах фискальных данных они имеют строгие разграничения:
Предоплата: выбирается тогда, когда на момент приема денежных средств стороны четко знают объем, наименование и конкретную стоимость будущей услуги (например, предварительная запись на конкретную процедуру с фиксированным прайсом). В чеке обязательно указывается конкретная номенклатурная позиция.
Аванс: применяется, когда точный перечень, объем или даты оказания услуг определить заранее невозможно (например, пополнение депозита клиента, абонемент на неопределенные услуги или внесение круглой суммы на счет). В таком чеке допускается указание обобщенной позиции Аванс без детальной номенклатуры.
Выясним причину, почему в некоторых барах, салонах или сервисах при работе через РМК (Рабочее место кассира) нет возможности закрыть чек за счет внесенного ранее аванса. Основные причины кроются в устаревшем программном обеспечении и оборудовании:
Базовый формат обмена ФФД 1.0 не поддерживал разделение признаков способов расчета и теги зачета авансов (теги 1214, 1215, 1219 и др.). Полноценная поддержка появилась в ФФД 1.05, 1.1 и актуальном ФФД 1.2.
В старых редакциях конфигураций (например, 1С:Розница 1.0, 1С:Управление торговлей 10.3, старых релизах 1С:Бухгалтерия 2.0 или ранних 3.0) механизмы работы с предоплатами в РМК не были реализованы в соответствии с новыми требованиями ККТ.
Кассовый аппарат может не поддерживать новые теги на уровне встроенного микрокода или использовать старый драйвер интеграции в 1С, который блокирует отправку чеков с нулевой наличной/безналичной суммой.
Разберем по шагам порядок действий для перехода на правильную схему работы:
Необходимо обновить рабочую базу 1С (1С:Розница, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Управление торговлей или 1С:Бухгалтерия предприятия) до актуального релиза. В современных версиях при оформлении документа Реализация товаров и услуг или Акт об оказании услуг система автоматически определяет наличие ранее внесенного аванса по договору/заказу покупателя и при нажатии кнопки Чек пробивает фискальный документ с признаком ПОЛНЫЙ РАСЧЕТ и суммой по строке «Зачет аванса».
Проверьте версию внутреннего ПО фискального регистратора (Атол, Штрих-М и др.). Касса должна работать под управлением актуального ФФД (1.05 или 1.2).
Перейдите в раздел Администрирование — Подключаемое оборудование, найдите используемый фискальный регистратор и обновите драйвер устройства на сертифицированную сборку из актуальной библиотеки подключаемого оборудования (БПО).
Таким образом, печать двух чеков при расчетах авансом является прямой обязанностью налогоплательщика, а устранение проблем с зачетом аванса в интерфейсе 1С решается плановым обновлением программы, драйвера и прошивки кассового аппарата.