При переходе на электронный документооборот (ЭДО) у многих пользователей 1С возникает вопрос о том, как правильно отправлять традиционную товарную накладную (ТОРГ-12) и счет-фактуру, а также универсальный передаточный документ (УПД), особенно если контрагент требует получения обоих документов или их объединения в один пакет. Рассмотрим подробно эту ситуацию, основные подходы и настройки в программе 1С.
Прежде чем углубляться в настройки, важно понять текущие тенденции в сфере электронного документооборота. Основной задачей современного ЭДО является унификация и упрощение обмена документами. Именно для этой цели был разработан универсальный передаточный документ (УПД). УПД со статусом «СЧФДОП» (или просто «1») представляет собой гибридный документ, который объединяет в себе функции как счета-фактуры, так и первичного учетного документа (аналога товарной накладной ТОРГ-12 или акта выполненных работ).
Это означает, что по сути, один файл УПД(СЧФДОП) заменяет два традиционных документа. Налоговая служба активно стимулирует переход на такой формат, и ожидается, что с 2026 года электронные формы ТОРГ-12 и акты выполненных работ в старых форматах будут отменены. Бизнесу предстоит в обязательном порядке перейти на УПД формата 5.03, который полностью интегрирует функции первичного документа и счета-фактуры. Это позволяет закрывать сделки одним электронным файлом, что упрощает и ускоряет процессы.
В большинстве современных конфигураций 1С, таких как «1С:Бухгалтерия предприятия» (БП3) или «1С:Управление торговлей» (УТ), стандартным подходом к отправке документов реализации через ЭДО является формирование УПД со статусом «СЧФДОП». Разберем по шагам, как настроить 1С для этого:
Реализация (акты, накладные, УПД)). В нижней части табличной части этого документа обычно присутствует переключатель. Убедитесь, что этот переключатель установлен в положение «УПД». Если выбрано «Накладная» или «Акт», то будет сформирован только первичный документ без функции счета-фактуры.Настройки ЭДО, доступные, например, из карточки контрагента или из общего списка настроек ЭДО.Настройки отправки для конкретного контрагента, которому мы собираемся отправлять документы, найдем строку Акты, накладные, счета-фактуры. Убедимся, что в этой строке установлен флажок. Это позволит системе автоматически связывать документ реализации с электронным документооборотом.Регламент ЭДО формы Настройки отправки документов мы можем выбрать необходимый формат УПД. Современные стандарты подразумевают использование последних утвержденных форматов, которые поддерживают функционал УПД(СЧФДОП).После выполнения этих настроек, вы сможете сформировать, подписать и отправить электронный УПД непосредственно из документа Реализация, используя кнопку ЭДО и команду Отправить электронный документ. В результате контрагент получит один электронный файл, который является юридически значимым как первичный документ, так и счет-фактура.
Основной вопрос автора темы заключался в возможности выгрузки товарной накладной (ТОРГ-12) и УПД как двух отдельных документов, но в рамках одного пакета ЭДО. Стандартные механизмы 1С-ЭДО и требования налоговой службы ориентированы на максимальное упрощение и использование УПД(СЧФДОП) как единого, унифицированного документа.
Отправка двух отдельных структурированных электронных документов (например, ТОРГ-12 по одному формату и УПД со статусом «1» по другому формату) в одном «архиве» через стандартные механизмы ЭДО 1С может быть затруднительной или, в большинстве случаев, вовсе не поддерживаться. Система ЭДО рассматривает каждый юридически значимый электронный документ (такой как счет-фактура или первичный документ) как отдельную единицу.
Возможно, требование контрагента о двух документах продиктовано привычкой или внутренними учетными процессами, не адаптированными к концепции УПД(СЧФДОП).
Немаловажным аспектом при выборе формата является тарификация услуг операторов ЭДО. Многие операторы тарифицируют услуги исходя из количества отправленных «комплектов документов» или отдельных исходящих документов. Использование УПД(СЧФДОП) позволяет объединить функции двух документов (ТОРГ-12 и счета-фактуры) в один, что потенциально может сократить расходы на ЭДО, так как он будет учитываться как один комплект.
Например, в 1С-ЭДО каждый отправленный электронный счет-фактура (включая УПД со статусом «1») плюс два любых электронных документа, не являющихся счетами-фактурами, составляют один комплект документов. Таким образом, отправляя один УПД(СЧФДОП), мы фактически отправляем один комплект, покрывающий функции двух традиционных форм.
Если контрагент категорически настаивает на получении обеих печатных форм – ТОРГ-12 и УПД со статусом «1» – несмотря на современный подход, у вас есть несколько вариантов:
Если по какой-то причине вам необходимо отправлять отдельно товарную накладную (ТОРГ-12) и отдельно счет-фактуру (или УПД со статусом «2» – только первичный документ), то в настройках ЭДО с контрагентом в 1С можно включить соответствующий параметр. Например, в настройках ЭДО с контрагентом можно деактивировать переключатель УПД в документе реализации. В этом случае:
Реализация мы сможем сформировать и отправить электронную товарную накладную (ТОРГ-12).Счет-фактура выданный (или УПД со статусом «2», если мы хотим отправить первичный документ в формате УПД, но без счета-фактуры) и отправить его отдельно.Важно: Такой подход приведет к отправке двух отдельных электронных документов в системе ЭДО, и каждый из них будет тарифицироваться как отдельный документ. Это не является отправкой "одним пакетом" в понимании экономии ресурсов ЭДО, но позволяет удовлетворить требование о получении двух разных структурированных документов.
Если контрагент настаивает именно на получении двух печатных форм в одном файле или архиве, но при этом вы не хотите нарушать логику современного ЭДО, есть обходной путь:
Реализация (акты, накладные, УПД) в 1С, который уже сформирован как УПД(СЧФДОП), мы можем распечатать как форму УПД, так и форму ТОРГ-12 (если она доступна для печати из этого документа или на основе данных этого документа).Предостережение: Этот способ, хотя и позволяет удовлетворить требование контрагента о получении двух визуальных форм, не является формализованным электронным документооборотом для структурированных документов. Отправленные PDF-файлы будут иметь юридическую силу только в том случае, если они подписаны электронной подписью, а сам «Произвольный документ» может служить лишь подтверждением передачи этих файлов, но не заменой структурированного УПД(СЧФДОП).
В целом, мы рекомендуем максимально использовать функционал УПД(СЧФДОП) как основного документа для электронного обмена. Это решение полностью соответствует требованиям законодательства, упрощает процесс электронного документооборота и потенциально снижает затраты на ЭДО. Если же требования контрагента отличаются от стандартной практики, нам необходимо проанализировать, что именно он имеет в виду под «двумя документами одним пакетом», и выбрать наиболее подходящий вариант: либо настроить отправку двух отдельных структурированных документов (с учетом того, что это будут два отдельных документа ЭДО), либо использовать обходной путь с произвольным документом и PDF-файлами.
Всегда стоит обсудить с контрагентом преимущества УПД(СЧФДОП) и возможность перехода на этот унифицированный формат для более эффективного взаимодействия.