При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) пользователи часто сталкиваются с необходимостью зафиксировать выход сотрудника на несколько часов в дополнение к его основной смене. Типовой документ Подработка требует указания графика работы, и если для каждой такой подработки (на 1, 2 или 3 часа) создавать отдельный график, то отчет Табель (Т-13) становится нечитаемым из-за множества строк по одному сотруднику.
Разберем, как реализовать учет подработок на неполную смену эффективно и структурно, проанализируем доступные методы и выберем оптимальный вариант, который позволит избежать «раздутого» табеля и обеспечит автоматический расчет зарплаты.
Проанализируем ситуацию: документ Подработка предназначен для краткосрочного расширения зон обслуживания или исполнения обязанностей по другой должности. Основная проблема заключается в том, что этот документ жестко привязан к справочнику Графики работы сотрудников. Если мы укажем в документе график с неполной ставкой (например, 0.25 от 8-часового дня), программа распределит эти 2 часа по всем рабочим дням этого графика.
Если же сотрудник выходит на подработку эпизодически и на разное количество часов, бухгалтеру приходится создавать десятки графиков: «Подработка 2 часа», «Подработка 3 часа» и т.д. В результате в документе Табель по сотруднику создается отдельная строка на каждый назначенный график подработки. Это крайне неудобно для визуального контроля и печати. Выясним, как обойти это ограничение.
Это наиболее гибкий метод, который позволяет вводить фактические часы подработки за любой день, не создавая новых графиков и должностей. Разберем его по шагам.
Шаг 1. Создание нового вида времени
Для начала нам нужно выделить эти часы в учете. Перейдем в раздел Настройка — Виды использования рабочего времени и создадим новый элемент, например, «Подработка на несколько часов» (буквенный код «ПНС»). В поле Основное время укажем Явка, чтобы эти часы корректно учитывались в общем отработанном времени.
Шаг 2. Настройка начисления
Теперь создадим начисление, которое будет рассчитывать оплату за эти часы. Перейдем в Настройка — Начисления и создадим новое начисление «Оплата подработки (по часам)»:
Данные для расчета зарплаты).СтоимостьЧаса * ВремяВЧасах.Шаг 3. Настройка шаблона ввода данных
Чтобы удобно вводить часы, создадим шаблон в меню Настройка — Шаблоны ввода исходных данных:
Теперь бухгалтер может ежемесячно заходить в Зарплата — Данные для расчета зарплаты, выбирать созданный шаблон и просто проставлять количество часов (2, 3, 5) в нужные даты. В Табель эти данные попадут одной строкой вместе с основной явкой (будет отображаться через дробь, например, Я 8 / ПНС 2), что полностью решает проблему визуального загромождения.
Если подработки случаются часто, но вы не хотите менять структуру начислений, можно воспользоваться документом Индивидуальный график (раздел Зарплата).
Рассмотрим этот вариант подробнее. Документ Индивидуальный график имеет приоритет над основным графиком сотрудника. В нем можно для конкретного сотрудника на конкретный месяц вручную изменить количество часов в любой день. Вы можете указать в одной ячейке сразу два вида времени, например, Я 8 и ниже П 2 (подработка).
Особенности этого метода:
Посмотрим на ситуацию под другим углом. Если подработка происходит в день, который для сотрудника по графику является выходным, использование документа Подработка избыточно. Логичнее использовать документ Работа в выходные и праздничные дни.
Разберем настройки этого документа:
Важный нюанс: по закону такая работа оплачивается в двойном размере. Если ваша учетная политика предполагает одинарную оплату с предоставлением другого дня отдыха, это также настраивается внутри документа.
Проанализируем результаты использования каждого метода для нашей задачи:
1. Документ «Подработка» + Графики: Плодит строки в табеле, неудобен для эпизодических выходов на разное время.
2. Индивидуальный график: Хорош для единичных исправлений, но требует ручного ввода всех часов месяца (и основных, и дополнительных).
3. Данные для расчета зарплаты (ПНС): Самый автоматизированный способ. Позволяет вводить только отклонения, сохраняет чистоту табеля и автоматически рассчитывает сумму при начислении зарплаты.
Для реализации программной проверки или автоматического заполнения можно использовать следующий пример логики (псевдокод для разработчика):
// Пример получения данных о времени из регистра для анализа
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ДанныеОВремени.Сотрудник,
| ДанныеОВремени.ВидВремени,
| ДанныеОВремени.Часы
|ИЗ
| РегистрНакопления.ДанныеОперативногоУчетаРабочегоВремениСотрудников КАК ДанныеОВремени
|ГДЕ
| ДанныеОВремени.ВидВремени = &ВидВремениПодработка
| И ДанныеОВремени.Период МЕЖДУ &ДатаНачала И &ДатаОкончания";
Запрос.УстановитьПараметр("ВидВремениПодработка", Справочники.ВидыИспользованияРабочегоВремени.НайтиПоНаименованию("ПНС"));
Запрос.УстановитьПараметр("ДатаНачала", Объект.ПериодРегистрации);
// ... дальнейшая обработка результата
Использование программных объектов РегистрНакопления.ДанныеОперативногоУчетаРабочегоВремениСотрудников позволяет собирать информацию о введенных часах подработки для формирования управленческой отчетности, минуя стандартный тяжеловесный отчет «Табель».
Чтобы эффективно фиксировать подработки на неполную смену в 1С:ЗУП 3.1, мы рекомендуем отказаться от создания множества графиков. Вместо этого настройте Вид времени и используйте Шаблоны ввода данных. Это сохранит структуру табеля, обеспечит точность расчетов и значительно упростит работу расчетчика зарплаты.