Автоматизация рутинных задач — это одна из ключевых возможностей современных конфигураций 1С. Ситуация, когда сотруднику приходится вручную формировать отчет, сохранять его в Excel и отправлять руководству, часто приводит к ошибкам или задержкам. В системе 1С на базе Библиотеки стандартных подсистем (БСП), к которым относится и 1С:Бухгалтерия 3.0, реализован мощный механизм под названием Рассылки отчетов. Рассмотрим подробно, как настроить этот процесс с нуля, чтобы система работала за нас.
Прежде всего, нам необходимо убедиться, что возможность автоматической рассылки активирована в настройках конфигурации. Проанализируем путь к этим настройкам. Перейдем в раздел Администрирование, далее выберем пункт Печатные формы, отчеты и обработки. В открывшемся окне найдем флаг Рассылки отчетов. Если галочка не установлена, поставим ее. Только после этого в интерфейсе появятся соответствующие справочники и команды.
Разберем, почему это важно: механизм рассылок работает как отдельный сервис внутри базы данных. Без его активации система не будет запускать РегламентноеЗадание, отвечающее за проверку расписания и формирование писем.
Для того чтобы 1С могла отправить письмо, ей нужны параметры доступа к вашему почтовому ящику. Выясним, как это настроить правильно. Перейдем в раздел Администрирование — Настройки почты (в некоторых версиях — Органайзер). Нам потребуется настроить СистемнаяУчетнаяЗапись.
Важный нюанс: современные почтовые сервисы, такие как Yandex, Mail.ru или Gmail, в целях безопасности запрещают использовать основной пароль от почты для сторонних программ. Посмотрим, что нужно сделать:
После ввода данных обязательно нажмем кнопку Проверить настройки. Если проверка прошла успешно, значит, программа готова к отправке писем.
Теперь перейдем непосредственно к созданию автоматического задания. Рассмотрим два способа, как попасть в этот интерфейс:
В открывшейся карточке рассылки заполним основные поля. В поле Наименование напишем понятный заголовок, например: "Еженедельный отчет по производству для директора". В табличной части выберем сам отчет. Здесь мы можем настроить параметры отчета — например, указать конкретную организацию или подразделение, по которому будут собираться данные.
Проанализируем вкладку Расписание. Именно здесь задается периодичность. Нажмем гиперссылку "Не задано" и настроим параметры:
Нужно учитывать, что время выполнения берется по серверу. Если ваша база работает в клиент-серверном варианте, задание выполнит сам сервер. Если же у вас файловая база, то для выполнения рассылки компьютер с запущенной 1С должен быть включен в это время.
Разберем вкладку Доставка. Здесь мы указываем адресатов. Мы можем выбрать пользователей из справочника или просто ввести электронные адреса вручную. В поле "От кого" укажем нашу настроенную системную учетную запись.
На вкладке Дополнительно выберем формат вложения. Чаще всего руководители предпочитают Microsoft Excel (.xlsx) или Adobe PDF (.pdf). Также мы можем установить флаг "Архивировать в ZIP", если отчет получается очень объемным, или даже задать пароль на архив для защиты конфиденциальных данных.
Иногда требуется рассылать отчет, который не входит в стандартную поставку программы. Выясним ситуацию: если отчет является внешним файлом (.erf), его нельзя напрямую добавить в рассылку. Сначала нам необходимо зарегистрировать его в системе. Перейдем в Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки. Добавим наш файл туда. После этого он появится в общем списке доступных объектов для выбора в настройках рассылки.
Посмотрим на техническую сторону вопроса, так как это самая частая причина жалоб "почему не работает". Работа рассылок опирается на объект РегламентныеЗадания.
В клиент-серверном варианте (на SQL сервере) всё просто: планировщик задач сервера 1С сам инициирует процесс. Однако, если у вас файловая версия базы, регламентные задания по умолчанию выполняются только внутри активного сеанса пользователя.
Рассмотрим решение для файловой базы: необходимо выделить один компьютер, на котором 1С будет запущена постоянно под специальным техническим пользователем. Именно этот сеанс будет выполнять роль "сервера заданий" и отправлять почту в понедельник утром.
Если рассылка настроена, но письма не приходят, проанализируем ситуацию через Журнал регистрации (раздел Администрирование — Обслуживание). Отфильтруем события по важности "Ошибка". Чаще всего мы увидим сообщения следующего типа:
Используя этот пошаговый алгоритм, мы сможем полностью автоматизировать процесс отчетности, высвободив время сотрудников для более творческих и сложных задач.