Перенос данных из конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) — процедура стандартная, но часто преподносящая неприятные сюрпризы. Одна из наиболее распространенных проблем, с которой сталкиваются пользователи сразу после переноса — появление огромных «виртуальных» долгов в отчетах по задолженности. Типичная картина выглядит так: в отчете отображается долг организации перед сотрудниками (например, 33 миллиона рублей) и одновременно долг сотрудников перед организацией на точно такую же сумму. Все документы начисления и выплаты перенесены и проведены, но взаиморасчеты не закрываются.
В этой статье мы подробно проанализируем, почему возникает эта проблема, разберем техническую природу «разъехавшихся» взаиморасчетов и рассмотрим четыре практических способа устранения подобных зависших долгов.
Прежде чем приступать к исправлению, давайте разберем внутренние механизмы 1С. В отличие от программы 1С:Бухгалтерия, где взаиморасчеты по оплате труда ведутся в основном на бухгалтерских счетах (например, счет 70), в 1С:ЗУП учет устроен значительно сложнее. Программа фиксирует расчеты с персоналом сразу в нескольких регистрах накопления:
ЗарплатаКВыплате — этот регистр отвечает за заполнение платежных ведомостей и хранит информацию о том, сколько и кому мы должны выплатить в конкретный момент.ВзаиморасчетыССотрудниками — именно этот регистр является основным источником данных для большинства аналитических отчетов по задолженности.БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками — регистр, на основе данных которого заполняются расчетные листки сотрудников.Для корректного закрытия долга записи по приходу и расходу в этих регистрах должны идеально совпадать по следующим разрезам аналитики:
НачислениеЗарплатыИВзносов).Если при переносе данных из БП в ЗУП хотя бы один из этих параметров в документе начисления не совпал с аналитикой в документе выплаты, программа зафиксирует «пересортицу». Например, зарплата за май была начислена по подразделению «Администрация», а выплачена по подразделению «Основной состав». В итоге по «Администрации» за май повиснет долг организации, а по «Основному составу» — переплата сотруднику. Итоговый баланс по сотруднику равен нулю, но в отчетах будут отражаться миллионные обороты «туда-обратно».
Другая распространенная причина кроется в особенностях проведения документов Ведомость в банк. В отличие от Ведомости в кассу, которая закрывает долг сразу при проведении, ведомость в банк без настроенного зарплатного проекта требует дополнительного подтверждения зачисления средств, иначе программа считает деньги отправленными, но не полученными сотрудником.
Прежде чем что-то исправлять, нам необходимо локализовать ошибку и понять, по каким именно регистрам и аналитикам пошел сбой. Выполним следующие действия:
Теперь рассмотрим четыре способа устранения проблемы, от простых обходных путей до методологически верных решений.
Этот способ был применен автором обсуждения на форуме. Суть метода заключается в обходе ограничений банковских ведомостей при отсутствии настроенного обмена с банком.
Если в базе перенесенные ведомости были проведены со способом выплаты «В банк», но при этом в программе не велся зарплатный проект и не загружались подтверждения зачислений, система не списывала долг с регистра ВзаиморасчетыССотрудниками. Для решения этой проблемы выполним следующие действия:
ВедомостьВБанк за перенесенный период.ВедомостьВКассу).Важно: Данный способ прост в реализации, однако имеет существенный методологический недостаток. Он искажает реальную картину учета (ведь выплаты фактически производились через банк) и может повлечь за собой расхождения при последующей синхронизации данных с бухгалтерской программой, где кассовая книга должна строго соответствовать первичным документам.
Чтобы не переделывать исторические документы и не искажать способ выплаты, специалисты рекомендуют использовать механизм «схлопывания» пересортицы с помощью технической ведомости. Рассмотрим, как это сделать по шагам:
ВедомостьВКассу (или ВедомостьВБанк) текущим периодом (например, концом месяца, в котором обнаружена ошибка).После проведения такой «нулевой» ведомости программа спишет все противоположные записи в регистрах накопления ЗарплатаКВыплате и ВзаиморасчетыССотрудниками. Аналитика схлопнется, и виртуальный долг полностью исчезнет из отчетов, не затронув реальные обороты денежных средств.
Если пересортица масштабная, сотрудников очень много, а ручной подбор в ведомости занимает слишком много времени, можно прибегнуть к корректировке регистров напрямую с помощью документа Перенос данных. Этот инструмент позволяет вносить записи непосредственно в регистры накопления 1С.
Выполним корректировку:
ЗарплатаКВыплатеВзаиморасчетыССотрудникамиБухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудникамиЭтот способ требует хорошего понимания структуры регистров 1С, но он является самым мощным и позволяет быстро «вычистить» любые технические остатки после некорректного переноса данных.
Если реальные выплаты производились на банковские карты сотрудников, но при этом в базе не ведется зарплатный проект (то есть нет обмена реестрами с банком), использовать документ ВедомостьВБанк методологически не совсем верно. Для таких случаев в программе предусмотрен более подходящий функционал:
ВедомостьВБанк для выплаты зарплаты будем использовать документ Ведомость на счета (раздел Выплаты — Ведомости на счета).ВедомостьВБанк и не хотите их переделывать, достаточно создать на их основании документы Подтверждение выплаты доходов (или Подтверждение зачисления зарплаты). Это можно сделать массово с помощью групповой обработки документов. Проведение подтверждений окончательно закроет задолженность в регистрах взаиморасчетов.Мы проанализировали проблему возникновения зависших долгов при переносе данных из 1С:Бухгалтерии в 1С:ЗУП. Как мы выяснили, в большинстве случаев проблема кроется в несовпадении аналитики начислений и выплат по регистрам накопления, либо в ожидании подтверждения транзакций по банковским ведомостям.
Для предотвращения подобных ситуаций при переносе данных рекомендуем придерживаться следующих правил:
Ведомость на счета вместо Ведомости в банк.