← На главную

При оформлении длительных отпусков без сохранения заработной платы, особенно если они длятся более одного месяца и переходят из одного расчетного периода в другой, у пользователей программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 часто возникают вопросы. Самый распространенный из них: какой месяц указывать в одноименном реквизите шапки документа и нужно ли разбивать один длительный отпуск на несколько документов помесячно?

В этой статье мы подробно разберем методологию работы программы с переходящими отсутствиями, выясним назначение реквизита «Месяц» и определим наиболее эффективный и методологически верный способ регистрации таких операций.

Понятие периода регистрации и периода действия в 1С:ЗУП 3.1

Для того чтобы понять логику работы программы, рассмотрим разницу между двумя ключевыми понятиями в архитектуре 1С:ЗУП:

1. Период действия (фактический период отсутствия): Это даты «С... По...», которые вы указываете в табличной части или в соответствующих полях периода отпуска. Именно эти даты определяют, в какие конкретно дни сотрудник фактически будет отсутствовать на работе. Эти данные напрямую влияют на заполнение табеля учета рабочего времени (код «ДО» или «ОД») и расчет фактически отработанных дней в документе НачислениеЗарплатыИВзносов.
2. Период регистрации (реквизит «Месяц»): Этот реквизит указывает программе, в каком именно отчетном периоде (в каком месяце) бухгалтер оформляет и проводит этот документ. Программа использует этот реквизит, чтобы определить, к какому расчетному листку привязать начисления или удержания по документу, а также в каком месяце производить перерасчеты, если они потребуются.

Проанализируем пример. Сотруднику согласован отпуск без сохранения оплаты с 25 октября по 31 декабря. Документ оформляется в октябре. В поле «Месяц» мы указываем Октябрь, а в периоде отпуска задаем даты с 25.10 по 31.12. Программа понимает, что сам факт регистрации события происходит в октябре, но действовать это событие будет на протяжении трех месяцев: октября, ноября и декабря.

Нужно ли разносить длительный отпуск на несколько документов?

Среди бухгалтеров существует мнение, что длинные переходящие отпуска необходимо дробить на отдельные документы под каждый календарный месяц. Делать этого категорически не нужно. Более того, искусственное разделение единого отпуска на несколько документов может привести к ошибкам в учете.

Рассмотрим, почему один сквозной документ является единственно верным решением с технической и методологической точек зрения:

• Автоматическое вытеснение времени: При проведении одного документа программа вносит записи в регистр сведений СостоянияСотрудников на весь указанный период. Когда в ноябре и декабре расчетчик будет создавать документы НачислениеЗарплатыИВзносов, система автоматически обратится к этим регистрам, увидит действующее отсутствие сотрудника и начислит ему за эти месяцы 0 рублей, зафиксировав отсутствие отработанного времени. Никаких «документов-пустышек» на ноябрь и декабрь вводить не требуется.
• Корректный расчет стажа для ежегодного отпуска: Согласно законодательству, из стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, исключаются периоды отпусков без сохранения заработной платы, превышающие 14 календарных дней в течение рабочего года. Если вы введете один документ на 70 дней, программа 1С:ЗУП 3.1 автоматически рассчитает превышение (70 - 14 = 56 дней) и сдвинет дату окончания рабочего года сотрудника ровно на 56 дней. При дроблении отпуска на мелкие части программа может некорректно сопоставить периоды в рамках одного рабочего года, что приведет к ошибкам в расчете остатков отпусков.

На что влияет реквизит «Месяц» при регистрации «задним числом»?

Выясним, как ведет себя программа, если заявление на отпуск за свой счет сотрудник предоставил с опозданием. Например, работник отсутствовал с 28 октября по 10 ноября, а документы предоставил только в ноябре, когда октябрьская зарплата уже была полностью рассчитана и закрыта.

В этом случае в документе «Отпуск без сохранения оплаты» в поле «Месяц» необходимо указать Ноябрь (текущий открытый месяц, в котором мы регистрируем факт), а в периоде отсутствия указать фактические даты с 28.10 по 10.10.

Посмотрим, что произойдет при проведении такого документа:

1. Программа увидит, что за период с 28 по 31 октября сотруднику ранее уже была начислена заработная плата.
2. Поскольку месяц регистрации — ноябрь, система автоматически сделает сторнирование излишне начисленных сумм за октябрь.
3. Эти сторнированные суммы и уменьшение дней отработки будут отражены в расчетном листке за ноябрь, а не октябрь, что позволит избежать необходимости пересчитывать и перезакрывать уже сданный октябрьский период.

Решение проблемы с отображением в Расчетном листке

Основная причина, по которой пользователи пытаются делить документы помесячно — это визуальное отображение отсутствия в расчетных листках. Если зарегистрировать переходящий отпуск одним документом в октябре, то вся информация об отпуске (включая ноябрьские и декабрьские дни) отразится в расчетном листке за октябрь. В расчетных листках за ноябрь и декабрь строчки с отпуском за свой счет просто не будет — там будет пустота и нулевые начисления, что часто пугает как самих сотрудников, так и проверяющих бухгалтеров.

Чтобы решить эту проблему без нарушения методологии учета и без дробления документов, достаточно один раз настроить отчет «Расчетный листок»:

1. Откройте отчет «Расчетный листок».
2. Перейдите в настройки отчета (кнопка «Настройки...»).
3. Переключите вид настроек в режим «Расширенный».
4. На вкладке «Поля и сортировки» или в структуре отчета убедитесь, что установлены флажки для опций «Выводить периоды начислений» и «Выводить отработанное и оплаченное время».
5. Сохраните настройку.

После активации данных настроек программа начнет выводить сведения об отсутствии во всех месяцах, на которые распространяется действие отпуска, ориентируясь на фактические записи в регистрах времени, а не только на месяц регистрации первичного документа.

Формирование регламентированной отчетности (ЕФС-1)

При представлении сведений о стаже в Социальный фонд России (СФР) по форме ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ) очень важно, чтобы периоды отсутствия были отражены без разрывов и с правильными кодами.

Если вы оформляете отпуск за свой счет одним документом, программа автоматически сформирует записи о стаже с кодом НЕОПЛ на весь период действия отпуска. При заполнении отчетности за год система самостоятельно разобьет этот период по границам отчетных лет, если отпуск переходит, например, с декабря на январь следующего года. Никакого ручного вмешательства или создания дополнительных кадровых документов для этого не потребуется.

Таким образом, мы выяснили, что для правильного ведения учета в 1С:ЗУП 3.1 длительные переходящие отпуска без сохранения оплаты необходимо регистрировать одним единственным документом на весь период. В поле «Месяц» всегда указывайте тот месяц, в котором фактически вводится и проводится документ в программе.