← На главную

При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (особенно после переноса данных из старой версии «1С:ЗУП 2.5») пользователи часто сталкиваются с неприятной ситуацией. В отчете Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) или Полный свод начислений, удержаний и выплат по некоторым давно уволенным сотрудникам продолжает «висеть» конечное сальдо. При этом никаких текущих движений (начислений, выплат или удержаний) в выбранном периоде нет, а в графе «Подразделение» отображается пустота.

Обычное тестирование и исправление информационной базы с пересчетом итогов в таких случаях не приносит результатов, так как проблема кроется в несогласованности данных внутри регистров накопления. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает данная ошибка, как правильно диагностировать ее причины и какими способами можно навсегда убрать фантомное сальдо.

Почему возникает фантомное сальдо в отчетах?

Для начала проанализируем внутренний механизм учета взаиморасчетов в 1С:ЗУП 3.1. В отличие от предыдущих версий, здесь программа ведет параллельный учет расчетов с сотрудниками сразу в трех ключевых регистрах накопления:

1. Взаиморасчеты с сотрудниками — этот регистр хранит информацию о «зарплатном» сальдо. Именно на его основе строятся отчеты, если в дополнительных настройках программы установлен вариант вывода взаиморасчетов По выплаченной зарплате.
2. Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками — отвечает за «бухгалтерское» сальдо. Данные из него попадают в отчеты, если выбран вариант По данным бухучета (т.е. по факту начисления зарплаты, независимо от даты ее реальной выплаты).
3. Зарплата к выплате — специализированный регистр, который программа использует для автоматического заполнения платежных ведомостей (в банк, в кассу или через раздатчика).

Зависшее сальдо без видимых движений чаще всего образуется из-за так называемой пересортицы по аналитике. В целом по сотруднику взаиморасчеты могут быть закрыты в ноль, однако внутри регистров записи разошлись по измерениям. Например:

• Сумма задолженности числится по пустому подразделению, а выплата была произведена с указанием конкретного подразделения.
• Возникло несовпадение по измерению Период взаиморасчетов (месяц, за который начислялась или выплачивалась зарплата).
• Присутствуют расхождения по статьям расходов или источникам финансирования.
• Данные были занесены в регистр Взаиморасчеты с сотрудниками, но по какой-то причине не продублировались в регистре Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками.

Поскольку отчеты группируют информацию по аналитическим разрезам, наличие незакрытого остатка по пустой аналитике приводит к тому, что программа продолжает выводить конечный остаток в отчетах из месяца в месяц.

Шаг 1. Точная диагностика проблемы с помощью Универсального отчета

Прежде чем приступать к корректировкам, нам необходимо выяснить, в каком именно регистре и по какому измерению (аналитике) «зависла» сумма. Обычные зарплатные отчеты не покажут детальную структуру регистров, поэтому мы воспользуемся встроенным инструментом системы.

Рассмотрим пошагово процесс настройки диагностики:

1. Перейдем в раздел Администрирование, выберем пункт Обслуживание, далее откроем Отчеты администратора и запустим Универсальный отчет.
2. В шапке отчета в поле типа объекта выберем значение Регистр накопления.
3. В поле имени объекта поочередно будем выбирать наши целевые регистры:
   • Взаиморасчеты с сотрудниками (вкладка «Остатки и обороты»);
   • Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками (вкладка «Остатки и обороты»);
   • Зарплата к выплате (вкладка «Остатки и обороты»).
4. Нажмем кнопку Настройки... и перейдем на вкладку Группировка. Добавим туда следующие поля для детального анализа: Сотрудник, Подразделение, Статья расходов и Период взаиморасчетов.
5. На вкладке Отборы добавим условие отбора по нашему проблемному сотруднику: Сотрудник Равно [ФИО сотрудника].
6. Установим период отчета, начиная с даты переноса данных (например, с 01.11.2019 года), и нажмем кнопку Закрыть и сформировать.

Проанализируем сформированный отчет. Если мы увидим строки, где, к примеру, по пустому подразделению висит положительный остаток (приход), а по конкретному подразделению — отрицательный (расход) на ту же сумму, значит, мы имеем дело с классической аналитической пересортицей.

Шаг 2. Способы устранения зависшего сальдо

В зависимости от того, когда возникла ошибка (при переносе данных или в процессе текущей работы) и насколько жестко закрыт период для редактирования, мы можем применить один из трех практических способов решения.

Способ 1. Корректировка документа «Начальная задолженность по зарплате»

Если данные переносились из ЗУП 2.5, то входящее сальдо на дату начала работы в новой программе регистрируется специальным документом. Выясним, нет ли ошибки в самом первоисточнике.

1. Перейдем в раздел Выплаты и найдем журнал документов Начальная задолженность по зарплате.
2. Откроем документ, созданный на дату начала эксплуатации программы (в нашем примере — конец октября или начало ноября 2019 года).
3. Найдем строки с проблемными сотрудниками. Обратим внимание на заполнение колонок Подразделение и Месяц взаиморасчетов. Если они пусты или заполнены некорректно, внесем исправления непосредственно в этот документ.
4. Если уволенные сотрудники вообще не должны иметь задолженности на дату переноса, мы можем просто удалить строки с их именами из табличной части документа.
5. Запишем и проведем документ, после чего заново сформируем зарплатный отчет и проверим сальдо.

Способ 2. Использование «технической» ведомости (рекомендуемый способ)

Если период переноса данных заблокирован для редактирования и изменять старые документы категорически нельзя, мы можем схлопнуть пересортицу текущим периодом с помощью проведения специальной ведомости. Это самый простой и безопасный способ, не требующий ручной правки регистров.

Разберем данный алгоритм по шагам:

1. Перейдем в раздел Выплаты и создадим новый документ Ведомость в кассу (или Ведомость в банк).
2. Установим текущую дату и месяц выплаты, в котором мы хотим закрыть сальдо (либо месяц, следующий за месяцем увольнения сотрудников).
3. Важно: не нажимайте кнопку «Заполнить», так как программа автоматически не выбирает уволенных сотрудников с нулевым балансом взаиморасчетов.
4. Нажмем кнопку Подбор и вручную выберем наших «проблемных» сотрудников из списка.
5. После добавления сотрудников в табличную часть сумма в колонке К выплате будет равна нулю или содержать незначительные копейки.
6. Дважды кликнем по строке сотрудника в колонке К выплате (или нажмем кнопку Изменить зарплату). Перед нами откроется окно с расшифровкой платежа.
7. В открывшемся окне мы увидим детальную картину пересортицы: программа выведет несколько строк, где по одним аналитикам (например, по пустому подразделению) сумма будет идти с плюсом, а по другим — с минусом. Общий итог по строкам должен быть равен нулю.
8. Если итоговая сумма не обнуляется автоматически, скорректируем строки вручную так, чтобы они полностью компенсировали друг друга, а общая сумма к выплате стала строго равна 0.
9. Нажмем кнопку ОК и проведем созданную ведомость.

Проведение такой нулевой ведомости сформирует необходимые записи «плюс-минус» по регистрам накопления Взаиморасчеты с сотрудниками, Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками и Зарплата к выплате. Аналитика закроется, и сальдо в отчетах исчезнет.

Способ 3. Прямая корректировка регистров через документ «Перенос данных»

Бывают ситуации, когда техническая ведомость не помогает — например, если сальдо «зависло» только в одном из регистров бухгалтерского учета, а регистр выплаты чист. В этом случае нам поможет универсальный инструмент ручной корректировки регистров.

Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Администрирование и выберем пункт Перенос данных.
2. Создадим новый документ. В поле Номер программа автоматически подставит префикс ПД.
3. На панели инструментов документа нажмите кнопку Настройка состава регистров.
4. На вкладке Регистры накопления найдем и отметим флажками те регистры, в которых по результатам Универсального отчета были обнаружены расхождения. Нам могут понадобиться:
   • Взаиморасчеты с сотрудниками;
   • Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;
   • Зарплата к выплате.
5. Нажмем ОК. В документе появятся соответствующие вкладки для ручного ввода записей.
6. Вручную добавим строки на соответствующих вкладках:
   • Если в Универсальном отчете висит положительный остаток (дебет), нам нужно сделать движение с видом Расход, указав ту же самую аналитику (подразделение, период взаиморасчетов), на которой образовался зависший остаток.
   • Если остаток отрицательный (кредит), создадим запись с видом движения Приход для его компенсации.
7. Запишем и проведем документ Перенос данных.

После проведения документа обязательно откроем отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) за проблемный период. Мы увидим, что конечное сальдо по уволенным сотрудникам успешно закрылось, а пустые строки без подразделений больше не загромождают отчетность компании.