В конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» (УПП) пользователи часто сталкиваются с проблемой при оформлении корректировки реализации на уменьшение, если по данной сделке уже прошла полная оплата (постоплата). Основная сложность заключается в том, что стандартные механизмы не всегда автоматически «схлопывают» образовавшуюся переплату в аванс, особенно если в договоре установлен признак ведения взаиморасчетов «По документам расчетов». В результате в оборотно-сальдовой ведомости остатки могут выглядеть верно, но в регистре накопления Расчеты по реализации (бухгалтерский учет) остаются «хвосты», которые мешают корректному закрытию периодов и формированию отчетности.
В данной статье мы разберем причины возникновения этой ситуации и рассмотрим пошаговые алгоритмы решения проблемы с использованием типовых и сервисных инструментов системы.
Проанализируем ситуацию с точки зрения системы. Когда мы используем настройку «По документам расчетов», 1С:УПП жестко привязывает каждую копейку оплаты к конкретной накладной. Последовательность событий обычно выглядит так:
Реализация товаров и услуг.Платежное поручение входящее, который закрывает дебиторскую задолженность, ссылаясь на реализацию.Корректировка реализации на уменьшение. Этот документ сторнирует часть суммы реализации.В этот момент возникает коллизия: в платежном поручении сумма оплаты осталась прежней и она все еще «привязана» к исходной реализации, но сумма самой реализации уменьшилась. Система видит переплату, но не понимает автоматически, что ее нужно превратить в аванс на счете 62.02 без явного указания пользователя, так как аналитика Документ расчетов в регистре Расчеты по реализации (бухгалтерский учет) продолжает хранить ссылку на старую накладную.
Рассмотрим наиболее правильный с точки зрения методологии бухгалтерского учета способ. Вместо простого списания задолженности, мы воспользуемся функцией переноса. Это позволит нам корректно перебросить сумму с одного документа расчетов (уменьшенной реализации) на «пустой» документ расчетов (аванс).
Выполним следующие шаги:
Корректировка долга.Реализацию товаров и услуг, которую корректировали.Документ расчетов с контрагентом (ручной учет). Это позволит системе классифицировать сумму как аванс (счет 62.02).Проанализируем результат: при проведении этот документ сделает проводку Дт 62.02 Кт 62.01 и, что самое важное, сформирует движения по регистру Расчеты по реализации (бухгалтерский учет), закрывая остаток по документу реализации и открывая остаток как авансовый.
Как отмечают опытные специалисты в обсуждении, бывают случаи (особенно при сложных цепочках взаимозачетов), когда Корректировка долга не справляется. В этом случае приходится прибегать к ручному управлению регистрами.
Разберем, как сделать это правильно:
Корректировка записей регистров.Расчеты по реализации (бухгалтерский учет). Если учет ведется и по налоговым регистрам, не забудьте добавить Расчеты по реализации (налоговый учет).Документ расчетов — нашу исходную реализацию. Сумма — сумма переплаты. Это действие «снимает» долг с реализации.Документ расчетов оставляем пустым или указываем платежный документ. Это действие регистрирует аванс.Важно: При использовании этого метода бухгалтер берет на себя полную ответственность за равенство данных в регистрах и на счетах бухгалтерского учета. После проведения обязательно проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 62 в разрезе документов расчетов.
Выясним важную деталь, о которой часто забывают: превращение переплаты в аванс влечет за собой обязанности по НДС. При корректировке реализации на уменьшение вы получаете право на вычет НДС с разницы (через корректировочный счет-фактуру), но одновременно с этим сумма, ставшая авансом, должна быть обложена НДС.
Рассмотрим последовательность действий для НДС:
Счет-фактура выданный вручную с видом «На аванс», указав в качестве основания документ, зафиксировавший аванс (платежку или корректировку долга).НДС Продажи и реальным состоянием взаиморасчетов, что приведет к ошибкам при заполнении Декларации по НДС.Посмотрим на ситуацию со стороны системных механизмов. В 1С:УПП крайне важна временная последовательность документов. Если вы создали корректировку реализации «вчерашним числом», а платежка была «сегодняшним», то стандартные механизмы распределения оплаты могут не сработать до тех пор, пока не будет выполнено восстановление последовательности расчетов.
Рекомендуем следующий порядок действий для профилактики ошибок:
Корректировка долга была оформлена правильно, но регистры не «закрылись» визуально в отчетах, перепроведение документов этой обработкой исправляет ситуацию.Также стоит обратить внимание на специализированную обработку «Проведение взаимозачетов». В отличие от ручного ввода корректировки долга, эта обработка умеет автоматически подбирать остатки по регистрам, которые «зависли» из-за несовпадения аналитики документов расчетов. Попробуйте заполнить ее по остаткам контрагента — она часто видит те самые суммы, которые бухгалтер не может найти в обычной ОСВ.
Таким образом, хотя в 1С:УПП нет прямой кнопки «Сделать переплату авансом при корректировке», сочетание документа Корректировка долга (с видом «Перенос задолженности») и последующей регистрации счета-фактуры на аванс позволяет полностью решить проблему и сохранить чистоту регистров накопления.