Где в 1С:ЗУП 3 настроить ответственных лиц и руководителей подразделений?

При переходе или миграции данных из конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом редакции 2.5 в редакцию 3 (3.1) пользователи и разработчики часто сталкиваются с отсутствием привычного поля или регистра сведений для назначения ответственных лиц подразделений. Проанализируем, почему изменилась архитектура решения, как в типовой 1С:ЗУП 3 определяются руководители и какими способами можно организовать их учет.

Выясним причину изменений при переходе с ЗУП 2.5 на ЗУП 3

В конфигурации ЗУП 2.5 функциональность назначения ответственных лиц завязывалась на регистр сведений ОтветственныеЛицаОрганизаций. В форме справочника ПодразделенияОрганизаций использовался программный код для обращения к формам списка ответственных лиц:

ФормаРегистра = РегистрыСведений.ОтветственныеЛицаОрганизаций.ПолучитьФормуСписка("ФормаСпискаОтветственныеЛицаПодразделенияОрганизации", ЭтаФорма, Элемент);

В 1С:ЗУП 3 архитектура справочника Подразделения была переработана. Отдельный периодический регистр для ответственных лиц подразделений в типовом решении больше не используется. Вместо этого привязка руководителя к подразделению реализована через механизм штатного расписания.

В карточке подразделения указывается не конкретное физическое лицо, а должность или позиция штатного расписания (руководящая ставка). Текущий руководитель определяется системой автоматически на основании кадровых документов (приказов на прием, кадровых переводов), которые фиксируют, какой именно сотрудник занимает данную позицию на текущую дату.

Ограничения штатного механизма

Рассмотрим ситуационные ограничения, с которыми можно столкнуться при использовании только стандартной логики штатного расписания:

1. Отключение штатного расписания: Если в программе отключено ведение штатного расписания или не используется сохранение истории его изменений, то стандартным образом указать должность руководителя в карточке подразделения не удастся.
2. Временное замещение и совмещение: При наличии нескольких сотрудников на одной позиции (например, при временном замещении отсутствующего работника или совмещении) система может неоднозначно определять подписанта для документов.
3. Отсутствие истории в самом справочнике: В карточке подразделения не содержится отдельного встроенного периодического регистра сведений для явного хранения истории смены ответственных лиц на любую произвольную дату.

Варианты решения и настройки в программе

Разберем по шагам основные способы решения этой задачи — от стандартных настроек без программирования до доработки системы.

1. Использование дополнительных реквизитов

Если требуется хранить ответственное лицо прямо в справочнике Подразделения без изменения конфигурации, можно воспользоваться механизмом дополнительных реквизитов и сведений:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Для справочника Подразделения создадим новый дополнительный реквизит, например, «Руководитель подразделения».
3. Установим тип значения реквизита: Физическое лицо или Сотрудник.

Обратите внимание: Дополнительные реквизиты являются свойствами самого объекта справочника и не хранят историю изменений по датам (не являются периодическими).

2. Запоминание подписантов в кадровых документах

В печатных формах и кадровых документах (например, в табелях учета рабочего времени или приказах) предусмотрены поля выбора ответственного лица. При изменении подписанта вручную программа предлагает сохранить сделанный выбор. Параметры автоподстановки запоминаются в пользовательских настройках и автоматически подставляются при создании новых документов данным пользователем.

3. Доработка через расширение конфигурации

Если бизнесу необходим строгий учет истории смены ответственных лиц подразделений с высокой точностью по датам (как это было в ЗУП 2.5), наиболее правильным решением является создание расширения конфигурации:

1. В расширении создадим новый периодический Регистр сведений с периодичностью «День».
2. В качестве измерения укажем справочник Подразделения, а в качестве ресурса — справочник Физические лица или Сотрудники.
3. Через расширение формы справочника Подразделения выведем поле или гиперссылку для перехода к записи и просмотру истории ответственных лиц.

Такой подход позволяет полностью восстановить привычную функциональность ЗУП 2.5, сохранить периодичность сведений и использовать эти данные в печатных формах, не снимая основную конфигурацию 1С:ЗУП 3 с поддержки.