Многие пользователи, переходящие с конфигурации 1С:Бухгалтерия на 1С:ERP, задаются вопросом: как в системе реализовано заполнение реквизитов по ИНН и поддерживается ли история изменения КПП? Если в Бухгалтерии этот процесс интуитивно понятен, то в ERP пользователи иногда теряются. Однако в актуальных редакциях программы (в частности, 1С:ERP 2.5) все необходимые инструменты для гибкого учета реквизитов присутствуют. Рассмотрим подробнее, как правильно работать с данными контрагентов, чтобы не нарушать историческую последовательность в документах.
Проанализируем базовый сценарий: контрагент прислал официальное уведомление о смене КПП с определенного числа. Переписывать старый реквизит поверх нового категорически нельзя, так как это нарушит прошлые документы. Разберем по шагам, как зафиксировать изменения правильно:
Контрагенты и откройте карточку нужного партнера.Благодаря этому простому механизму система запоминает хронологию. В старых печатных формах, счетах-фактурах и отчетах будет выводиться тот КПП, который действовал на дату проведения документа. Перепроводить прошлые периоды и нарушать закрытые месяцы не придется.
Посмотрим на пример, когда контрагент прислал уведомление о КПП, который относится не к головной организации, а к его обособленному подразделению или филиалу. В этом случае методология 1С:ERP предлагает иной подход.
Вместо изменения основного КПП в истории, нам необходимо создать новую сущность. Создайте новую карточку в справочнике Контрагенты и выберите вид контрагента Обособленное подразделение юр. лица. В настройках этой карточки необходимо указать головного контрагента. Система автоматически унаследует ИНН от головной организации, после чего вы сможете прописать уникальный КПП и адрес конкретного подразделения. Это позволяет вести раздельный учет по филиалам одного крупного партнера.
Если у вашего клиента зарегистрировано несколько обособленных подразделений с разными КПП, при оформлении отгрузочных документов вам потребуется гибкость. В таких документах, как Счет-фактура выданный, предусмотрена возможность управлять этими данными.
Рассмотрим процесс работы в документе: вы можете нажать на поле КПП и выбрать нужный вариант из выпадающего списка зарегистрированных филиалов, либо ввести его вручную. Программа запомнит введенные вами данные и будет автоматически использовать их при последующем оформлении документов на это конкретное подразделение, что значительно ускоряет работу пользователей.
Для крупных компаний в последних версиях ERP разработчики добавили важную опцию. Теперь система позволяет указывать отдельный КПП по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Этот реквизит существует параллельно с основным КПП. Выясним, как это работает: система предоставляет возможность вести полностью независимую историю изменений и для этого специализированного КПП по тому же принципу гиперссылок, который мы разобрали ранее.
Проанализируем ситуацию, когда смена КПП и других реквизитов сопровождается глобальными изменениями — например, клиент провел реорганизацию и фактически стал новым юридическим лицом. В 1С:ERP для таких случаев применяется архитектурная связка Партнер — Контрагент.
При включенной опции независимого ведения партнеров и контрагентов, мы оставляем старую карточку контрагента в покое, чтобы сохранить историческую базу расчетов и документов. Вместо редактирования, мы переходим в карточку управленческого Партнера и создаем для него нового Контрагента с актуальным ИНН, новым КПП и свежим юридическим названием. Вся управленческая аналитика (долги, заказы, отгрузки) останется связанной с единым Партнером, а регламентированный учет будет корректно разделен между двумя разными юридическими лицами.
Напоследок обратим внимание на учет реквизитов ваших собственных юридических лиц. В отличие от контрагентов, история КПП собственных организаций ведется не в самой карточке, а в отдельном связанном списке — Регистрации в налоговом органе.
При смене регистрации вам нужно обновить данные именно там. В карточке организации обновится КПП, а все прошлые данные автоматически сохранятся в хронологическом виде. Важно: следите за тем, чтобы КПП в текущей активной регистрации налогового органа и в самой карточке организации строго совпадали. Если допустить расхождение, система может выдавать ошибки при формировании регламентированной отчетности и выгрузке деклараций.