Как выгрузить штрихкоды номенклатуры из 1С:Бухгалтерия в Excel: подробное руководство

Многие пользователи, особенно начинающие, сталкиваются с тем, что при попытке выгрузить данные из справочника Номенклатура, колонки со штрихкодами просто нет в списке доступных полей. Это происходит потому, что в архитектуре 1С штрихкод не является простым реквизитом (свойством) самой номенклатуры. Штрихкод — это отдельная запись в специальной таблице, которая называется регистр сведений. Один товар может иметь несколько штрихкодов (например, для штучного товара и для целой упаковки), поэтому они хранятся отдельно.

Разберем подробно несколько способов, как собрать эти данные воедино и сохранить их в файл Excel, не копируя каждую строчку вручную.

Способ 1. Использование регистра сведений «Штрихкоды»

Проанализируем самый прямой путь получения данных. Нам нужно попасть в «святая святых» программы — список всех штрихкодов, которые заведены в базе. В современных версиях 1С (начиная с редакции 3.0) нужный нам раздел может быть скрыт, поэтому сначала настроим интерфейс.

Шаг 1: Включение режима технического специалиста

1. В самом верхнем правом углу окна программы найдем кнопку «Сервис и настройки» (она выглядит как небольшая стрелочка вниз или три полоски).
2. Перейдем в раздел Настройки, а затем выберем пункт Параметры.
3. В открывшемся окне установим галочку в самом низу — Режим «Функции для технического специалиста». Нажмем «ОК».

Шаг 2: Поиск регистра

1. Снова нажмем на «Сервис и настройки» и теперь в самом низу списка выберем появившийся пункт Функции для технического специалиста (в старых версиях он назывался «Все функции»).
2. В окне поиска введем слово Штрихкоды. Программа предложит нам раздел Регистры сведений, в котором будет нужный пункт — Штрихкоды (или Штрихкоды номенклатуры). Откроем его двойным кликом.

Шаг 3: Вывод списка в таблицу и экспорт

Перед нами откроется список, где в одной колонке указан товар, а в другой — его код. Теперь нам нужно превратить этот список в таблицу, которую «поймет» Excel.

1. Нажмем кнопку Еще в правой части окна списка.
2. Выберем команду Вывести список.
3. В появившемся окне убедимся, что галочки стоят на полях Номенклатура и Штрихкод. Нажмем «ОК».
4. Программа сформирует текстовый документ с таблицей. Теперь нам остается только сохранить его.
5. Нажмем Главное меню (вверху слева) — Файл — Сохранить как.... В поле «Тип файла» обязательно выберем Лист Excel (.xlsx) и укажем место на компьютере.

Способ 2. Использование «Универсального отчета»

Рассмотрим более гибкий и профессиональный метод. УниверсальныйОтчет позволяет выгружать данные из любых разделов программы с возможностью фильтрации и сортировки. Это особенно полезно, если вам нужно выгрузить не все 10 000 товаров, а только определенную группу или категорию.

Выполним следующие действия по шагам:

1. Перейдем в раздел Отчеты в левом боковом меню.
2. В блоке «Стандартные отчеты» выберем Универсальный отчет.
3. В шапке отчета настроим параметры:
   • В первом поле выберем тип объекта: Регистр сведений.
   • Во втором поле выберем имя регистра: Штрихкоды.
   • В третьем поле оставим Основные данные.
4. Нажмем кнопку Настройки... в верхней части отчета.
5. Перейдем на вкладку Поля и сортировки. Здесь мы можем снять галочки с лишних полей (например, «Тип штрихкода») и оставить только Номенклатура и Штрихкод.
6. Если нам нужно именно краткое наименование товара, развернем плюсиком поле Номенклатура и выберем внутри него Наименование.
7. Нажмем Закрыть и сформировать.

После того как отчет сформируется, мы увидим красивую таблицу. Для ее сохранения в Excel воспользуемся кнопкой с изображением дискеты (или «Файл» — «Сохранить как»). Этот метод хорош тем, что 1С автоматически подгоняет форматы ячеек, и штрихкоды не превратятся в странные числа с буквами (экспоненциальный вид).

Технические нюансы хранения данных

Выясним причину, почему штрихкоды нельзя просто выгрузить из справочника товаров. В платформе 1С штрихкоды хранятся в регистрах сведений. Это сделано для того, чтобы обеспечить связь «Один ко Многим».

Проанализируем пример структуры запроса, который программа выполняет «под капотом» при формировании такого отчета:

ВЫБРАТЬ
    Штрихкоды.Номенклатура.Наименование КАК Товар,
    Штрихкоды.Штрихкод КАК Код
ИЗ
    РегистрСведений.Штрихкоды КАК Штрихкоды
ГДЕ
    Штрихкоды.Номенклатура.ЭтоГруппа = ЛОЖЬ

Как мы видим из этого примера, обращение идет напрямую к таблице РегистрСведений.Штрихкоды. Если бы мы пытались выгружать данные из справочника Справочник.Номенклатура, нам бы пришлось программно «подтягивать» данные из другой таблицы, что невозможно сделать простым нажатием кнопки «Вывести список» в окне справочника.

Дополнительные возможности для упрощения работы

Если вам приходится заниматься подобной выгрузкой регулярно, стоит обратить внимание на типовую обработку Печать этикеток и ценников. Несмотря на название, она обладает мощным функционалом по подбору товаров.

1. Зайдем в раздел Продажи или Склад и найдем пункт Печать этикеток и ценников.
2. Нажмем кнопку Показать настройки и выберем нужный шаблон (или создадим пустой).
3. Используем кнопку Заполнить — По остаткам на складе или По поступлению.
4. Программа автоматически подтянет все штрихкоды для выбранных товаров.
5. Хотя эта форма предназначена для печати, из нее также можно вывести список в таблицу через кнопку Еще — Вывести список, как мы делали в первом способе.

Важный совет: При сохранении в Excel всегда проверяйте формат колонки со штрихкодом. Иногда Excel может воспринять длинный цифровой код как число и обрезать последние знаки или заменить их нулями. Чтобы этого избежать, при открытии файла в Excel можно установить формат ячеек «Текстовый».

Таким образом, мы рассмотрели все доступные способы получения списка штрихкодов. Для разовой выгрузки идеально подойдет Универсальный отчет, а если нужно быстро посмотреть данные «здесь и сейчас», лучше воспользоваться Функциями для технического специалиста и регистром сведений.