Как правильно заносить характеристики товара из прайс-листа поставщика в 1С:Управление торговлей 8.3?

← На главную

При получении прайс-листов от поставщиков, содержащих детальное описание товаров, таких как "Мощность подключения", "Тип духового шкафа", "Срок службы", "Гарантия" и множество других параметров, перед пользователями 1С:Управление торговлей 8.3 (УТ) часто встает вопрос: как оптимально и корректно ввести эту информацию в систему? Выбор правильного способа хранения этих данных критически важен, поскольку он влияет на ведение учета, формирование отчетности, работу с ценообразованием, а также на выгрузку информации на веб-сайт. В этой статье мы подробно разберем основные механизмы 1С УТ для работы с характеристиками товаров и определим, какой подход будет наиболее подходящим для различных сценариев.

В 1С УТ существуют три основных инструмента для хранения информации о товарах, помимо стандартных полей номенклатуры: характеристики номенклатуры, дополнительные реквизиты и дополнительные сведения. Каждый из этих механизмов имеет свое предназначение и особенности использования, о которых мы поговорим подробнее.

Определение стратегии хранения данных: с чего начать

Прежде чем приступать к заполнению данных, крайне важно провести предварительный анализ. Мы рекомендуем сесть с "владельцем номенклатуры" (например, менеджером по продукту или маркетологом) и проработать каждое значение из прайс-листа. Цель — определить, какие из этих параметров являются критичными для учета и аналитики, а какие относятся к категории описания для информирования клиента или выгрузки на сайт без прямого влияния на складской учет или ценообразование.

Критические показатели: Это те параметры, которые дифференцируют товар таким образом, что требуют отдельного складского учета, разного ценообразования или влияют на отбор товаров в документах. Например, если один и тот же духовой шкаф может быть черным или белым, и эти цвета имеют разные цены или учитываются отдельно на складе, то "Цвет" является критическим показателем.
Описательные показатели для аналитики/фильтров: Это параметры, которые важны для поиска, фильтрации товаров на сайте, формирования специфических отчетов, но не требуют ведения раздельного учета остатков или цен для каждой комбинации значений. Например, "Мощность подключения", "Тип гриля", "Класс энергопотребления".
Общее описание: Информация, которая нужна только для представления товара клиенту (например, на сайте), не используется для фильтрации, аналитики или учета.

Такой анализ позволит нам выбрать наиболее подходящий инструмент в 1С УТ.

Характеристики номенклатуры: для детализации товарного учета

Характеристики номенклатуры — это мощный инструмент в 1С УТ, предназначенный для ведения учета одного и того же товара по различным параметрам, которые существенно влияют на его уникальность с точки зрения складских остатков, ценообразования или отбора в документах.

Что такое характеристики номенклатуры?

Мы используем характеристики номенклатуры, когда один и тот же товар (например, духовой шкаф определенной модели) может иметь различные варианты исполнения, которые необходимо учитывать как отдельные позиции на складе, с разной ценой или отдельным резервированием. Классические примеры — это разные размеры обуви, цвета одежды, объемы или модификации бытовой техники.

Когда использовать характеристики номенклатуры?

Предположим, у нас есть "Духовой шкаф Hotpoint-Ariston 7O FA4 841 JC BL HA", который поставляется в двух цветах: "Черный" и "Белый". Если нам необходимо:

Знать точное количество черных и белых духовых шкафов на складе.
Устанавливать разные закупочные или продажные цены для черного и белого шкафов.
Отбирать черный или белый шкаф в документах реализации, поступления или перемещения.

В этом случае "Цвет" должен быть заведен как характеристика номенклатуры. Таким образом, фактически мы будем оперировать одной номенклатурной позицией "Духовой шкаф Hotpoint-Ariston 7O FA4 841 JC BL HA", но с двумя характеристиками: "Черный" и "Белый".

Как настраивать характеристики номенклатуры?

Чтобы включить использование характеристик в 1С УТ, мы выполняем следующие шаги:

Переходим в раздел НСИ и администрирование.
Выбираем пункт Номенклатура.
Устанавливаем флаг Характеристики номенклатуры.

После этого нам нужно определить, как характеристики будут использоваться для конкретного вида номенклатуры. Для этого:

Открываем справочник Виды номенклатуры (также находится в НСИ и администрирование -> Номенклатура).
Создаем или редактируем нужный вид номенклатуры, например, "Духовые шкафы".
На закладке Настройки создания находим поле Использование характеристик. Здесь мы выбираем один из вариантов:
- Не используются: если для данного вида номенклатуры характеристики не нужны.
- Общие для вида номенклатуры: все характеристики будут создаваться для данного вида номенклатуры и будут доступны для всех позиций номенклатуры этого вида. Этот вариант наиболее распространен.
- Индивидуальные для номенклатуры: характеристики создаются для каждой конкретной позиции номенклатуры.
После выбора способа использования, переходим на вкладку Дополнительные реквизиты и здесь, для объекта "Характеристики номенклатуры", мы можем создать свойства, которые будут формировать наши характеристики (например, "Цвет", "Объем").

Особенности использования характеристик

При использовании характеристик мы увидим, что в документах (таких как Поступление товаров и услуг, Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров) появляется дополнительная колонка для выбора характеристики. Это позволяет нам указывать не только саму номенклатуру, но и ее конкретную характеристику. Отчеты по остаткам и оборотам товаров также могут формироваться в разрезе характеристик, предоставляя нам очень детальную аналитику.


// Пример логики в отчете, когда номенклатура учитывается с характеристиками
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|    ОстаткиТоваровОстатки.Номенклатура,
|    ОстаткиТоваровОстатки.Характеристика,
|    ОстаткиТоваровОстатки.ВНаличииОстаток
|ИЗ
|    РегистрНакопления.ОстаткиТоваров.Остатки КАК ОстаткиТоваровОстатки
|ГДЕ
|    ОстаткиТоваровОстатки.Номенклатура = &Номенклатура
|ИТОГИ ПО
|    ОстаткиТоваровОстатки.Номенклатура,
|    ОстаткиТоваровОстатки.Характеристика";

Запрос.УстановитьПараметр("Номенклатура", МояНоменклатура);
Результат = Запрос.Выполнить().Выгрузить();

Дополнительные реквизиты: для аналитики и фильтрации без детализации учета

Дополнительные реквизиты — это гибкий механизм, позволяющий нам добавлять любую дополнительную информацию к элементам справочников (в нашем случае, к номенклатуре) и документов без необходимости изменения конфигурации программы. Это идеальное решение для хранения большинства параметров из прайс-листа поставщика, которые не требуют раздельного учета остатков или ценообразования.

Что такое дополнительные реквизиты?

Дополнительные реквизиты позволяют нам расширять свойства объектов 1С в пользовательском режиме. Они становятся частью самого объекта и отображаются на его форме, доступные для редактирования вместе с основными полями. Мы можем использовать их для хранения значений, которые являются неотъемлемой частью товара, но не определяют его уникальность для складского учета.

Когда использовать дополнительные реквизиты?

Большинство параметров из приведенного вами примера прайс-листа идеально подходят для хранения в дополнительных реквизитах. Например:

Мощность подключения (электричество): 2.9кВт
Тип духового шкафа: Электрический
Срок службы: 7 лет
Гарантия: 1 год
Бренд: HOTPOINT-ARISTON
Комплектация: Решетка|Стандартный противень
Класс энергопотребления: A+
Ширина: 59.5см; Высота: 59.5см; Глубина: 55.1см
Страна происхождения (производства): Италия

Эти данные важны для описания товара, формирования его карточки на сайте, для аналитических отчетов (например, чтобы понять, сколько товаров определенного бренда или класса энергопотребления было продано), но не требуют отдельного ведения остатков на складе для каждого значения. Например, нам не нужно знать, сколько на складе духовых шкафов с гарантией 1 год и сколько с гарантией 2 года, как отдельные позиции учета; нам достаточно, чтобы это свойство было указано для конкретного шкафа.

Как настраивать дополнительные реквизиты?

Настройка дополнительных реквизитов осуществляется в пользовательском режиме, без привлечения программистов (хотя предварительное планирование с бизнес-аналитиком крайне желательно).

Сначала убедимся, что функционал включен. Переходим в НСИ и администрирование -> Общие настройки.
Находим пункт Дополнительные реквизиты и сведения и устанавливаем соответствующий флаг.
Далее, чтобы создать реквизиты для номенклатуры, мы можем:
- Открыть любой элемент справочника Номенклатура.
- Нажать кнопку Еще (или Изменить состав дополнительных реквизитов, если такая кнопка есть).
- Выбрать команду Изменить состав дополнительных реквизитов. Откроется специальная форма.
В этой форме мы указываем, для какого объекта хотим добавить реквизит (в нашем случае, для Номенклатура).
Нажимаем кнопку Добавить и создаем новый дополнительный реквизит, указывая:
- Наименование: Например, "Мощность подключения".
- Тип значения: Мы можем выбрать тип данных, соответствующий характеристике:
  - Число (для мощности, объема, ширины).
  - Строка (для комплектации, типа гриля).
  - Булево (для "Гриль: Да/Нет", "Конвекция: Да/Нет").
  - Значение из дополнительного списка (для "Тип духового шкафа: Электрический", "Бренд: HOTPOINT-ARISTON"). Это очень удобно, так как мы можем заранее создать список возможных значений и выбирать из него, избегая ошибок ввода.
  - Значение из справочника (если значение должно ссылаться на существующий справочник, например, "Страна мира").
- Указываем, должен ли реквизит быть обязательным для заполнения.
Повторяем эти шаги для всех необходимых параметров.

Важным нововведением в платформе 1С, начиная с версии 8.3.21, стала возможность использовать множественные дополнительные реквизиты. Это позволяет нам хранить несколько значений для одного свойства. Например, если в комплектации указывается "Решетка|Стандартный противень", мы можем завести дополнительный реквизит "Комплектация" и указать для него множественный ввод, чтобы в системе можно было выбрать оба элемента комплектации из предопределенного списка.

Особенности использования дополнительных реквизитов

Дополнительные реквизиты хранятся непосредственно в объекте номенклатуры и отображаются на его форме, что делает их удобными для редактирования. Они могут использоваться в отчетах (например, в универсальном отчете), в динамических списках, а также при выгрузке данных на сайт для формирования фильтров (например, "Показать все духовые шкафы с конвекцией").

Дополнительные сведения: для информации, не являющейся частью объекта

Дополнительные сведения, как и дополнительные реквизиты, позволяют расширять информационное пространство объектов без изменения конфигурации. Однако их основное отличие состоит в том, что они предназначены для хранения информации, которая не является "неотъемлемой" частью самого объекта и часто редактируется отдельно.

Что такое дополнительные сведения?

Мы используем дополнительные сведения, когда информация не нужна постоянно на форме объекта и не является частью его "основного" описания. Эти данные хранятся отдельно и обычно редактируются через отдельную форму, вызываемую из объекта. Например, для документа "Реализация товаров и услуг" можно создать дополнительное сведение "Бумажные документы сданы в бухгалтерию", которое будет заполняться после проведения документа.

Когда использовать дополнительные сведения?

В контексте характеристик товара из прайс-листа поставщика, дополнительные сведения используются гораздо реже, чем характеристики или дополнительные реквизиты. Обычно они применяются для хранения информации, которая имеет "статусный" или "временный" характер, или же не является прямой характеристикой самого товара, а скорее относится к процессу работы с ним или к дополнительным условиям. Например, если есть какой-то специфический "индекс качества", который поставщик присылает отдельно и он не для продажи, а для внутреннего анализа, то это может быть дополнительным сведением.

Как настраивать дополнительные сведения?

Настройка дополнительных сведений очень похожа на настройку дополнительных реквизитов:

Убеждаемся, что функционал включен в НСИ и администрирование -> Общие настройки -> Дополнительные реквизиты и сведения.
Переходим в раздел Дополнительные реквизиты и сведения (в этом же меню).
Выбираем вкладку Дополнительные сведения.
Нажимаем кнопку Добавить и указываем объект, для которого создается сведение (например, Номенклатура), его наименование и тип значения.

Главное отличие в использовании: дополнительные сведения не отображаются на основной форме объекта. Доступ к ним осуществляется через специальные кнопки или команды в меню Еще объекта.

Поле "Описание": для общего текстового контента

Для самой простой информации, которая не требует структурирования, аналитики или фильтрации, мы можем использовать стандартное текстовое поле Описание, которое присутствует в карточке номенклатуры.

Когда использовать поле "Описание"?

Если все многочисленные параметры из прайс-листа вам нужны исключительно для выгрузки на сайт в виде общего, неструктурированного текста или для внутреннего ознакомления, и вы не планируете использовать их для фильтрации, поиска или аналитики в 1С, то поле Описание может быть достаточным. В него можно просто скопировать весь текст из прайс-листа. Однако, если вы планируете хоть какую-то детализацию (например, фильтр по бренду на сайте), то лучше использовать дополнительные реквизиты.

Практические рекомендации по работе с характеристиками товара

Чтобы эффективно управлять номенклатурой и ее свойствами в 1С УТ, мы рекомендуем придерживаться следующих практических советов:

Тщательное планирование: Перед началом ввода данных обязательно проработайте модель ведения номенклатуры. Это включает определение видов номенклатуры, набора характеристик и дополнительных реквизитов для каждого вида. Хорошо продуманная структура предотвратит ошибки в учете и упростит работу с данными в будущем. Помните, что "модель ведения номенклатуры" — это небыстрый процесс, который может занять несколько часов предварительной проработки, но окупится многократно.
Принцип "достаточности": Не заводите свойства как характеристики номенклатуры, если по ним не нужно вести раздельный количественный или ценовой учет. Чрезмерное использование характеристик может усложнить систему, замедлить ее работу и затруднить формирование отчетов. Если данные нужны только для фильтрации на сайте или для аналитики, используйте дополнительные реквизиты.
Использование предопределенных списков: Для дополнительных реквизитов, значения которых повторяются (например, "Тип духового шкафа", "Бренд"), всегда создавайте предопределенные списки значений. Это минимизирует ошибки ввода, обеспечивает единообразие данных и упрощает их анализ.
Массовая загрузка данных: При получении прайс-листов с большим объемом данных ручной ввод становится неэффективным. Мы можем использовать обработки для массовой загрузки номенклатуры из Excel, которые позволяют загружать не только основные данные, но и дополнительные реквизиты, а также создавать характеристики. Это значительно ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.
Обучение пользователей: Убедитесь, что все пользователи, работающие с номенклатурой, понимают логику использования характеристик и дополнительных реквизитов. Проведите необходимое обучение, чтобы каждый знал, куда и как вводить данные.

В конечном итоге, правильный выбор механизма хранения характеристик товара в 1С:Управление торговлей 8.3 — это залог эффективного учета, аналитики и успешного взаимодействия с внешними системами, такими как ваш веб-сайт. Внимательно анализируя требования к каждому параметру товара, мы сможем построить гибкую и функциональную систему управления номенклатурой.