Многие пользователи 1С:Бухгалтерии 3 сталкиваются с вопросом организации электронного документооборота (ЭДО). Чаще всего возникает дилемма: использовать встроенный сервис 1С:ЭДО или работать через стороннего оператора, например, СБИС. Автор темы также оказался в подобной ситуации, пытаясь понять принципы работы каждого из решений, их тарификацию и возможность совместного использования. Давайте рассмотрим эти вопросы подробнее и выясним, как правильно настроить ЭДО в вашей 1С:Бухгалтерии 3.
Прежде всего, давайте проясним разницу между 1С:ЭДО и СБИС как операторами электронного документооборота. Это ключевой момент для выбора подходящего решения.
Что такое 1С:ЭДО?
1С:ЭДО — это не самостоятельный оператор ЭДО в привычном смысле, а сервис от фирмы "1С", который предоставляет единый интерфейс для работы с юридически значимыми электронными документами прямо из программ "1С:Предприятие". Этот сервис обеспечивает обмен документами через нескольких операторов ЭДО, поддерживающих технологию 1С:ЭДО. Основными операторами, с которыми сотрудничает 1С:ЭДО, являются "Калуга-Астрал" и "Такском". Таким образом, 1С:ЭДО выступает в роли посредника, который позволяет вам не думать о том, через какого именно оператора идет обмен, а работать в привычной среде 1С. Вам не нужно устанавливать дополнительные программы или обработки от разных операторов, все уже встроено.
Что такое СБИС?
СБИС (Тензор) — это полноценный оператор электронного документооборота, который предлагает свой комплексный сервис для обмена юридически значимыми документами. СБИС имеет собственную систему, веб-интерфейс и клиентские приложения. Многие организации используют СБИС не только для ЭДО, но и для сдачи отчетности в государственные органы, проверки контрагентов и других бизнес-задач. Если вы уже используете СБИС для сдачи отчетности, скорее всего, у вас уже есть активная учетная запись ЭДО в СБИС.
Взаимодействие и выбор:
Основной вопрос автора темы заключался в том, можно ли "стандартно отправлять в СБИС и платить СБИСУ" из 1С:Бухгалтерии 3. Ответ — да, можно, но есть нюансы. 1С:Бухгалтерия 3 имеет встроенный функционал для работы с 1С:ЭДО. Если вы хотите работать напрямую со СБИС, вам потребуется использовать дополнительные инструменты, предоставляемые самим СБИС.
Рассмотрим два основных способа организации ЭДО в 1С:Бухгалтерии 3:
Этот вариант является стандартным и рекомендуемым фирмой "1С" для пользователей своих продуктов. Он полностью интегрирован в типовые конфигурации 1С, что обеспечивает максимальное удобство и минимизирует риски при обновлениях.
Принцип работы:
Вы работаете с документами ЭДО непосредственно из интерфейса 1С:Бухгалтерии 3. Сервис 1С:ЭДО через своих операторов-партнеров (например, "Калуга-Астрал") обеспечивает отправку и получение документов. Для вас все прозрачно: вы формируете УПД, счета-фактуры, акты и другие документы в 1С, а затем через несколько кликов подписываете их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправляете контрагенту. Входящие документы также автоматически загружаются и доступны для обработки.
Настройка:
Для активации 1С:ЭДО необходимо зайти в раздел Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО. Здесь вы подключаете сервис, выбираете организацию, устанавливаете сертификат УКЭП и регистрируете идентификатор участника ЭДО. Процесс подключения обычно прост и включает шаги по получению приглашений от контрагентов или отправке им своих приглашений к обмену.
Тарификация 1С:ЭДО:
Автор темы спрашивал про "10 рублей за пакет документов". Давайте разберем эту тарификацию подробнее:
Входящие документы: Все входящие документы через 1С:ЭДО всегда бесплатны. Это важное преимущество, которое позволяет без дополнительных затрат получать документы от всех контрагентов, независимо от их оператора ЭДО (при наличии роуминга).
Исходящие документы: Стоимость в 10 рублей относится к "комплекту" или "пакету" документов, а не к каждому отдельному исходящему документу. Один комплект обычно включает в себя:
Одну электронную счет-фактуру (или УПД со статусом "1", заменяющий счет-фактуру) плюс два любых других электронных документа, не являющихся счетами-фактурами (например, акт выполненных работ, товарная накладная, УПД со статусом "2").
Если отправляются только документы, не являющиеся счетами-фактурами, то два таких документа составляют один комплект.
Таким образом, за 10 рублей вы можете отправить несколько документов в рамках одного "пакета". Цена за комплект может варьироваться от 2 до 10 рублей в зависимости от объема трафика и условий оплаты (постоплата или предоплаченные тарифы).
Бесплатные пакеты:
До 5 комплектов исходящих документов в месяц предоставляются бесплатно для всех пользователей 1С:ЭДО.
При наличии договора информационно-технологического сопровождения (ИТС) пользователи получают дополнительные льготные условия:
С подпиской 1С:ИТС ПРОФ ежемесячно предоставляется 100 бесплатных комплектов документов.
С подпиской 1С:ИТС ТЕХНО — 50 комплектов.
Эти бесплатные пакеты часто полностью покрывают потребности малых и средних компаний в исходящем трафике ЭДО.
Таким образом, 1С:ЭДО является отдельным сервисом со своим идентификатором, интегрированным в 1С, и оплата за исходящие документы производится фирме "1С" (или ее партнерам, через которых осуществляется подключение), а не напрямую оператору СБИС. За СБИС в этом случае платить не надо.
Если вы хотите работать именно через СБИС и оплачивать услуги ЭДО непосредственно СБИС, это также возможно. В этом случае вы будете использовать инструменты, предоставляемые оператором Тензор (СБИС).
Принцип работы:
СБИС предлагает специальные "внешние обработки", которые устанавливаются в вашу 1С:Бухгалтерию 3. Эти обработки позволяют выгружать документы из 1С для отправки через СБИС и загружать полученные документы от контрагентов. При этом весь архив документов и основная логика работы с ЭДО остаются на стороне СБИС, а 1С используется как источник данных и получатель информации.
Настройка:
Необходимо скачать актуальную обработку с официального сайта СБИС и подключить ее в 1С через Файл → Открыть или как дополнительную внешнюю обработку (в разделе Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки). После подключения обработки потребуется настроить подключение к личному кабинету СБИС, указав учетные данные и сертификаты.
Тарификация:
В этом случае вы платите за услуги ЭДО непосредственно оператору СБИС согласно их тарифам. Это может быть удобно, если вы уже активно используете СБИС для других целей и хотите централизовать все расходы на ЭДО у одного оператора.
Мы подошли к одному из ключевых вопросов, который может вызвать путаницу и проблемы при настройке ЭДО. Как указано в документации 1С:ЭДО, и как подтверждает опыт пользователей, существует потенциальный конфликт:
"Пользователю 1С, у которого активирован сервис СБИС ЭДО, для корректной работы в сервисе 1С-ЭДО необходимо отключить документооборот в СБИС ЭДО."
Это означает, что архитектура системы оператора "Тензор" (СБИС) в большинстве случаев не допускает создание более одной активной учетной записи участника ЭДО для одной и той же организации. Если у вас уже есть активная учетная запись ЭДО в СБИС (например, вы уже обменивались документами через личный кабинет СБИС или внешнюю обработку), и вы решите подключить 1С:ЭДО, может возникнуть проблема.
Что делать в такой ситуации:
Выбрать один основной сервис: Вам, скорее всего, придется выбрать, какой оператор ЭДО будет для вас основным. Если это СБИС, то используйте внешние обработки. Если это 1С:ЭДО, то рассмотрите возможность деактивации ЭДО в СБИС.
Обратиться в техническую поддержку СБИС: Если вы столкнулись с такой ситуацией, наилучшим решением будет связаться с технической поддержкой СБИС. Они смогут проконсультировать вас по поводу вашей учетной записи и, при необходимости, помочь с отключением документооборота в СБИС ЭДО, чтобы вы могли полноценно использовать 1С:ЭДО.
Роуминг: Важно понимать, что 1С:ЭДО поддерживает роуминг. Это значит, что даже если вы работаете через 1С:ЭДО, вы сможете обмениваться документами с контрагентами, которые используют других операторов ЭДО, включая СБИС. Роуминг позволяет системам разных операторов "общаться" между собой. Конфликт возникает не из-за роуминга, а из-за попытки иметь две активные "точки входа" для одной организации у разных операторов, когда один из них (СБИС) этого не допускает.
Чтобы помочь вам сделать осознанный выбор, давайте сравним преимущества и недостатки каждого из рассмотренных подходов.
Полная интеграция: 1С:ЭДО является нативным решением для 1С. Это означает, что он глубоко интегрирован в типовые конфигурации, что обеспечивает:
Отсутствие необходимости установки и поддержки внешних обработок.
Корректную работу после обновлений конфигурации 1С без дополнительных настроек.
Единый интерфейс для всех операций с документами, что минимизирует обучение пользователей.
Автоматизация: Сервис позволяет максимально автоматизировать процесс обработки документов:
Автоматическое формирование учетных документов на основе поступивших электронных документов.
Сопоставление номенклатуры с контрагентами.
Заполнение журналов и реестров без ручного ввода.
Бесплатные входящие и льготные исходящие:
Все входящие документы бесплатны, что значительно сокращает затраты.
Для пользователей ИТС ПРОФ и ТЕХНО предоставляются бесплатные пакеты исходящих документов (100 и 50 комплектов соответственно), которые часто полностью покрывают потребности организаций.
Единая поддержка: По всем вопросам, связанным с ЭДО, вы обращаетесь к своему партнеру 1С, который может помочь как с проблемами 1С, так и с вопросами, связанными с работой ЭДО.
Возможный конфликт с активным СБИС ЭДО: Как мы уже обсудили, если у вас уже есть активный документооборот через СБИС, вам, возможно, придется отключать его для корректной работы 1С:ЭДО.
Оплата за исходящие при большом объеме: Если у вас очень большой объем исходящих документов, который превышает бесплатные лимиты ИТС, то за каждый комплект придется платить, хоть и по невысокой цене.
Централизация у одного оператора: Если вы уже используете СБИС для сдачи отчетности или других сервисов, то использование его же для ЭДО позволяет консолидировать все электронные взаимодействия в одной системе.
Единый архив документов: Все ваши электронные документы хранятся в архиве СБИС, что может быть удобно для поиска и анализа.
Более широкий функционал СБИС: СБИС предлагает не только ЭДО, но и множество других бизнес-инструментов, которые могут быть полезны вашей компании.
Внешняя обработка: Использование внешней обработки означает, что вам придется:
Следить за актуальностью обработки и обновлять ее вручную.
Могут возникать проблемы совместимости после обновлений 1С.
Менее глубокая интеграция с функционалом 1С по сравнению с 1С:ЭДО.
Оплата СБИС: Вы будете платить СБИС по их тарифам, которые могут отличаться от тарифов 1С:ЭДО, и не всегда включают такие же льготные условия для входящих или исходящих документов.
Поддержка: При возникновении проблем вам придется разбираться, связана ли она с 1С или с обработкой СБИС, и обращаться либо к партнеру 1С, либо в поддержку СБИС.
Итак, как же выбрать оптимальный вариант для вашей организации, основываясь на информации из форума и дополнительной информации?
Оцените текущую ситуацию:
Используете ли вы уже СБИС для сдачи отчетности или других целей? Если да, то насколько активно?
Есть ли у вас активная подписка на 1С:ИТС ПРОФ или ТЕХНО? Это может значительно снизить затраты на ЭДО через 1С:ЭДО.
Сколько исходящих документов вы планируете отправлять в месяц? Несколько сотен документов в месяц, как у автора, вполне могут уложиться в бесплатные лимиты 1С:ЭДО при наличии ИТС ПРОФ.
Приоритеты:
Если для вас критична максимальная интеграция, простота использования и минимум ручных операций прямо в 1С, а также возможность получать бесплатные входящие и льготные исходящие, то 1С:ЭДО будет предпочтительным выбором.
Если вы уже глубоко интегрированы в экосистему СБИС, цените централизацию всех сервисов у одного оператора и готовы работать с внешней обработкой (или у вас большой объем документооборота, требующий специфичных условий СБИС), то рассмотрите прямую интеграцию со СБИС.
Конфликт учетных записей: Если вы решите перейти на 1С:ЭДО, но у вас уже активен документооборот в СБИС, обязательно свяжитесь с поддержкой СБИС для деактивации ЭДО на их стороне перед подключением 1С:ЭДО. Это поможет избежать технических проблем и ошибок при обмене.
Встроенный сервис 1С:ЭДО в 1С:Бухгалтерии 3 предлагает удобный, интегрированный и часто экономически выгодный способ организации электронного документооборота, особенно для пользователей с действующей подпиской ИТС. Он работает как посредник через своих операторов-партнеров и имеет свой собственный идентификатор.
Однако, если ваша организация уже активно использует СБИС для других целей, возможен вариант прямой интеграции через внешние обработки СБИС, при этом оплата будет производиться СБИС. Критически важно учитывать возможный конфликт активных учетных записей, который может потребовать отключения ЭДО на стороне СБИС при выборе 1С:ЭДО.
Окончательный выбор зависит от ваших текущих настроек, объема документооборота и приоритетов в отношении интеграции и стоимости. В любом случае, переход на электронный документооборот позволит значительно сократить затраты на бумагу, курьеров и ускорить бизнес-процессы.