В современной практике управления персоналом дистанционная работа стала обычным делом. Часто возникает ситуация, когда головной офис компании находится в регионе без особых климатических условий (например, в Москве), а удаленный сотрудник фактически выполняет свои обязанности, проживая в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. По закону такому сотруднику обязательно должны начисляться районный коэффициент (РК) и северная надбавка (СН).
Традиционно в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) эти параметры привязываются к конкретному обособленному подразделению. Однако заведение отдельного подразделения в штатном расписании ради одного или нескольких удаленных сотрудников часто вызывает сопротивление со стороны кадровиков и расчетчиков. Это усложняет структуру компании, требует создания отдельных табелей учета рабочего времени и проведения дополнительных кадровых перемещений. В этой статье мы подробно разберем, как решить эту проблему красиво и методологически верно с помощью типовых механизмов программы 1С:ЗУП.
Согласно официальной позиции Минфина и Роструда (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ), место работы дистанционного сотрудника находится вне места нахождения работодателя или его филиала. По месту жительства или фактического нахождения удаленщика не возникает стационарного рабочего места, контролируемого работодателем, а значит, организация не обязана регистрировать там обособленное подразделение в налоговых органах.
При этом обязанность выплачивать районный коэффициент и северную надбавку сохраняется в полном объеме, если в трудовом договоре местом работы сотрудника указан регион, относящийся к Крайнему Северу или приравненным местностям. Начислять эти надбавки нужно на заработную плату, но они не распространяются на компенсационные выплаты за использование личного оборудования или интернета. Для формирования необходимых кадровых документов можно использовать печатную форму трудового договора при дистанционной работе.
Наиболее корректным, современным и удобным способом решения этой задачи в 1С:ЗУП является использование справочника Территории. Этот механизм специально разработан для случаев, когда условия работы сотрудника (включая территориальные условия и надбавки) отличаются от условий подразделения, в котором он числится.
Рассмотрим пошагово, как настроить и применить этот функционал.
Прежде всего, нам необходимо убедиться, что в программе включена возможность ведения учета по территориям. Выполним следующие действия:
После включения опции в разделе Настройки (или в разделе Кадры) станет доступен справочник Территории (подразделений и сотрудников). Создадим новую территорию для нашего удаленного северного сотрудника:
Территории и нажмем кнопку Создать.1.40).РКС — Район Крайнего Севера или МКС — Местность, приравненная к районам Крайнего Севера).Теперь нам нужно указать программе, что сотрудник выполняет работу именно на этой территории. Сделать это можно как при приеме на работу, так и в процессе трудовой деятельности с помощью кадровых документов.
Вариант А. При приеме на работу нового сотрудника:
Прием на работу (раздел Кадры — Приемы на работу, переводы, увольнения).Районный коэффициент и Северная надбавка. Нам останется только указать стаж работы на Севере для правильного расчета процента надбавки.Вариант Б. Для уже работающего сотрудника (перевод на удаленку):
Кадровый перевод.Важное замечание: Использование территорий позволяет гибко отражать работу сотрудника. Если сотрудник работает удаленно непостоянно, можно использовать документ Перемещение между территориями для регистрации временной работы в особых климатических условиях. Для визуального контроля и вывода территорий в табеле Т-13 и отчетах по зарплате подойдет расширение для отражения территорий в табеле и анализа заработной платы.
Если по каким-то причинам использование территорий в вашей базе нежелательно, существует альтернативный обходной путь через общие настройки организации. Однако мы рекомендуем использовать его с осторожностью.
Суть метода заключается в следующем:
Районный коэффициент и Северная надбавка, а также настраивается шкала процентов.Минусы данного способа:
Настраивая расчет северных надбавок для удаленщиков, обязательно примите во внимание масштабные изменения в налоговом законодательстве, которые уже реализованы в актуальных версиях 1С:ЗУП:
Районные, северные надбавки с кодом дохода РКСН. Программа сама распределяет эти доходы по нужным налоговым базам.Уточнение учета НДФЛ по налоговым базам при отмене долей РК и СН для автоматической корректировки данных в базе без начисления пеней.Создание фиктивных обособленных подразделений в 1С:ЗУП ради одного дистанционного работника ушло в прошлое. Использование механизма Территорий позволяет элегантно решить проблему начисления районных коэффициентов и северных надбавок. Это экономит время кадровой службы, исключает дублирование табелей рабочего времени и гарантирует абсолютно точный и корректный расчет как самой заработной платы, так и государственных пособий в строгом соответствии с требованиями СФР и ФНС.