При ведении учета малоценных активов (МБП, спецодежды, инвентаря) в эксплуатации бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией. При попытке переместить малоценку, которая уже была выдана сотруднику одного подразделения, другому сотруднику в иное подразделение, программа выдает ошибку о нехватке остатка по забалансовому счету МЦ (или аналогичному забалансовому счету учета МБП в эксплуатации). Проверка дат, времени проведения документов и остатков по сотруднику не выявляет явных ошибок — товар числится за отправителем, но система упорно отказывается проводить документ.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как устроена внутренняя логика программы 1С при учете активов на забалансовых счетах и какие существуют практические способы решения этой задачи без привлечения программистов и изменения кода конфигурации.
Для того чтобы понять логику работы системы, проанализируем структуру забалансового счета МЦ (Малоценные активы в эксплуатации). В большинстве типовых конфигураций (например, в базовых и ПРОФ-версиях «1С:Бухгалтерия», а также в специализированных национальных редакциях) на этом счете настроены максимум три субконто аналитического учета:
Обратите внимание: аналитики Подразделение на самом забалансовом счете МЦ нет. В то же время, когда мы оформляем первичный документ Передача малоценки в эксплуатацию, в нем в обязательном порядке указывается подразделение затрат. Это необходимо для того, чтобы в момент передачи списать 100% стоимости малоценки на расходы конкретного цеха или отдела (например, на счета 20, 23, 25, 26, 44 или 91).
С этого момента подразделение неявно привязывается к Партии (первичному документу передачи). Документ Перемещение малоценки в эксплуатации (или Перемещение МА в эксплуатации) технологически рассчитан на перемещение активов строго внутри одного подразделения от одного сотрудника к другому. Как только мы пытаемся в шапке документа указать другое подразделение или провести цепочку перемещений, где конечный получатель числится в другом отделе, механизм партионного учета на забалансе дает сбой. Программа пытается сопоставить партию, созданную в «Подразделении А», с остатками по «Подразделению Б», не находит совпадений и сообщает о нехватке запасов.
Рассмотрим подробнее три основных способа обхода этого системного ограничения, которые позволяют корректно отразить операцию в учете.
Это классический и наиболее методологически чистый способ с точки зрения складского учета, если актив физически возвращается на склад перед тем, как быть выданным новому сотруднику в другом подразделении.
Разберем процесс по шагам:
Возврат материалов из эксплуатации. Этот документ списывает актив с забалансового счета МЦ по старому сотруднику и приходует его на склад по остаточной (или рыночной) стоимости.Передача материалов в эксплуатацию (или Передача МА в эксплуатацию). В этом документе мы указываем новое подразделение получателя и нового сотрудника (МОЛ). Стоимость актива снова списывается на затраты нового подразделения, а сам актив встает на забалансовый учет по счету МЦ под новой партией.Важный нюанс: Этот способ идеально подходит, если объект еще имеет остаточную стоимость или если вам важно контролировать физическое движение через центральный склад. Однако у него есть существенный минус: при повторной передаче в эксплуатацию могут заново возникнуть затраты на балансовых счетах, что может исказить финансовый результат, если первоначальная стоимость уже была полностью списана при первой выдаче.
Если малоценный актив уже полностью самортизирован (его балансовая стоимость равна нулю, и он числится только на забалансовом счете МЦ для контроля сохранности), гонять его через балансовые счета склада не имеет смысла. Для этого случая разработчики и методологи рекомендуют использовать схему списания с последующим ручным вводом.
Рассмотрим этот алгоритм:
Списание малоценки из эксплуатации (или Списание МА из эксплуатации). В табличной части указываем старого сотрудника и списываемый инвентарь. Проводим документ. Поскольку стоимость актива на балансе уже списана, этот документ сформирует движения только по кредиту забалансового счета МЦ. Никаких проводок по счетам затрат не возникнет.Операция (бухгалтерский и налоговый учет) — так называемую ручную операцию или бухсправку. В дебете проводки указываем счет МЦ, выбираем нового сотрудника, назначение использования и создаем новую партию (или выбираем ручное отражение). Поскольку счет забалансовый, проводка будет односторонней (только по Дебету), что не нарушит баланс и не затронет счета расходов предприятия.Этот способ позволяет быстро «перекинуть» материальную ответственность с одного человека на другого без генерации лишних оборотов по затратным счетам.
Если на предприятии перемещение малоценки между подразделениями происходит ежедневно и в больших объемах, ручные операции и двухэтапные схемы через склад приведут к колоссальным трудозатратам бухгалтера. В такой ситуации проанализируем технические возможности самой платформы 1С.
В версиях уровня КОРП (например, «1С:Бухгалтерия КОРП» или ERP-решениях) разработчики изначально добавили аналитическое измерение «Подразделение» на уровень забалансовых счетов учета эксплуатации. Если вы работаете в версии КОРП, убедитесь, что в настройках параметров учета включен признак ведения учета по подразделениям для счетов учета материалов в эксплуатации.
Если же вы используете версию ПРОФ, вы можете обсудить с вашим обслуживающим программистом 1С возможность внесения изменений в план счетов. Добавление субконто Подразделения на счет МЦ решит проблему с документами перемещения раз и навсегда. Однако помните, что изменение типового плана счетов может усложнить процесс последующих обновлений конфигурации.
Выбор метода зависит от специфики учета на вашем предприятии: