Как в кадровых отчетах 1С:ЗУП 3.1 увидеть историю регистрации подразделения в налоговом органе?

В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП 3.1) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при изменении регистрации подразделения в налоговом органе (смене КПП или ОКТМО) кадровые отчеты начинают отображать некорректную информацию. Например, при формировании отчета «Личные данные сотрудников» на прошлую дату в поле Подразделение.Регистрация.КПП выводится не то значение, которое действовало тогда, а самое актуальное (последнее) на текущий момент. Рассмотрим подробнее, почему это происходит и какими способами можно получить исторические данные по привязке сотрудников к ИФНС.

Причина проблемы: архитектура хранения данных в ЗУП 3.1

Проанализируем ситуацию с точки зрения структуры метаданных. В ЗУП 3.1 информация о регистрации подразделения в налоговом органе хранится двумя способами:

1. В справочнике «Подразделения»: Там есть реквизит Регистрация. Этот реквизит является ссылкой на текущую запись о регистрации. Когда в отчете мы выбираем поле через точку (например, Подразделение.Регистрация.КПП), система выполняет прямой запрос к справочнику. Справочник — это объект, не имеющий истории в разрезе времени (непериодический), поэтому он всегда возвращает то, что записано в нем «сейчас».
2. В регистре сведений «Регистрация в налоговом органе подразделений»: Это специальный периодический регистр, который как раз и хранит историю: какое подразделение, с какой даты и в какой налоговой было зарегистрировано.

Проблема заключается в том, что стандартные кадровые отчеты («Личные данные сотрудников», «Штатные сотрудники») настроены на работу со справочником подразделений, а не с периодическим регистром регистраций. Поэтому при изменении регистрации, скажем, с 01.05.2018, отчет за апрель 2018 года все равно будет показывать новый КПП.

Решение №1: Использование отчетов блока «Налоги и взносы»

Разберем, почему для решения этой задачи лучше всего подходят отчеты по НДФЛ. В системе 1С:ЗУП 3.1 данные о КПП и ОКТМО жестко привязаны к записям о доходах и налогах в регистрах накопления. Выясним, какие отчеты могут помочь кадровику:

Рассмотрим отчет «Анализ НДФЛ по ИФНС» (или «Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам»). Хотя этот отчет предназначен для расчетчиков, в нем можно настроить группировку таким образом, чтобы увидеть список сотрудников в разрезе налоговых органов за любой период. Поскольку данные в этот отчет попадают из регистра накопления РасчетыНалогоплательщиковСБюджетомПоНДФЛ, они всегда соответствуют той регистрации, которая действовала на момент начисления зарплаты.

Для настройки выполним следующие действия:

1. Откроем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам».
2. Перейдем в Настройки — Расширенный.
3. На вкладке Структура добавим группировку Регистрация в налоговом органе, а внутри нее — группировку по Сотруднику.
4. Установим нужный период.

Это самый надежный способ увидеть, по какому КПП «числился» сотрудник в конкретном месяце с точки зрения учета.

Решение №2: Настройка «Универсального отчета» по регистру сведений

Если нам нужно увидеть именно историю назначений без привязки к суммам налогов, воспользуемся Универсальным отчетом. Это позволит нам напрямую обратиться к периодическим данным регистра.

Посмотрим на алгоритм настройки:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Универсальный отчет.
2. В поле «Тип объекта» выберем Регистр сведений.
3. В поле «Объект» выберем Регистрация в налоговом органе подразделений.
4. В поле «Таблица» выберем Срез последних и укажем интересующую нас дату.

Этот отчет покажет нам список всех подразделений и их КПП, действовавших на выбранную дату. Чтобы сопоставить эти данные с сотрудниками, кадровику придется сформировать список сотрудников по подразделениям на ту же дату и соединить их (например, в Excel).

Решение №3: Работа с обособленными территориями

Рассмотрим ситуацию, когда в организации используется механизм Обособленных территорий. Если в настройках расчета зарплаты включена опция «Использовать обособленные территории», то регистрация в налоговом органе может быть привязана не к подразделению, а к территории.

В этом случае перемещение сотрудника между налоговыми инспекциями оформляется документами «Кадровый перевод» или «Перемещение между территориями». Для таких случаев в программе предусмотрен отчет «Движение сотрудников между территориями», который корректно отражает историю изменений КПП, так как территория в кадровом учете — это полноценный разрез данных с историей.

Рекомендации для разработчиков (создание внешнего отчета)

Если кадровикам требуется регулярный отчет «Сотрудник — КПП» с учетом истории без обращения к налоговым регистрам, проанализируем пример запроса, который можно использовать в Системе компоновки данных (СКД). Нам нужно соединить таблицу среза последних регистра КадроваяИсторияСотрудников с периодическим регистром РегистрацияВНалоговомОрганеПодразделений.

Посмотрим на пример логики запроса:

ВЫБРАТЬ
    КадроваяИстория.Сотрудник,
    КадроваяИстория.Подразделение,
    РегистрацииПодразделений.РегистрацияВНалоговомОргане.КПП КАК КПП
ИЗ
    РегистрСведений.КадроваяИсторияСотрудников.СрезПоследних(&Период, ) КАК КадроваяИстория
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ 
    РегистрСведений.РегистрацияВНалоговомОрганеПодразделений.СрезПоследних(&Период, ) КАК РегистрацииПодразделений
ПО 
    КадроваяИстория.Подразделение = РегистрацииПодразделений.СтруктурнаяЕдиница

Важный нюанс: В ЗУП 3.1 регистрация в налоговом органе для подразделений в регистре сведений привязана к измерению СтруктурнаяЕдиница. Именно такое соединение в СКД позволит получить КПП, актуальный на дату &Период, а не на текущий день.

Резюме и практические советы

Подведем итоги нашего исследования. В типовой конфигурации ЗУП 3.1 «чистые» кадровые отчеты не предназначены для получения истории по ИФНС, так как в кадровом учете ключевым объектом является подразделение, а смена его реквизитов (регистрации) считается событием налогового учета.

Что делать кадровику:

• Если нужно проверить, «ушли» ли сотрудники из закрытой обособки — используйте Анализ НДФЛ. Если там нет начислений по старому КПП, значит, кадровый учет настроен верно.
• Если нужно просто видеть список — используйте Универсальный отчет по подразделениям.
• Если смена КПП происходит часто и это критично для кадров — рассмотрите возможность использования механизма Территорий.

Выясним причину, по которой расчетчики требуют данные от кадровиков. Часто это связано с проверкой правильности заполнения отчетности 6-НДФЛ. В этом случае совместная работа над отчетами блока «Налоги и взносы» будет наиболее эффективным решением задачи.