← На главную

В процессе оперативной работы закупщики часто сталкиваются с огромным справочником номенклатуры. Ошибки при заполнении табличной части Товары в документе Заказ поставщику — обычное дело: вместо покупных материалов в заказ попадает готовая продукция или полуфабрикаты собственного производства. Это приводит к некорректному планированию закупок и путанице в складском учете. В данной статье мы разберем, как ограничить выбор номенклатуры штатными средствами 1С:ERP 2.4, не прибегая к доработке конфигурации.

Метод 1. Использование сегментов номенклатуры и индивидуальных соглашений

Разберем наиболее эффективный и «прозрачный» способ ограничения списка товаров для конкретного поставщика. Этот метод основан на связке сегментов номенклатуры и условий закупок. Рассмотрим по шагам, как это настроить.

Первым делом нам необходимо классифицировать товары. Проанализируем возможности механизма Сегменты номенклатуры. Этот инструмент позволяет объединять товары в группы не по иерархии папок, а по любым логическим признакам. Для нашей задачи создадим сегмент «Покупные товары».

1. Перейдем в раздел CRM и маркетинг — Настройки и справочники — Сегменты номенклатуры.
2. Создадим новый сегмент. Выберем способ формирования: Формировать динамически (чтобы новые товары с нужным видом номенклатуры попадали туда сами) или Периодически обновлять.
3. В настройках схемы компоновки данных укажем фильтр, например: Вид номенклатуры РАВНО «Материалы» или «Закупаемые товары».

Теперь свяжем этот сегмент с поставщиком. Для этого используются Соглашения с поставщиками. Выясним, как активировать ограничение:

1. Откроем Индивидуальное соглашение с конкретным контрагентом (или создадим типовое, если условия общие для многих).
2. На вкладке Условия закупок найдем возможность указать ограничение по номенклатуре.
3. Установим флаг или выберем созданный ранее сегмент «Покупные товары».

Важный нюанс: Чтобы система жестко контролировала этот выбор, проверим настройки в разделе НСИ и администрирование — Закупки. Там должна быть включена опция использования соглашений. При выборе такого соглашения в Заказе поставщику, в форме подбора будут отображаться только те позиции, которые входят в указанный сегмент. Это полностью исключает возможность случайного выбора продукции или полуфабрикатов.

Метод 2. Использование механизма Номенклатура поставщика

Посмотрим на ситуацию под другим углом. Часто закупщику вообще не нужно видеть весь внутренний справочник, ему важно работать в терминах поставщика. Для этого в 1С:ERP существует регистр Номенклатура партнеров.

Проанализируем алгоритм работы через этот механизм:

1. Для каждого поставщика в его карточке (раздел Номенклатура партнера) заполним список товаров, которые он нам поставляет. Здесь мы сопоставляем наше внутреннее наименование с наименованием поставщика.
2. В документе Заказ поставщику при нажатии кнопки Подобрать товары в форме подбора переключим режим в положение По данным поставщика.

В этом режиме закупщик увидит строго ограниченный список — только то, что ранее было сопоставлено с данным контрагентом. Если товара нет в списке сопоставления, он просто не отобразится. Это отличный способ привязать перечень товаров к конкретному поставщику, указанному в шапке заказа.

Метод 3. Ограничение прав доступа на уровне записей (RLS)

Если задача стоит более жестко — например, закупщики вообще не должны видеть продукцию и полуфабрикаты в справочнике (чтобы не путаться), — разберем настройку RLS (Row-Level Security). Это штатный механизм, позволяющий разграничить права доступа к элементам справочников.

Рассмотрим, как ограничить доступ по группам номенклатуры:

1. Зайдем в раздел НСИ и администрирование — Настройки пользователей и прав — Группы доступа.
2. Создадим (или отредактируем) группу доступа для закупщиков.
3. На вкладке Ограничения доступа выберем вид доступа Номенклатура.
4. Укажем значения — выберем только те группы (папки) номенклатуры, которые относятся к закупаемым товарам. Все остальные папки (Продукция, Полуфабрикаты) станут невидимыми для пользователей этой группы.

Внимание: Использование RLS может замедлить работу системы при больших объемах данных, поэтому этот метод стоит применять осознанно. Кроме того, как справедливо заметили участники обсуждения, если кто-то переместит товар из «разрешенной» папки в «запрещенную», пользователь потеряет к нему доступ.

Метод 4. Настройка рабочего места закупщика

Проанализируем ситуацию: зачем закупщику вообще выбирать товар вручную? В 1С:ERP предусмотрен мощный инструмент — Формирование заказов по потребностям.

Разберем, как этот интерфейс минимизирует ошибки:

1. Для каждой номенклатуры в карточке или в настройках обеспечения устанавливается Метод обеспечения (например, «Покупка») и Основной поставщик.
2. Закупщик открывает обработку Формирование заказов по потребностям. Система сама анализирует дефицит материалов на складах и под заказы на производство.
3. Система автоматически формирует список только тех позиций, которые требуют закупки. В этот список по определению не попадет готовая продукция (если для нее не установлен метод обеспечения «Покупка»).

Таким образом, использование автоматизированных рабочих мест (АРМ) вместо ручного создания документов «с нуля» является лучшей практикой в 1С:ERP для предотвращения ошибок человеческого фактора.

Метод 5. Организационный контроль через статусы и версионирование

Если программные ограничения кажутся избыточными, рассмотрим метод пост-контроля. Мы можем настроить систему так, что пользователь сможет выбрать любую номенклатуру, но не сможет провести заказ в статусе К поступлению или Подтвержден, если в нем есть ошибки.

Для этого можно задействовать Бизнес-процессы и задачи или простые дополнительные реквизиты с проверкой. Однако наиболее близким к «штатному» без программирования будет использование сегмента «Запрещенные к закупке» и настройка отчета Контроль закупки продукции, который будет рассылаться руководителю отдела закупок ежедневно. Это дисциплинирует сотрудников и позволяет быстро исправлять ошибки заполнения табличных частей Товары.

Подводя итог, наиболее сбалансированным решением является сочетание Сегментов номенклатуры и Индивидуальных соглашений. Это позволяет гибко настраивать доступный ассортимент для каждого поставщика и обеспечивает автоматическую фильтрацию в форме подбора, что и требовалось автору задачи.