← На главную

При внедрении системы 1С:Документооборот (особенно в редакции ПРОФ) часто возникает путаница между встроенной почтовой подсистемой («Легкая почта» или встроенный почтовый клиент в КОРП) и подсистемой рассылки уведомлений. Попытка настроить отправку писем о задачах через персональные почтовые ящики пользователей приводит к ошибкам прав доступа (например, «Нет прав для действий с БД») или к сообщениям о необходимости включить легкую почту.

Разберем архитектуру подсистемы уведомлений, выясним причину возникновения таких сложностей и пошагово настроим централизованную рассылку оповещений пользователям.

Принципиальное различие между почтовым клиентом и подсистемой уведомлений

Проанализируем, как устроена работа с электронной почтой в программе:

1. Подсистема уведомлений — служебный механизм программы. Все оповещения о поступлении новых задач, согласовании документов, контроле сроков или изменениях статусов формируются сервером автоматически. Отправка выполняется через единственную системную учетную запись электронной почты. Рядовым пользователям не требуется заводить персональные параметры SMTP или иметь права на администрирование почты. Программе достаточно знать контактный адрес из карточки пользователя.
2. Легкая почта / Почтовый клиент — инструмент для работы с пользовательской перепиской. В редакции ПРОФ легкая почта используется исключительно для отправки документов или файлов через внешние клиенты или по простому протоколу. Для получения автоматических уведомлений этот функционал настраивать не нужно.

Пошаговая настройка системных уведомлений

Рассмотрим порядок действий для корректной настройки доставки писем.

1. Настройка системной учетной записи:

   Перейдем в раздел Настройка и администрирование → Учетные записи электронной почты (или Почтовые ящики). Откроем учетную запись с признаком Системная. Укажем параметры исходящей почты (сервер SMTP, порт, тип шифрования SSL/TLS, логин и пароль/пароль приложения). Нажмем кнопку проверки учетной записи, чтобы убедиться в успешной отправке тестового сообщения.

2. Заполнение контактных адресов пользователей:

   Перейдем в справочник Пользователи. Откроем карточку каждого сотрудника, который должен получать оповещения, и на вкладке с контактной информацией укажем корректный рабочий адрес в поле Email.

3. Включение механизма уведомлений в параметрах программы:

   Откроем Настройка и администрирование → Настройка программы → Общие настройки → блок Уведомления. Установим флаг Использовать уведомления. В настройках способов доставки укажем способ По почте (Email) для необходимых видов событий или включим отправку для всех пользователей по умолчанию.

Механизм формирования очереди и настройка расписания

Выясним, почему письма-оповещения не приходят мгновенно в момент создания задачи. Рассылка работает в асинхронном фоновом режиме через конвейер из двух регламентных заданий:

1. Обработка произошедших бизнес-событий — анализирует изменения в информационной базе и формирует записи в служебном регистре Очередь уведомлений.
2. Уведомление пользователей о произошедших событиях (или задание отправки писем) — считывает накопившуюся очередь и выполняет физическую отправку писем через системный SMTP-сервер.

Если письма приходят с задержкой или накапливаются пачками, необходимо скорректировать расписание фоновых заданий:

1. Перейдем в Настройка и администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные и фоновые задания.
2. Найдем задания Обработка произошедших бизнес-событий и Уведомление пользователей о произошедших событиях.
3. Настроим их расписание на запуск каждые 1–2 минуты (или с другим требуемым интервалом, например, раз в 5 минут).

Диагностика и устранение типовых ошибок

Если после включения всех опций письма сотрудникам не поступают, выполним следующую проверку:

1. Проверка очереди сообщений: откроем регистр сведений Очередь уведомлений (через Все функции / Функции для технического специалиста). Если там накапливаются неотправленные записи, обратим внимание на поле с текстом ошибки (часто это связано с ограничениями SMTP-сервера по частоте отправки или неверными настройками авторизации).
2. Анализ журнала регистрации: проверим события фоновых заданий в Журнале регистрации по фильтру регламентных заданий рассылки.
3. Редактирование текстов писем: если требуется изменить содержание или тему входящих писем, перейдем в справочник Шаблоны уведомлений в настройках программы и отредактируем шаблоны с использованием доступных тегов автоподстановки.