← На главную

Разберем типичную проблему, с которой часто сталкиваются как начинающие пользователи, так и опытные расчетчики при переходе на программу 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1). Ситуация выглядит следующим образом: в кадровом учете оформлен документ Отпуска сотрудников (списочный приказ по форме Т-6а). На его основании расчетчик создает расчетный документ Отпуск для конкретного сотрудника. Однако при попытке добавить в расчетный документ дополнительный отпуск пользователь обнаруживает, что флажок Предоставить дополнительный отпуск неактивен, а поля ввода заблокированы.

Выясним причину такого поведения системы, рассмотрим внутреннюю архитектуру взаимодействия кадрового и расчетного учета в 1С:ЗУП 3.1 и подробно разберем несколько практических способов решения этой задачи.

Почему блокируется флажок дополнительного отпуска в расчетном документе?

Для того чтобы понять логику программы, проанализируем принципы разделения прав и обязанностей кадровика и расчетчика в 1С:ЗУП 3.1. В отличие от старых версий программы (например, ЗУП 2.5), в редакции 3.1 реализовано жесткое разделение на кадровые приказы и расчетные документы начисления.

Когда расчетный документ Отпуск создается на основании кадрового документа Отпуска сотрудников, между ними устанавливается жесткая системная связь. Программа блокирует ручное редактирование ключевых параметров (периоды, виды отпусков, признак наличия дополнительного отпуска) в расчетном документе. Это сделано намеренно, чтобы избежать рассинхронизации данных: приказ на отпуск, подписанный руководителем, должен строго соответствовать начисленным суммам в бухгалтерии.

Если вам требуется внести изменения в условия предоставления отпуска, это необходимо делать через первоисточник — кадровый приказ.

Способ 1. Корректное добавление отпуска через документ-родитель

Рассмотрим стандартный и наиболее корректный с точки зрения методологии программы алгоритм действий. Изменения вносятся непосредственно в кадровый документ, после чего расчетный документ обновляется автоматически.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел Кадры и откроем журнал Отпуска (или непосредственно документ Отпуска сотрудников, которым был оформлен отпуск списком).
2. Найдем в табличной части нужного сотрудника. Обратите внимание, что в списочном документе для каждого сотрудника указывается его период отпуска.
3. Для того чтобы добавить дополнительный отпуск, нам необходимо отредактировать строку сотрудника. В зависимости от версии программы, дополнительный отпуск может вноситься отдельной строкой по тому же сотруднику или внутри формы редактирования строки.
4. Убедимся, что в кадровом документе для сотрудника заполнены обе строки: основной отпуск (с указанием дат) и дополнительный отпуск (с указанием соответствующего вида отпуска из справочника ВидыОтпусков и периода его проведения).
5. После внесения изменений в кадровый документ нажмем кнопку Провести.
6. В нижней части формы кадрового документа или непосредственно из строки сотрудника перейдем по гиперссылке Оформить отпуск (или Открыть начисление). Программа перенаправит нас в уже созданный ранее расчетный документ Отпуск.
7. В открывшемся расчетном документе программа автоматически установит флажок Предоставить дополнительный отпуск, заполнит вкладку с дополнительными отпусками на основании кадровых данных и пересчитает средний заработок. Нам останется только провести расчетный документ.

Способ 2. Настройка «Использовать общий период отпуска в документах»

В ранних релизах ЗУП 3.1 пользователи часто сталкивались со следующей проблемой: при добавлении дополнительного отпуска через документ Отпуска сотрудников программа создавала два отдельных расчетных документа Отпуск (один для основного, другой для дополнительного). Это крайне неудобно для бухгалтерии, так как по одному событию приходилось формировать две разные записки-расчет и дважды рассчитывать средний заработок.

Для решения этой проблемы, начиная с версии 3.1.15, разработчики добавили специальный функционал. Посмотрим, как его настроить и использовать:

1. Перейдем в раздел Настройка, далее выберем пункт Кадровый учет.
2. Найдем и установим флажок Использовать общий период отпуска в документах.
3. Проанализируем, как изменится логика работы программы после включения этой настройки. Теперь в документах Отпуска сотрудников и расчетном документе Отпуск пропадает необходимость разделять периоды вручную. Пользователь указывает один единый период (например, общий отпуск на 36 календарных дней).
4. Программа самостоятельно анализирует остатки отпусков сотрудника на дату начала отпуска. Сначала она автоматически списывает доступные дни основного отпуска (например, 28 дней), а оставшуюся часть периода (8 дней) переносит на дополнительный отпуск.
5. В результате формируется **один** расчетный документ Отпуск, в котором заполнены обе вкладки, средний заработок рассчитывается единожды для единого непрерывного периода, а расчетчик получает одну общую печатную форму записки-расчета.

Способ 3. Проверка прав сотрудника на дополнительный отпуск

Иногда флажок дополнительного отпуска заблокирован или не рассчитывается из-за отсутствия у сотрудника законодательного или локального права на данный вид отпуска. Начиная с версий 3.1.27.111 / 3.1.28.11, программа осуществляет строгий контроль прав сотрудников при заполнении документов.

Если программа выдает предупреждение "Вид отпуска не назначен сотруднику", выполним следующие действия для проверки и исправления настроек:

1. Перейдем в раздел Настройка — Предприятие — Виды отпусков и убедимся, что нужный вид дополнительного отпуска создан и настроен корректно (заданы правила расчета дней, указано, является ли он ежегодным).
2. Проверим, назначено ли право на этот отпуск конкретному сотруднику. Сделать это можно следующими способами:
   • Через штатное расписание: если отпуск положен всем сотрудникам на определенной должности (например, за вредные условия труда), откроем позицию штатного расписания и на вкладке Дополнительные отпуска укажем вид отпуска и количество дней за год.
   • Через кадровые документы: откроем документ Прием на работу или Кадровый перевод по данному сотруднику. На вкладке Главное перейдем по ссылке Редактировать права на отпуск и проверим, привязан ли туда необходимый дополнительный отпуск. Если нет — добавим его вручную с указанием даты, с которой право начинает действовать.
   • Через ввод остатков: если учет в базе ведется не с начала деятельности организации, проверим документ Ввод остатков отпусков по сотруднику.

Особое внимание уделим специфическим видам дополнительных отпусков:

• Северные отпуска: право на них появляется автоматически, если в карточке организации или подразделения заполнены реквизиты территориальных условий (РКС или МКС).
• Отпуска за вредность: рассчитываются исходя из фактически отработанного времени во вредных условиях труда. Для их корректного учета важно вести учет фактически отработанного времени в разрезе классов условий труда.
• Чернобыльские отпуска (ЧАЭС): это особый вид неоплачиваемого работодателем отпуска. Настройка включается в Настройках состава начислений и удержаний на вкладке Отпуска. Количество дней прописывается индивидуально в карточке физического лица в разделе Страхование.

Технические нюансы и исправление ошибок при изменении документов

В процессе работы с цепочками документов кадрового и расчетного учета могут возникать системные сбои. Проанализируем наиболее частую проблему — задвоение документов при изменении дат.

Если кадровик решает изменить даты начала или окончания отпуска в групповом документе Отпуска сотрудников задним числом (особенно когда расчетный период уже закрыт или по документу была начислена материальная помощь к отпуску), система может повести себя некорректно. Программа пытается автоматически создать новые расчетные документы Отпуск, при этом старые документы могут распроводиться, но их движения по регистрам сведений (например, по регистру ФактическиеОтпуска) зависают.

Для исправления подобных ситуаций рекомендуется придерживаться следующего правила: если документ уже рассчитан и выплачен, любые исправления периодов необходимо делать исключительно через механизм исправления документов (кнопка Исправить в левом нижнем углу расчетного документа Отпуск), а не прямой корректировкой старого кадрового приказа.

В крайних случаях, если движения документов рассинхронизировались, администратору базы данных потребуется воспользоваться групповой обработкой данных для принудительного перепроведения цепочки документов в режиме отмены проведения и последующего последовательного восстановления расчетов.