При расчете заработной платы сотрудников, работающих вахтовым методом, часто возникает стандартная жизненная ситуация. В графике работы сотрудника заложено фиксированное количество дней в пути (например, 2 дня на дорогу туда и обратно). Однако в процессе поездки возникают непредвиденные обстоятельства: задержка рейса, плохие погодные условия или поломка транспорта. В результате сотрудники добираются до места вахты не 2 дня, а 3 или даже 4.
Бухгалтер открывает документ Табель, вручную корректирует количество дней в пути (меняет плановые 2 дня на фактические 3 дня) и проводит документ. Но при заполнении документа Начисление зарплаты и взносов обнаруживается неприятный сюрприз: программа упорно начисляет оплату только за 2 дня, полностью игнорируя фактически введенное в табеле время. Почему так происходит и как настроить программу, чтобы расчет производился автоматически на основании фактических данных? Давайте разберем эту проблему по шагам и найдем оптимальное решение.
---
Для того чтобы понять логику программы, проанализируем, как в 1С:ЗУП 3.1 устроен приоритет документов, фиксирующих время. Программа распределяет источники данных о времени по следующей иерархии (от высшего к низшему):
Если начисление (в нашем случае «Оплата дней в пути») создано со стандартной настройкой назначения «Ежемесячно», программа по умолчанию рассчитывает его исходя из планового времени, зафиксированного в Графике работы сотрудника. При этом показатели формулы РабочиеЧасы или ВремяВЧасах считывают именно плановую норму из графика. Ручное добавление дополнительных дней в документе Табель программа видит как факт присутствия, но формула начисления не обращается к этим данным, так как они противоречат исходному (плановому) графику работы.
Ниже мы рассмотрим три способа решения этой проблемы типовыми средствами программы без привлечения программистов и изменения кода конфигурации.
---
Это самый простой, элегантный и полностью автоматический способ. Мы заставим формулу начисления обращаться напрямую к фактическим данным из документа Табель, а не к плановому графику работы.
Для реализации этого способа выполним следующие действия:
Шаг 1. Проверяем настройки вида времени
Перейдем в раздел Настройка — Виды использования рабочего времени. Убедимся, что у нас создан специальный вид времени для дней в пути (например, «Дни в пути» с буквенным кодом «ДП»).
Шаг 2. Корректируем настройки начисления
Перейдем в справочник начислений (Настройка — Начисления) и откроем карточку нашего начисления «Оплата дней в пути» (или «Оплата дополнительных дней в пути»).
Шаг 3. Изменяем формулу расчета
Для того чтобы расчет происходил корректно, нам нужно правильно подобрать показатели времени. Если в формуле используется показатель РабочиеЧасы, программа может брать данные только по плановым рабочим дням. Заменим его на показатель ВремяВЧасах.
Итоговая формула начисления должна выглядеть следующим образом:
Оклад / НормаЧасов * ВремяВЧасах
Или, если оплата производится по фиксированной дневной (часовой) ставке:
ТарифнаяСтавкаЧасовая * ВремяВЧасах
Шаг 4. Настройка вкладки «Учет времени»
Перейдем на вкладку Учет времени в карточке начисления. Убедимся, что:
Результат: Теперь при расчете заработной платы программа проанализирует документ Табель. Если в графике у сотрудника стояло 2 дня пути (16 часов), а в табеле вручную указано 3 дня (24 часа), показатель ВремяВЧасах автоматически примет фактическое значение 24. Расчет доплаты произведется за все 3 дня в пути в строгом соответствии с фактическим табелем.
---
Методологически разработчики фирмы «1С» рекомендуют использовать документ Табель исключительно как инструмент фиксации факта, а любые отклонения в плановом времени (включая увеличение количества дней в пути до начала вахты) регистрировать кадровыми или плановыми документами. Одним из таких документов является Индивидуальный график.
Если у сотрудника изменились дни в пути, мы можем зафиксировать это изменение до момента расчета зарплаты:
При использовании этого метода документ Табель заполнять вручную не потребуется — при автоматическом заполнении он сам подтянет данные из введенного индивидуального графика. Документ Начисление зарплаты и взносов также без проблем рассчитает оплату за 3 дня пути, так как эти дни теперь официально стали частью планового графика сотрудника на этот месяц.
---
Если вы не хотите менять настройки начислений и времени или вводить сложные индивидуальные графики, можно пойти по пути ввода фиксированных показателей. Этот метод отлично подходит, если дни в пути оплачиваются по фиксированной дневной ставке и их точный учет в часах в графике работы не является критически важным для регламентированного учета.
Проанализируем этот вариант по шагам:
Шаг 1. Создаем показатель расчета
Перейдем в раздел Настройка — Показатели расчета зарплаты и создадим новый показатель:
Шаг 2. Создаем шаблон ввода исходных данных
Перейдем в раздел Настройка — Шаблоны ввода исходных данных. Создадим новый шаблон, в котором укажем, что в документе будет вводиться созданный нами показатель ФактическиДнейВПути для списка сотрудников.
Шаг 3. Корректируем формулу в начислении
В карточке начисления «Оплата дней в пути» пропишем формулу, которая будет напрямую зависеть от этого показателя:
ТарифнаяСтавкаДневная * ФактическиДнейВПути
Шаг 4. Ввод фактических данных
Теперь ежемесячно перед расчетом зарплаты расчетчик заходит в раздел Зарплата — Данные для расчета зарплаты, создает документ по нашему шаблону и просто указывает напротив фамилии сотрудника реальное количество дней дороги (например, «3»). Программа произведет точный расчет без привязки к графикам и табелям.
---
При настройке самого вида использования рабочего времени для дней в пути (раздел Настройка — Виды использования рабочего времени) обратите особое внимание на переключатель его свойств.
Важно: Не настраивайте «Дни в пути» с основным временем «Рабочее время»! Согласно Трудовому кодексу РФ, время в пути до места сбора и обратно в рабочее время напрямую не включается (хоть и подлежит обязательной оплате в размере не ниже дневной тарифной ставки). Если вы укажете этот вид времени как полноценное рабочее, программа приплюсует эти дни к общей норме времени сотрудника за учетный период. Это приведет к искусственному завышению нормы и некорректному расчету сверхурочных часов (переработок) при суммированном учете рабочего времени, а также к искажению расчета среднего заработка для отпусков и больничных.
Рекомендация: Настройте этот вид времени со значением основного времени как «Дополнительные выходные (оплачиваемые)» или просто «Выходные дни». Это позволит программе четко разграничить производственные часы и время нахождения в дороге.