← На главную

При использовании автоматизированной обработки Формирование заказов поставщикам пользователи типовых конфигураций (в частности, 1С:Управление торговлей 11) часто сталкиваются с ситуацией, когда система разделяет потребности на несколько отдельных документов. В частности, заказы клиентов с вариантами обеспечения К обеспечению и Обеспечивать обособленно или принадлежащие к разным направлениям деятельности разбиваются на два и более заказа поставщику.

Разберем по шагам, почему архитектура программы работает именно так, какова логика разработчиков 1С и какими последствиями грозит ручное сворачивание всех товаров в один документ.

Архитектурные причины разделения документов

Рассмотрим, как устроена структура хранения данных в типовых решениях 1С на платформе 1С:Предприятие 8.3. Разделение заказов обусловлено двумя ключевыми факторами:

1. Уровень реквизита в документе: Реквизит Направление деятельности в документе Заказ поставщику располагается в шапке документа, а не в табличной части товаров. По этой причине один документ физически не может содержать позиции, относящиеся к разным направлениям деятельности.
2. Механизм назначений и обособленного учета: Вариант обеспечения Обеспечивать обособленно формирует в системе специальный разрез учета запасов — Назначение (конкретный заказ покупателя или направление деятельности). Вариант К обеспечению формирует потребность в общем свободном остатке (без обособленного назначения). Автоматическая обработка планирования делит закупки, так как товары под конкретный заказ клиента и товары для свободного остатка должны учитываться отдельно уже на этапе размещения заказа.

Последствия ручного объединения товаров в один заказ

На первый взгляд может показаться, что при переносе всех позиций в один документ Заказ поставщику система проводит его без видимых ошибок. Однако проблемы возникают на последующих этапах цепочки продаж и при расчете финансового результата.

Проанализируем конкретные зоны риска:

1. Ошибка при отгрузке и контроле остатков: При оформлении документа Приобретение товаров и услуг поступление приходуется на склад с учетом аналитики заказа-основания. Если товары для обособленного заказа клиента поступили в рамках «общего» заказа поставщику (без привязки к конкретному назначению), система не свяжет их с нужным покупателем. В результате при попытке провести документ Реализация товаров и услуг программа выдаст ошибку о недостатке зарезервированного товара под данное назначение.
2. Искажение управленческого финансового результата: Аналитика Направление деятельности отвечает за разделение доходов, расходов и себестоимости. Единое направление из шапки документа зафиксирует всю себестоимость закупки и кредиторскую задолженность только за одним направлением. В отчетах по валовой прибыли и финансовым результатам сквозной учет по второму направлению будет полностью нарушен.
3. Планирование денежных средств: В подсистеме Казначейства графики оплаты поставщику и документы Заявка на расходование денежных средств привязываются к аналитике из шапки заказа. Объединение заказов приведет к неверному учету движения денежных средств в разрезе направлений бизнеса.

Правильные сценарии работы и альтернативные решения

Если плодить большое количество бумажных документов или заказов поставщику не хочется, проанализируем штатные способы решения этой задачи без нарушения учета:

1. Оформление единого документа поступления по нескольким заказам: Для правильного учета в системе можно оставить автоматически разделенные документы Заказ поставщику, но при поступлении товаров оформлять один общий документ Приобретение товаров и услуг. Система 1С позволяет заполнять одну накладную сразу по нескольким заказам-основаниям.
2. Отказ от обособления в заказах клиентов: Если предприятию не требуется жестко резервировать поступивший товар под конкретного заказчика, в документе Заказ клиента следует устанавливать статус К обеспечению вместо Обеспечивать обособленно. В этом случае обработка сгруппирует все потребности в единый заказ поставщику.
3. Распределение финрезультата при закрытии месяца: Если направления деятельности необходимы исключительно для анализа итоговой маржинальности, а не для физического учета запасов на складах, можно отключить учет направлений в закупках и настроить правила распределения выручки и себестоимости в рамках регламентной процедуры закрытия месяца.