Работа с большими списками документов, такими как Банковские выписки, часто требует от бухгалтера или менеджера оперативной выборки данных по конкретному набору партнеров. В старых версиях программ (например, в УТ 10.3 на обычных формах) механизм фильтрации был интуитивно понятен, однако в современном интерфейсе 1С:Предприятие 8.3 (Такси) пользователи часто теряются, видя только строку простого поиска по одному значению. Разберем подробно, как реализовать сложный отбор по списку контрагентов и, что самое важное, как заставить программу запомнить этот выбор для последующего использования.
Проанализируем стандартную ситуацию: нам необходимо быстро отобрать документы по десяти определенным контрагентам. Вместо того чтобы использовать строку поиска (которая эффективно работает только с одним значением или частью слова), мы обратимся к мощному встроенному инструменту — Настройке списка.
Для начала откроем журнал Банковские выписки. В правой верхней части формы найдем кнопку Еще. Нажмем на нее и в выпадающем меню выберем пункт Настройка списка. Рассмотрим открывшееся окно: оно содержит несколько вкладок, но для решения нашей задачи нам понадобится первая — Отбор.
Выясним, как добавить условие фильтрации. В левой колонке доступных полей найдем поле Контрагент. Перетащим его в правую часть (окно отборов) или просто дважды кликнем по нему. Теперь самое важное — выбор Вида сравнения.
По умолчанию программа предлагает вид сравнения Равно. Это позволяет выбрать только одного контрагента. Нам же необходимо изменить это значение на В списке. После смены вида сравнения в поле Значение появится возможность нажать на кнопку выбора (три точки), которая откроет специальное окно для формирования списка:
После этого нажмем Завершить редактирование в основном окне настроек. Теперь в журнале выписок отображаются только документы по выбранным компаниям.
Одной из главных проблем пользователей является то, что при закрытии формы или случайном изменении фильтра сложный список приходится набирать заново. Разберем, как этого избежать. В 1С 8.3 реализован механизм сохранения вариантов настроек.
Снова нажмем кнопку Еще, но теперь перейдем в подменю Установить стандартные настройки (если хотим все сбросить) или, что нам нужно сейчас, найдем пункт Сохранить настройки (в некоторых конфигурациях этот пункт находится внутри «Управления настройками»).
Проанализируем процесс сохранения:
Рассмотрим ситуацию, когда состав этих десяти контрагентов периодически меняется. Постоянно заходить в настройки списка и редактировать перечень «В списке» может быть неудобно. Выясним причину, по которой эффективнее использовать иерархию справочника.
В справочнике Контрагенты создадим отдельную папку (группу), например, !ОтчетныеКонтрагенты. Переместим в нее всех нужных партнеров. Теперь в Настройке списка вместо вида сравнения В списке выберем В группе и укажем нашу созданную папку.
В чем преимущество такого подхода? Проанализируем: если завтра вам потребуется добавить одиннадцатого контрагента, вам не нужно лезть в настройки фильтров журнала. Достаточно просто перетащить нового контрагента в эту папку в справочнике, и фильтр в банковских выписках обновится автоматически. Это значительно упрощает жизнь рядовому пользователю.
Посмотрим на задачу автора темы: он печатает выписки по одной. Это огромная потеря времени. В 1С:Бухгалтерия 3.0 реализована возможность групповой печати прямо из списка. После того как вы применили настроенный выше фильтр, выполните следующие действия:
Ctrl + A (английская А). Все строки подцветятся желтым или синим цветом.Программа сформирует единое окно печати, где все документы будут идти друг за другом. Вам останется только один раз нажать кнопку принтера.
Если цель заключается исключительно в получении данных для анализа или печати, а не в работе с документами, рассмотрим вариант использования стандартных отчетов. Например, отчет Анализ субконто или Оборотно-сальдовая ведомость по счету (для банка это счет 51).
В отчетах механизм сохранения настроек реализован еще более наглядно через кнопку Сохранить вариант отчета. Вы можете настроить отбор по тем же десяти контрагентам в настройках отчета (вкладка Отборы), задать группировку по дням и сохранить этот вариант. Каждое утро бухгалтеру нужно будет только открыть сохраненный вариант отчета и нажать Сформировать.
Часто бывает так, что один сотрудник (например, системный администратор или главный бухгалтер) настроил идеальный фильтр и хочет передать его коллегам. Чтобы не повторять процедуру на каждом компьютере, воспользуемся административными возможностями:
Перейдем в раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав. Здесь есть пункт Копирование настроек. Мы можем выбрать «Настройки отчетов и других объектов», указать пользователя-источника и выбрать конкретную настройку списка банковских выписок, которую нужно растиражировать на других сотрудников. Это гарантирует единообразие работы всего отдела.
Таким образом, мы выяснили, что интерфейс «Такси» в 1С:Бухгалтерия 3.0 обладает гибкими инструментами для работы с данными. Сочетание вида сравнения «В списке», механизма сохранения настроек и групповой обработки документов позволяет автоматизировать рутинные задачи, сводя утреннюю работу с банковскими выписками к нескольким кликам мыши.