Переход с устаревшей конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на современную редакцию 3.1 — неизбежный этап для любой организации. В процессе подготовки к этому переходу у бухгалтеров и кадровиков возникает множество закономерных вопросов. Один из самых частых и волнующих вопросов звучит так: будут ли формироваться отчеты за прошлые периоды в новой базе после выполнения переноса данных рекомендованным методом?
В этой статье мы подробно разберем, как ведет себя программа после переноса данных, какие отчеты будут доступны, какие данные переносятся на самом деле, а также как правильно подготовить базы и проверить результаты перехода.
Для начала проанализируем, какие варианты перехода предлагает фирма 1С. В помощнике перехода предусмотрено два основных режима:
Прием на работу, Кадровый перевод и др.), а также результатов расчетов в виде документов начислений за выбранный исторический период.Выясним причину, почему фирма 1С настоятельно рекомендует использовать именно краткий (рекомендованный) перенос.
Архитектура регистров учета, особенно в части НДФЛ и страховых взносов, в редакциях 2.5 и 3.1 кардинально отличается. В ЗУП 2.5 многие процессы велись иначе, накапливались технические ошибки, зависали копейки по взаиморасчетам и переходящему НДФЛ. При попытке выполнить «полный» перенос все эти исторические ошибки «переезжают» в новую базу ЗУП 3.1. В результате регистры учета «плывут», расчеты за текущие периоды начинают искажаться, а автоматическое формирование регламентированной отчетности становится практически невозможным. Рекомендованный перенос позволяет начать учет в новой базе с «чистого листа», без шлейфа старых ошибок.
Рассмотрим подробнее, как выбор рекомендованного метода переноса влияет на получение отчетности. Здесь важно разделить отчеты на две категории: внутренние зарплатные отчеты и внешняя регламентированная отчетность.
При рекомендованном переносе данные отчеты в новой базе ЗУП 3.1 за периоды, предшествующие дате переноса, формироваться не будут. Физических данных по начислениям и удержаниям прошлых лет в новой базе просто нет. Поэтому получить свод, расчетную ведомость или распечатать расчетный листок за прошлые годы из ЗУП 3.1 невозможно.
Решение: Старую базу ЗУП 2.5 ни в коем случае нельзя удалять или деактивировать сразу после перехода. Мы рекомендуем сохранить ее как архивную копию в режиме «только для чтения». При возникновении необходимости поднять исторические данные по начислениям сотрудников, бухгалтеру достаточно зайти в архивную базу ЗУП 2.5 и сформировать отчеты там.
Здесь ситуация зависит от того, в какой период года осуществляется переход на новую редакцию:
Перенос данных. Благодаря этому вы сможете корректно сформировать и сдать отчетность за 9 месяцев и за год (6-НДФЛ, РСВ) непосредственно из новой базы ЗУП 3.1. Однако сформировать стандартные расчетные листки или своды за первое полугодие в ЗУП 3.1 все равно не удастся.Хотя документы прошлых лет не переносятся, программа обеспечивает перенос минимально необходимого и достаточного набора данных, без которых ведение учета и расчет зарплаты в новой базе будут невозможны. Разберем по шагам, что переезжает в ЗУП 3.1:
Прием на работу или Кадровый перевод прошлых лет не создаются. Вместо этого вся историческая кадровая цепочка записывается в специальный скрытый справочник. Это позволяет без проблем формировать и распечатывать личные карточки сотрудников по форме Т-2 из новой базы.Перенос данных с кодами, начинающимися на ЗП_СЗО (средний заработок общий).Перенос данных с кодами ЗП_СЗЛ (средний заработок для ЛН).Начальная задолженность по зарплате, а также остатки неиспользованных дней ежегодных отпусков в разрезе рабочих лет в документе Ввод остатков отпусков.Качество переноса напрямую зависит от чистоты данных в исходной базе. Перед запуском помощника перехода необходимо выполнить следующие действия:
После завершения процесса рекомендованного переноса обязательно проверим корректность данных в новой базе ЗУП 3.1. Сверим показатели по следующему чек-листу:
Начисления в ЗУП 3.1.Начальная задолженность по зарплате в ЗУП 3.1. Суммы должны совпадать с точностью до копейки.Отпуск и Больничный лист для нескольких сотрудников. Сравните автоматически рассчитанный средний заработок с аналогичным расчетом в ЗУП 2.5. Это позволит убедиться, что технические документы Перенос данных заполнены верно.Таким образом, использование рекомендованного переноса — наиболее безопасный и стабильный путь перехода на ЗУП 3.1. Отсутствие исторических отчетов в новой базе полностью компенсируется хранением архивной копии базы ЗУП 2.5, зато гарантирует корректную работу всех механизмов начисления зарплаты и сдачу регламентированной отчетности без ошибок в новой программе.