← На главную

Перед многими компаниями со временем встает задача архивации старых данных и оптимизации рабочей информационной базы. Особенно актуально это для баз, которые ведутся много лет и в которых учет велся по нескольким юридическим лицам, часть из которых уже неактивна. Основная цель — начать новый год с «чистого листа»: оставить только нужные организации, их актуальные остатки, и избавиться от многолетнего груза документов, который замедляет работу и усложняет обслуживание.

Проблема стандартной процедуры свертки в 1С заключается в том, что она хоть и создает документы ввода остатков, но оставляет огромное количество старых документов, просто помеченными на удаление. Удалить их окончательно зачастую не получается, так как на них остаются ссылки в новых документах ввода остатков. В результате база не уменьшается в размере, а работа с ней не становится проще.

Рассмотрим несколько надежных способов, как добиться желаемого результата: получить чистую и компактную базу только с актуальными данными.

Способ 1. Использование механизма Распределенных Информационных Баз (РИБ) по организации

Этот метод является одним из самых эффективных и корректных для "отделения" данных по нужным организациям, используя штатный функционал платформы 1С. Суть его в том, чтобы создать дочернюю базу, в которую выгрузятся данные только по выбранным фирмам.

Разберем по шагам:

1. Создайте полную архивную копию вашей текущей базы. Это обязательное правило перед любыми серьезными манипуляциями с данными.
2. В копии базы перейдите в раздел Администрирование – Синхронизация данных. Включите флаг Синхронизация данных, если он не был включен.
3. Перейдите по ссылке Настройки синхронизации данных и создайте новую синхронизацию. В качестве варианта выберите Распределенная информационная база (РИБ).
4. На этапе настройки обмена система предложит указать условия для отправки и получения данных. Здесь находится ключевой момент: вам нужно настроить фильтр. Нажмите Настроить фильтры и установите отбор по полю Организация. Укажите в списке только те две (или сколько вам нужно) организации, которые должны остаться в новой базе.
5. Продолжите настройку, следуя указаниям мастера. В итоге система создаст первоначальный образ информационной базы. Это будет файл выгрузки, содержащий данные только по выбранным вами организациям.
6. Создайте новую, пустую информационную базу и загрузите в нее созданный на предыдущем шаге файл образа.
7. После успешной загрузки у вас будет база, в которой содержатся все документы, справочники и настройки, но только те, что относятся к нужным вам фирмам. Теперь эту базу нужно "отвязать" от первоначальной, чтобы она стала полностью независимой. Для этого в новой базе зайдите в настройки узла РИБ и разорвите синхронизацию.

Преимущества этого способа:

• Корректность переноса. Вместе с документами переносятся все связанные данные и настройки, включая учетные политики, ответственных лиц и т.д.
• Отсутствие проблем с предопределенными элементами. В отличие от ручной выгрузки через XML, механизм РИБ корректно обрабатывает системные предопределенные элементы справочников, что исключает их дублирование или потерю.
• Чистота данных. В новой базе физически не будет никакого "мусора" от старых, ненужных организаций.

После того как вы получили отдельную базу с нужными фирмами, вы можете провести в ней уже стандартную свертку. Она пройдет гораздо быстрее и оставит после себя намного меньше помеченных на удаление объектов, которые будет проще вычистить.

Способ 2. Создание новой базы и перенос данных

Этот подход можно назвать самым радикальным, но он гарантирует абсолютно чистую базу без каких-либо "хвостов" из прошлого. Он идеально подходит, если количество остатков, которые нужно ввести, не слишком велико.

Алгоритм действий следующий:

1. Создайте новую, абсолютно пустую информационную базу конфигурации "Бухгалтерия предприятия 3.0" той же версии, что и ваша рабочая.
2. Перенесите необходимые справочники. Для этого можно использовать стандартную обработку Выгрузка и загрузка данных XML (находится в меню Все функции). Выгрузите из старой базы и загрузите в новую ключевые справочники: Контрагенты, Номенклатура, Сотрудники, Основные средства и т.д. Важно: при выгрузке старайтесь ставить отборы, чтобы не переносить элементы, связанные с ненужными организациями.
3. Перенесите настройки. Вручную или с помощью той же обработки перенесите настройки учетной политики и другие важные параметры учета для ваших организаций.
4. Введите остатки. Это самый трудоемкий этап. Бухгалтер должен вручную, на основании оборотно-сальдовой ведомости из старой базы, сформировать и провести документы Ввод остатков на начало года в новой базе.

Преимущества:

• Максимальная чистота. В базе не будет абсолютно никаких лишних данных, документов и движений из прошлых периодов.
• Полный контроль. Вы точно знаете, какие данные и с какими параметрами перенесены в новую базу.

Недостатки:

• Трудоемкость. Ручной ввод остатков по всем счетам может занять много времени, особенно в компаниях со сложным учетом.
• Риск ошибок. Человеческий фактор при ручном вводе данных может привести к ошибкам, которые потом будет сложно найти.

Этот способ можно упростить, если вместо ручного ввода остатков заказать или найти обработку, которая сформирует документы Ввод остатков автоматически на основе данных из старой базы.

Способ 3. "Доработка" стандартной свертки

Если вы все же решили использовать стандартную обработку Свертка информационной базы (Администрирование – Сервис), будьте готовы к дополнительной работе по очистке.

Проблема, как уже упоминалось, в том, что документы Ввод остатков, созданные сверткой, содержат в себе ссылки на старые документы (например, на документы расчетов с контрагентами для заполнения аналитики по счетам 60 и 62). Эти ссылки не дают удалить помеченные объекты.

Что можно сделать:

1. Проведите стандартную свертку на копии базы.
2. После свертки откройте созданные документы Ввод остатков.
3. В табличных частях этих документов найдите строки, относящиеся к ненужным организациям, и удалите их.
4. Также необходимо очистить ссылки на документы-основания в строках, относящихся к нужным организациям. Например, в остатках по расчетам с контрагентами вместо конкретного документа реализации или поступления можно оставить поле пустым или создать один "технический" документ `Корректировка долга`.
5. После такой "очистки" документов ввода остатков запустите процедуру Удаление помеченных объектов. Шансы на успешное удаление большей части "мусора" значительно возрастут.

Этот метод требует хорошего понимания структуры данных и является достаточно рискованным, так как можно случайно удалить нужные связи. Рекомендуется только опытным пользователям или специалистам.

Итоги и рекомендации

Подводя итог, можно дать следующие рекомендации:

• Всегда делайте архивную копию. Это золотое правило, которое спасет вас от потери данных.
• Для задачи отделения нескольких организаций из большой общей базы наиболее предпочтительным и безопасным выглядит Способ 1 (использование РИБ). Он позволяет получить корректную, изолированную базу с минимальными трудозатратами.
• Если вы хотите начать жизнь "с идеально чистого листа" и не боитесь трудоемкой работы по вводу остатков, выбирайте Способ 2 (создание новой базы).
• Способ 3 (доработка стандартной свертки) является наименее рекомендуемым из-за высокой сложности и риска допустить ошибку.
• Не забывайте о существовании платных обработок на специализированных ресурсах. Часто готовое решение от опытного разработчика может сэкономить массу времени и нервов, и его стоимость будет вполне оправданной.

Выбор конкретного метода зависит от ваших навыков, сложности учета в компании и времени, которое вы готовы потратить на решение задачи. В любом случае, результатом ваших усилий станет быстрая и аккуратная база, готовая к новым свершениям в наступившем году.