Как перенести справочники, остатки товаров, цены и взаиморасчеты в чистую базу 1С:Управление торговлей 10.3?

При длительной эксплуатации базы данных 1С ее объем существенно увеличивается, что приводит к замедлению работы системы. Стандартная процедура свертки базы не всегда проходит быстро и гладко. В таких ситуациях оптимальным решением является ручной перенос нормативно-справочной информации, актуальных остатков товаров, цен и задолженностей в чистую базу конфигурации. Разберем по шагам, как выполнить эту процедуру без использования сложных правил конвертации данных.

Шаг 1. Подготовка и выгрузка конфигурации в чистую базу

Для корректного переноса данных конфигурации базы-источника и базы-приемника должны быть полностью идентичны. Проанализируем начальные действия:

1. Создаем резервную копию рабочей информационной базы (файловую копию или выгрузку .dt). Все дальнейшие операции подготовки документов в базе-источнике рекомендуется выполнять на копии.
2. В конфигураторе базы-источника сохраняем конфигурацию в файл (меню Конфигурация → Сохранить конфигурацию в файл...).
3. Создаем новую чистую информационную базу без конфигурации.
4. Открываем конфигуратор новой базы и загружаем сохраненную конфигурацию (меню Конфигурация → Загрузить конфигурацию из файла...), после чего обновляем конфигурацию базы данных (клавиша F7).

Шаг 2. Перенос нормативно-справочной информации (НСИ)

Для переноса справочников между идентичными конфигурациями используем стандартную внешнюю обработку ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML82 (или соответствующую версию для вашей платформы):

1. Открываем обработку в базе-источнике.
2. Отмечаем для выгрузки необходимые константы и все справочники (Номенклатура, Контрагенты, ДоговорыКонтрагентов, Склады, Организации, ТипыЦенНоменклатуры, ЕдиницыИзмерения, ХарактеристикиНоменклатуры, СерииНоменклатуры и т. д.).
3. В разделе регистров сведений обязательно отмечаем НастройкиПользователей, Штрихкоды, КонтактнаяИнформация и ПаспортныеДанныеФизЛиц.
4. Выполняем выгрузку в XML-файл, после чего открываем обработку в чистой базе-приемнике и производим загрузку данных.

Шаг 3. Фиксация и перенос складских остатков товаров

Рассмотрим, как корректно сформировать остатки на складах для их последующей загрузки:

1. В базе-источнике переходим в меню Документы → Запасы (склад) → Инвентаризация товаров на складе и создаем документ инвентаризации на дату среза. Заполняем его остатками по всем складам компании.
2. На основании документа инвентаризации вводим документ ОприходованиеТоваров.
3. В документе оприходования нажимаем кнопку Изменить и выбираем команду Установить цены по типу цен. Важно проследить, чтобы указанные цены соответствовали фактической учетной себестоимости товаров для правильного расчета партионного учета при последующих продажах.
4. С помощью обработки ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML82 выгружаем созданный документ ОприходованиеТоваров из источника и загружаем в приемник, после чего проводим его.

Шаг 4. Перенос действующих цен номенклатуры

Существует два способа переноса прайс-листов в новую базу. Рассмотрим каждый из них подробнее:

Способ 1. Через документ установки цен

1. В базе-источнике создаем документ УстановкаЦенНоменклатуры.
2. В шапке документа выбираем все используемые типы цен.
3. Нажимаем кнопку Заполнить → Заполнить по ценам номенклатуры. Табличная часть автоматически заполнится актуальными срезами цен.
4. Выгружаем и загружаем полученный документ через XML-обработку в чистую базу и проводим его.

Способ 2. Прямой перенос регистра сведений

Цены номенклатуры хранятся в периодическом регистре сведений ЦеныНоменклатуры. При использовании обработки ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML82 можно напрямую отметить данный регистр сведений для выгрузки. Это позволяет перенести всю историю изменения цен без создания дополнительных документов.

Шаг 5. Перенос взаиморасчетов и долгов контрагентов

Для отражения задолженностей покупателей и поставщиков в конфигурации «Управление торговлей 10.3» предназначен документ ВводНачальныхОстатковПоВзаиморасчетам (меню Документы → Дополнительно → Ввод начальных остатков по взаиморасчетам).

Разберем важные нюансы заполнения остатков взаиморасчетов:

1. Аналитика договоров: Если в договоре контрагента установлен вид ведения расчетов «По заказам» или «По счетам», документ потребует указания сделки или расчетного документа. При переносе свернутого сальдо в качестве сделки можно подставить фиктивный (пустой) документ реализации/поступления или изменить в документе вид операции на расчеты по прочим операциям.
2. Разделение авансов и долгов: Регистры ВзаиморасчетыСКонтрагентами и РасчетыСКонтрагентами требуют четкого разделения дебиторской и кредиторской задолженности. Положительные остатки заносятся на вкладку расчетов, а предоплаты (авансы) — на соответствующую вкладку авансов.
3. Автоматизация заполнения: Для быстрого заполнения документа в источнике пишется небольшая внешняя обработка, которая выбирает остатки из регистра накопления ВзаиморасчетыСКонтрагентамиОстатки с помощью запроса и заполняет табличную часть документа ввода остатков.

Посмотрим на пример текста запроса для получения остатков по взаиморасчетам:

ВЫБРАТЬ
	Взаиморасчеты.ДоговорКонтрагента.Владелец КАК Контрагент,
	Взаиморасчеты.ДоговорКонтрагента КАК ДоговорКонтрагента,
	Взаиморасчеты.Сделка КАК Сделка,
	Взаиморасчеты.СуммаВзаиморасчетовОстаток КАК СуммаВзаиморасчетов,
	Взаиморасчеты.СуммаУпрОстаток КАК СуммаУпр
ИЗ
	РегистрНакопления.ВзаиморасчетыСКонтрагентами.Остатки(&Период, Организация = &Организация) КАК Взаиморасчеты
ГДЕ
	Взаиморасчеты.СуммаВзаиморасчетовОстаток <> 0

После формирования и проверки документа ВводНачальныхОстатковПоВзаиморасчетам переносим его через обработку XML в новую базу и проводим.

Шаг 6. Ввод остатков денежных средств и подотчетных лиц

Остатки денежных средств в кассах и на расчетных счетах, а также долги подотчетников переносятся стандартными документами оперативного учета:

1. Наличные средства: В базе-приемнике создаем документ ПриходныйКассовыйОрдер с видом операции Прочее поступление денежных средств на сумму фактического остатка в кассе.
2. Безналичные средства: Отражаются документом ПлатежноеПоручениеВходящее с операцией прочего поступления.
3. Подотчетные лица: Выдача подотчетных сумм фиксируется через РасходныйКассовыйОрдер с видом операции Выдача денежных средств подотчетнику.

Шаг 7. Особенности создания пользователей в новой базе

Обратим внимание на техническую деталь платформы 1С: список пользователей для авторизации хранится во внутренней системной таблице базы данных. При выгрузке справочника Пользователи системные учетные записи не создаются автоматически.

Для того чтобы пользователи появились в списке выбора при входе в программу, необходимо в базе-приемнике под учетной записью с полными правами открыть каждый элемент справочника Пользователи, назначить необходимые роли, интерфейсы и заново нажать кнопку Записать. Также эту операцию можно автоматизировать программным вызовом метода ПользователиИнформационнойБазы.СоздатьПользователя().

В результате мы получаем полностью готовую к работе чистую базу со всеми справочниками, актуальными остатками товаров, прайс-листами и взаиморасчетами, без накопленного за предыдущие годы объема транзакций.