Как организовать согласование документов и автоматическую установку статусов в 1С:ERP?

При внедрении и эксплуатации 1С:ERP Управление предприятием пользователи и аналитики часто сталкиваются с вопросом управления жизненным циклом документов. Во многих объектах системы присутствует реквизит Статус (например, в планах закупок, планах продаж, заказах). Разберем, как устроена работа со статусами, возможно ли автоматизировать их смену по результатам согласования в 1С:Документооборот и какие штатные инструменты согласования доступны непосредственно внутри самой ERP.

Автоматическая смена статуса через бесшовную интеграцию с 1С:Документооборот

Проанализируем распространенную ситуацию: процесс согласования документа (например, документа ПланЗакупок) запущен в 1С:Документооборот, участники успешно выполнили свои задачи, однако в 1С:ERP статус документа остается прежним (например, «В подготовке» или «На утверждении»), требуя ручной корректировки. Выясним причину такого поведения и настроим автоматическую передачу статуса.

Ручное изменение статуса после согласования в СЭД не является обязательным — система позволяет синхронизировать реквизиты автоматически. Разберем по шагам порядок настройки правил бесшовной интеграции:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Интеграция с 1С:Документооборот — Правила интеграции.
2. Откроем правило для интересующего нас объекта 1С:ERP (например, для вида документа «План закупок»).
3. Перейдем на закладку Получение данных (или «Получение из ДО»). Именно эта вкладка отвечает за обратную передачу значений из карточки или процесса СЭД в реквизиты ERP.
4. Добавим строку сопоставления для реквизита Статус документа ERP.
5. Поскольку реквизит Статус в ERP является значением системного перечисления (например, ПеречислениеСсылка.СтатусыПланов.Утвержден), а в СЭД состояние процесса или документа может быть строкой или системным состоянием, настроим вычисление выражения на встроенном языке.

Посмотрим на типовой пример выражения для преобразования состояния процесса СЭД в статус документа ERP:

Если Источник.Состояние = "Согласован" Или Источник.Состояние = "Утвержден" Тогда
    Результат = Перечисления.СтатусыПланов.Утвержден;
ИначеЕсли Источник.Состояние = "НаСогласовании" Тогда
    Результат = Перечисления.СтатусыПланов.НаУтверждении;
Иначе
    Результат = Перечисления.СтатусыПланов.ВПодготовке;
КонецЕсли;

Если после настройки сопоставления статус все еще не обновляется автоматически, проверим следующие технические параметры:

1. Регламентные задания: убедимся, что регламентные задания интеграции с 1С:ДО активны и выполняются по расписанию в фоновом режиме.
2. Права пользователя регламентных заданий: системный пользователь, от имени которого выполняются регламентные задания, должен обладать правами на проведение и изменение соответствующих документов в ERP.
3. Флаг обновления: в правиле интеграции должно быть разрешено обновление реквизита при повторной синхронизации.

Штатные возможности согласования внутри 1С:ERP без использования СЭД

Рассмотрим, можно ли отказаться от внешней интеграции и выполнять согласование документов исключительно средствами 1С:ERP. В типовой конфигурации подход к согласованию разделен по функциональным подсистемам:

1. Документы подсистемы «Казначейство»: для объектов ЗаявкаНаРасходованиеДенежныхСредств реализован полноценный типовой механизм согласования по маршрутам, лимитам и центрам ответственности с автоматической сменой статусов («Подготовлена», «На согласовании», «Согласована», «К оплате»).
2. Торговые документы: для заказов клиентов, коммерческих предложений и заказов поставщикам доступно согласование условий продаж и закупок при наличии отклонений от типовых или индивидуальных соглашений (по ценам, скидкам, кредитным лимитам).
3. Документы подсистемы планирования: документы ПланЗакупок, ПланПродаж, ПланПроизводства и ПланОстатков не имеют встроенного многоэтапного конструктора маршрутов согласования. Их статусы по умолчанию переключаются вручную ответственными сотрудниками.

В ERP отсутствует универсальный сквозной маршрутизатор произвольных документов (такой функционал доступен в решениях класса 1С:ERP. Управление холдингом в виде универсальных процессов и матриц полномочий).

Варианты оптимизации работы со статусами при ручном согласовании

Если интеграция с 1С:Документооборот не используется, а документы планирования требуют утверждения группой лиц, рассмотрим следующие варианты организации работы:

1. Изменение статуса из формы списка: пользователям с соответствующими правами не обязательно открывать каждый документ для его утверждения. В форме списка документов 1С:ERP доступна групповая или контекстная смена статуса через меню или панель управления («Установить статус — Утвержден»).
2. Использование подсистемы «Бизнес-процессы и задачи» (БСП): включение типовых задач позволяет автору формировать задачу «Согласовать план» на конкретную роль или пользователя с привязкой документа-основания. Однако для автоматической смены статуса при завершении задачи потребуется небольшая программная доработка.
3. Разработка расширения конфигурации: для реализации гибких маршрутов согласования без снятия конфигурации с поддержки создается расширение. В расширении добавляются регистры визирования и подписки на события: по факту установки всех необходимых электронных подписей/виз статус документа программно переводится в Утвержден, а проведение несогласованных документов блокируется на уровне модуля объекта.