Каждое торговое или производственное предприятие, реализующее сложную технику, оборудование или электронику, рано или поздно сталкивается с проблемой гарантийного обслуживания. Основная головная боль здесь — как идентифицировать проданный товар при возврате. Покупатели нередко пытаются сдать по гарантии аналогичный прибор, купленный в другом месте или с уже истекшим гарантийным сроком. Чтобы исключить подобные ситуации, необходимо организовать точный поштучный учет проданных изделий.
В конфигурации 1С:Управление производственным предприятием 1.3 (УПП) для решения этой задачи предусмотрено сразу два различных инструмента: серии номенклатуры и серийные номера. Разберемся подробно, в чем заключается разница между ними, как они устроены «изнутри» программы и какой вариант оптимально выбрать для ведения учета товаров с гарантией.
Многие начинающие пользователи и даже опытные бухгалтеры путают эти два понятия, что приводит к методологическим ошибкам при внедрении. Выясним причину этой путаницы и четко разграничим данные понятия.
1. Серийные номера (справочный учет в документах)
Этот механизм предназначен специально для целей гарантийного обслуживания, когда ведение жесткого складского учета по каждой единице товара избыточно. Серийные номера в 1С:УПП представляют собой текстовые строки, которые привязываются непосредственно к товарным строкам в документах поступления, выпуска или реализации.
СерийныеНомера документа РеализацияТоваровУслуг).2. Серии номенклатуры (сквозной аналитический учет)
Серия номенклатуры в УПП — это полноценный объект системы (справочник СерииНоменклатуры), который выступает в качестве аналитического разреза (измерения) в регистрах учета затрат, партий товаров и складских остатков.
ТоварыНаСкладах или ПартииТоваровНаСкладах.---
Рассмотрим по шагам, как настроить систему для работы по схеме справочных серийных номеров. Этот вариант идеально подходит, если вам важно зафиксировать факт продажи конкретного номера покупателю, не усложняя при этом складскую логистику внутри компании.
Шаг 1. Включение функционала в настройках программы
Для начала убедимся, что опция активирована в масштабах всей информационной базы. Перейдем в меню: Сервис — Настройка параметров учета. На вкладке «Учет товаров» необходимо установить флаг «Использовать серийные номера».
Шаг 2. Настройка карточки номенклатуры
Откроем справочник Номенклатура и выберем товар, по которому планируется вести гарантийный учет (например, «Генератор бензиновый»). Перейдем на вкладку «Настройки учета» и установим флаг «Вести серийные номера». Если ваше предприятие самостоятельно производит этот товар, здесь же можно настроить автоматический шаблон для генерации номеров при выпуске продукции.
Шаг 3. Отражение в документах поступления и выпуска
При оформлении документов ПоступлениеТоваровУслуг или ОтчетПроизводстваЗаСмену в табличной части на панели инструментов активируется кнопка «Серийные номера» (обозначена иконкой со штрихкодом и буквой «S»). При нажатии на нее открывается диалоговое окно, куда пользователь вводит (или сканирует сканером штрихкодов) серийные номера для каждой единицы товара в строке.
Шаг 4. Отражение продажи
В документе РеализацияТоваровУслуг менеджер точно так же заполняет список серийных номеров для отгружаемых позиций через аналогичную кнопку. Программа контролирует, чтобы количество введенных номеров совпадало с количеством товара в строке.
Шаг 5. Поиск информации и контроль гарантии
Поскольку в типовой УПП нет встроенного отчета по серийным номерам в документах реализации, решим эту проблему с помощью написания простого запроса для отчета на СКД. Рассмотрим пример запроса, который позволит быстро находить документы продажи по введенному серийному номеру:
ВЫБРАТЬ
РеализацияТоваровУслугСерийныеНомера.Ссылка КАК ДокументПродажи,
РеализацияТоваровУслугСерийныеНомера.Ссылка.Дата КАК ДатаПродажи,
РеализацияТоваровУслугСерийныеНомера.Ссылка.Контрагент КАК Покупатель,
РеализацияТоваровУслугСерийныеНомера.Номенклатура КАК Товар,
РеализацияТоваровУслугСерийныеНомера.СерийныйНомер КАК СерийныйНомер
ИЗ
Документ.РеализацияТоваровУслуг.СерийныеНомера КАК РеализацияТоваровУслугСерийныеНомера
ГДЕ
РеализацияТоваровУслугСерийныеНомера.СерийныйНомер ПОДОБНО &СерийныйНомер
Этот несложный отчет программист может интегрировать в базу как дополнительную обработку за 15 минут. При возврате товара менеджер просто вводит серийный номер в поле поиска, видит дату продажи и автоматически вычисляет, действует ли еще гарантия на изделие.
---
Если вам требуется знать точное местонахождение каждого экземпляра на складе и вы хотите видеть дату окончания гарантии непосредственно в карточке серии, рассмотрим вариант ведения учета через серии.
Шаг 1. Настройка карточки товара
В карточке номенклатуры на вкладке «Настройки учета» установим флаг «Вести учет по сериям». Также, если в базе применяется партионный учет, рекомендуется установить флаг «Вести партионный учет по сериям» — это позволит точно списывать себестоимость конкретных экземпляров.
Шаг 2. Создание серий при поступлении
При оформлении поступления для каждой единицы товара создается новая запись в справочнике СерииНоменклатуры. В качестве наименования серии указывается ее уникальный заводской номер.
Обратите внимание на важный реквизит в карточке серии — «Срок годности». Для технических товаров его можно использовать как дату окончания заводской гарантии. В поле «Номер серии» дублируем серийный номер для возможности поиска.
Шаг 3. Движение и продажа
На всех этапах перемещения товара между складами в документах необходимо выбирать конкретную серию. При продаже в документе РеализацияТоваровУслуг оператор сканирует серийный номер, система автоматически подставляет соответствующую серию в строку документа.
Шаг 4. Анализ данных через типовые отчеты
Большой плюс данного подхода — возможность использования любых стандартных складских отчетов. Проанализируем ситуацию с помощью отчета «Ведомость по сериям номенклатуры». Мы можем сделать отбор по конкретному серийному номеру (серии) и сразу увидеть:
---
Подводя итог, сопоставим оба метода, чтобы вы могли принять верное решение для вашего бизнеса:
Выбирайте сценарий с серийными номерами, если у вас большой объем отгрузок, и менеджеры на складе физически не справятся с детальным заполнением серий в каждом документе перемещения. Написание одного простого отчета силами разработчика полностью закроет потребность в проверке гарантии при возвратах.
Выбирайте сценарий с сериями номенклатуры, если вам крайне важно отслеживать цепочки поставок конкретных экземпляров (например, для рекламаций заводу-изготовителю) и вы готовы к существенному увеличению трудоемкости складского учета.
Также помните, что конфигурация 1С:УПП 1.3 постепенно признается устаревшей. Если вы планируете долгосрочное развитие информационной системы, рассмотрите возможность перехода на современное решение 1С:ERP Управление предприятием, где механизмы серийного учета реализованы гораздо гибче и позволяют настраивать разные политики учета серий для разных складов без избыточной нагрузки на складской персонал.