← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда созданные или загруженные подразделения отображаются в списке как «новые». Чтобы увидеть их, приходится постоянно устанавливать флажок «Показывать новые подразделения». Это доставляет массу неудобств, засоряет интерфейс и усложняет ежедневную работу кадровиков и расчетчиков.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как устроен механизм определения «нового» подразделения в системе, и рассмотрим три надежных способа, которые помогут перевести подразделения в рабочий статус («старые») раз и навсегда.

Выясняем причину: почему подразделения остаются «новыми»?

Для начала проанализируем, как платформа 1С определяет, является ли подразделение новым. В форме списка справочника Подразделения по умолчанию установлен жесткий отбор. Если флажок «Показывать новые подразделения» выключен, программа выводит только те элементы, у которых скрытый реквизит Сформировано (имеющий булев тип) равен значению Истина. Соответственно, если этот флажок равен Ложь, подразделение считается новым и скрывается из стандартного списка.

В нормальных условиях, если мы создаем подразделение непосредственно в программе 1С:ЗУП 3.1, оно автоматически меняет свой статус на «сформировано» после того, как мы утверждаем его в структуре штатного расписания. Для этого используются документы Утверждение штатного расписания или Изменение штатного расписания. Как только в этом подразделении появляется хотя бы одна действующая штатная единица (позиция), система автоматически делает его «старым».

Однако эта схема полностью ломается, если подразделения были загружены в 1С:ЗУП из конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) с помощью встроенной синхронизации данных. Рассмотрим, почему это происходит:

1. Различие в структуре метаданных: В конфигурации 1С:БП у справочника подразделений физически отсутствуют кадровые реквизиты Сформировано и ДатаСоздания. Они там просто не нужны, так как в бухгалтерии нет полноценного кадрового учета и штатного расписания.
2. Затирание данных при обмене: Во время синхронизации данных (особенно через современный формат EnterpriseData) карточки подразделений сопоставляются по уникальному идентификатору (УИД) или наименованию. Поскольку из БП приходят пустые значения кадровых реквизитов, правила обмена записывают их «как есть» в 1С:ЗУП, очищая или игноблируя статус формирования подразделения.
3. Блокировка интерфейса: Если в настройках кадрового учета 1С:ЗУП включена опция ведения истории изменений штатного расписания, стандартный флажок «Подразделение сформировано» и поле «Дата создания» в карточке подразделения становятся неактивными (заблокированными для ручного редактирования). Пользователь физически не может зайти в элемент справочника и исправить ошибку вручную.

Ниже мы подробно рассмотрим три практических способа решения этой проблемы в зависимости от ваших прав доступа и особенностей ведения учета в информационной базе.

Способ 1. Использование обработки «Групповое изменение реквизитов»

Этот способ является самым быстрым, безопасным и профессиональным. Он позволяет принудительно установить признак формирования для нужных подразделений в обход ограничений интерфейса и без отключения важных кадровых настроек. Для его реализации вам понадобятся права администратора системы.

Рассмотрим по шагам, как выполнить эту процедуру:

1. Перейдем в раздел Администрирование (в некоторых интерфейсах — Настройки), далее выберем пункт Обслуживание.
2. В открывшемся окне развернем подраздел Корректировка данных и перейдем по ссылке Групповое изменение реквизитов. Если вы не нашли этот пункт, его можно открыть через главное меню: Функции для технического специалиста — Обработки — Групповое изменение реквизитов.
3. В поле Выбирать элементы: укажем наш целевой справочник — Подразделения.
4. Это крайне важно: чтобы не изменить лишние данные по всей базе, обязательно настроим отбор. Нажмем на ссылку Все элементы в верхней части формы. Добавим новое условие отбора: Ссылка Равно и выберем наше проблемное «новое» подразделение. Если проблемных подразделений несколько, можно использовать вид сравнения В списке и перечислить их все.
5. В основной таблице со списком реквизитов найдем строку Сформировано. Установим напротив нее флажок и в колонке «Новое значение» выберем Да (значение Истина).
6. Найдем реквизит Дата создания. Установим флажок и укажем дату, с которой это подразделение должно считаться активным (например, начало текущего месяца или дата фактического создания отдела).
7. Нажмем кнопку Изменить реквизиты в правом нижнем углу экрана. Программа выполнит запись объектов.

После выполнения этой несложной операции подразделения мгновенно перейдут в разряд сформированных и больше не будут требовать установки галочки «Выводить новые» в списке.

Способ 2. Временное отключение истории штатного расписания

Если у вас нет доступа к групповой обработке реквизитов, но вы имеете права на изменение кадровых настроек, можно временно разблокировать интерактивное редактирование полей в самой карточке подразделения. Проанализируем, как это сделать без вреда для накопленных кадровых данных.

Рассмотрим пошаговый алгоритм действий:

1. Перейдем в раздел программы Настройка, выберем пункт Кадровый учет.
2. Найдем и откроем гиперссылку Настройка штатного расписания.
3. В появившемся диалоговом окне временно снимем флажок напротив опции Ведется история изменений штатного расписания. Нажмем кнопку Применить и закрыть для сохранения настроек.
4. Теперь перейдем в справочник Подразделения и откроем карточку того подразделения, которое упорно оставалось «новым».
5. Обратим внимание, что ранее заблокированные элементы интерфейса стали доступными для редактирования. Установим галочку Подразделение сформировано и укажем корректную Дату формирования. Запишем и закроем элемент справочника.
6. После того как все проблемные подразделения будут отредактированы, обязательно вернемся в раздел Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания и вернем флажок Ведется история изменений штатного расписания на место.

Важное примечание: при временном отключении этой настройки все ваши документы Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания никуда не исчезнут. Они сохранятся в базе данных, а после обратного включения истории ШР снова станут активными и продолжат формировать движения в регистрах кадрового учета.

Способ 3. Предотвращение затирания данных при синхронизации

Даже если мы успешно применили Способ 1 или Способ 2, при очередной ночной синхронизации данных с 1С:Бухгалтерией измененные подразделения могут снова «превратиться в тыкву» (стать новыми). Происходит это потому, что со стороны БП принудительно прилетает обновление объекта с пустыми кадровыми полями. Выясним, как защитить наши данные от повторного перезаписывания.

Для предотвращения подобных ситуаций рекомендуется использовать механизм даты запрета загрузки данных:

1. В программе 1С:ЗУП перейдем в раздел Администрирование, выберем пункт Синхронизация данных.
2. Установим флажок Даты запрета загрузки и перейдем по одноименной ссылке для детальной настройки.
3. Настроим дату запрета для узла обмена с 1С:Бухгалтерией. Установим ее на конец предыдущего отчетного периода или на дату успешного ввода подразделений в эксплуатацию.

Методически наиболее правильным решением является изменение самого бизнес-процесса заведения нормативно-справочной информации (НСИ) на предприятии. Постараемся придерживаться следующего правила: новые подразделения всегда сначала создаются в 1С:ЗУП 3.1, утверждаются соответствующими документами штатного расписания, а уже затем при очередной синхронизации автоматически выгружаются в 1С:Бухгалтерию предприятия. При таком подходе уникальный идентификатор объекта будет изначально сформирован в зарплатной базе, реквизит Сформировано корректно заполнится системными механизмами, и проблема появления «фантомных» новых подразделений больше никогда не возникнет.