Многие компании сталкиваются с тем, что стандартного функционала справочника Договоры в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП 3.0) становится недостаточно. Возникает потребность в хранении дополнительных соглашений, протоколов разногласий, отслеживании статусов подписания и, самое главное, в оперативном план-фактном анализе исполнения обязательств. Разберем подробно, как можно решить эти задачи, используя как типовые инструменты, так и возможности расширения системы.
Самый методически верный путь, предлагаемый вендором, — это вынос договорной работы в специализированное решение 1С:Документооборот (1С:ДО). Рассмотрим подробнее, как это работает и с какими нюансами можно столкнуться.
Проанализируем преимущества этой связки:
Однако, как справедливо отмечено в обсуждении, использование 1С:ДО КОРП может быть избыточным и дорогостоящим для малого и среднего бизнеса. Кроме того, реализация сложного план-фактного анализа в 1С:ДО требует серьезного программирования, так как «факт» (проводки, акты, оплаты) живет в учетной системе (БП), а «план» — в управленческой (ДО).
Если нам нужно видеть реальную картину между планом в договоре и фактом в режиме онлайн, нам придется задействовать механизмы накопления данных. Выясним причину, почему стандартных отчетов по взаиморасчетам часто не хватает: они показывают общие остатки по договору, но не детализируют исполнение конкретных этапов или спецификаций.
Для реализации «плана» мы можем использовать следующие подходы:
А) Использование регистров накопления. Проанализируем ситуацию: для хранения плановых показателей (сумма, количество по договору) лучше всего создать собственный оборотный РегистрНакопления. Это позволит не загромождать бухгалтерский план счетов управленческой информацией.
Пример структуры регистра:
Договор, Номенклатура (если важен состав), ПериодПлана.СуммаПлан, КоличествоПлан.Для записи данных в такой регистр можно создать документ «Регистрация условий договора» или добавить табличную часть в расширение к справочнику ДоговорыКонтрагентов.
Б) Забалансовые счета. Рассмотрим пример, когда план фиксируется на специально созданном забалансовом счете (например, счет ПЛАН). При заключении договора делается проводка Дт ПЛАН, а при поступлении актов — Кт ПЛАН.
// Пример записи в регистр при проведении документа-плана
Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)
Для Каждого СтрокаТЧ Из ТабличнаяЧасть Цикл
Движение = Движения.ПланФактДоговоров.Добавить();
Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход;
Движение.Период = Дата;
Движение.Договор = ДоговорСсылка;
Движение.СуммаПлан = СтрокаТЧ.Сумма;
КонецЦикла;
КонецПроцедуры
Чтобы превратить БП 3.0 в удобный инструмент для договорного отдела, разберем по шагам создание специализированного рабочего места. Мы рекомендуем использовать механизм расширений конфигурации, чтобы сохранить базу на поддержке.
Посмотрим, какие элементы стоит добавить в расширение:
СтатусыДоговоров (Проект, На согласовании, Подписан, Исполнен, Расторгнут). Это позволит строить быстрые отборы в реестре.ДополнительныеСоглашения, владельцем которого будет ДоговорыКонтрагентов.Проанализируем возможность автоматизации уведомлений. С помощью регламентных заданий (РегламентныеЗадания) можно настроить рассылку почтовых уведомлений ответственному менеджеру за 10 дней до окончания срока действия договора.
Если «1С:Документооборот» — это «тяжелая артиллерия», то 1С:Договоры 8 — это специализированный инструмент именно для тех задач, которые описал автор темы. Разберем подробнее его возможности:
Мало кто знает, но в последних версиях БП 3.0 уже заложены основы план-фактного анализа через механизм графиков оплаты. Выясним, как их задействовать:
В карточке договора (если включена соответствующая функциональность в настройках параметров учета) можно заполнить гиперссылку «Оплата». Здесь указывается, как должен платить контрагент (аванс, рассрочка). После этого в отчетах «Руководителю» (например, «Задолженность покупателей по срокам долга») данные будут выводиться с учетом этих условий, что фактически является сравнением плана оплат с фактом их поступления.
Подводя итог, выберем оптимальную стратегию в зависимости от масштаба задачи:
Важно помнить, что любая система контроля плана и факта требует дисциплины: если бухгалтер «перекинул сальдо» на другой договор или исправил документ задним числом без отражения в системе управления договорами, данные план-фактного анализа потеряют актуальность. Поэтому при интеграции систем (БП и ДО) критически важно настраивать двусторонний обмен или жестко ограничивать права на изменение ключевых реквизитов в закрытых периодах.