← На главную

При переходе на современные системы управления предприятием, такие как 1С:Комплексная автоматизация (КА) 2.2/2.4 или 1С:ERP, пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда после проведения первичного документа, например, Акта выполненных работ, в нем полностью отсутствуют бухгалтерские проводки. В привычной многим «1С:Бухгалтерии 3.0» проводки формируются автоматически в момент нажатия кнопки «Провести и закрыть». Однако в архитектуре систем ERP-класса этот процесс устроен иначе. Разберем по шагам, почему это происходит и как настроить систему, чтобы проводки по Дт 62 — Кт 90.01 и другим счетам появлялись своевременно.

Понятие разделения оперативного и регламентированного учета

Первое, что нам необходимо осознать: в 1С:КА и 1С:ERP реализован механизм отложенного формирования проводок. Это означает, что менеджер или оператор, создавая документ, выполняет лишь операцию оперативного учета. Документ делает записи в регистры накопления, которые отвечают за взаиморасчеты, остатки товаров или объемы оказанных услуг. Бухгалтерские же записи (проводки) формируются отдельным механизмом «Отражение в регламентированном учете».

Такой подход позволяет разграничить ответственность: менеджеры работают с первичкой, а бухгалтер проверяет правильность заполнения аналитики и счетов учета, не блокируя работу оперативного отдела. Проанализируем, как запустить этот механизм вручную и автоматически.

Ручное формирование проводок в документе

Если нам нужно проверить проводки в конкретном Акте выполненных работ прямо сейчас, выполним следующие действия:

1. Откроем нужный документ Акт выполненных работ.
2. Нажмем на кнопку Дт/Кт (Проводки регламентированного учета) на панели инструментов.
3. В открывшейся форме мы увидим пустое поле. Нам необходимо нажать кнопку Отразить в регл. учете.

Если после нажатия кнопки проводки все равно не появились, это сигнализирует о том, что в системе не заданы счета учета для данной операции. Выясним, где именно производятся эти настройки.

Настройка Групп финансового учета (ГФУ)

Для того чтобы система понимала, на какие счета относить доходы и дебиторскую задолженность, необходимо заполнить настройки Групп финансового учета. Рассмотрим подробнее основные справочники:

1. Группы финансового учета расчетов: В карточке договора с клиентом или в настройках самого партнера должна быть указана ГФУ расчетов. Именно в ней прописывается основной счет расчетов (например, 62.01) и счет авансов (62.02).
2. Группы финансового учета номенклатуры: Для каждой услуги в справочнике Номенклатура должна быть указана ГФУ. В этой группе настраиваются счета учета доходов (например, 90.01.1) и счета учета расходов (90.02.1).

Если эти поля не заполнены, документ «не знает», какую бухгалтерскую запись ему сформировать, и проводка просто не создается.

Рабочее место «Отражение документов в регламентированном учете»

Для массовой настройки счетов и контроля за формированием проводок в системе предусмотрено специальное рабочее место. Перейдем по следующему пути:

Раздел Регламентированный учет — Бухгалтерский и налоговый учет — Отражение документов в регл. учете.

В открывшейся форме мы увидим общее состояние учета. Проанализируем основные элементы этой формы:

• Кнопка «Выполнить отражение»: Запускает процесс формирования проводок по всем проведенным документам за выбранный период.
• Гиперссылка «Настроить счета учета»: Это важнейший инструмент. Если система обнаружит документы, по которым счета не заданы, она выведет уведомление. Нажав на эту ссылку, мы попадем в матрицу настроек, где можно указать счета для каждой организации, подразделения или группы номенклатуры.

Рассмотрим пример настройки через это рабочее место. Если мы видим статус «Счета учета не настроены», переходим в настройки, выбираем закладку Выручка от продаж и указываем для нашей номенклатурной группы счет 90.01.1.

Автоматизация процесса через регламентные задания

Постоянно нажимать кнопку «Отразить в регл. учете» неудобно. Чтобы проводки появлялись автоматически (с небольшой задержкой), настроим РегламентныеЗадания. Посмотрим, как это сделать:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Обслуживание — Регламентные операции.
2. Найдем задание с наименованием Отражение документов в регламентированном учете.
3. Установим флаг Включено и настроим расписание (например, каждые 5 или 10 минут).

Теперь система будет самостоятельно «пробегать» по всем новым документам и формировать по ним бухгалтерские записи без участия пользователя.

Возможные причины отсутствия проводок при полных настройках

Иногда счета настроены, регламентное задание работает, а проводок по Акту выполненных работ все равно нет. Разберем наиболее частые причины:

• Период закрыт для редактирования: Если дата акта попадает в закрытый период, проводки не сформируются.
• Не заполнено подразделение: В настройках счетов учета может быть задана детализация по подразделениям. Если в документе Подразделение не указано или указано неверно, система не найдет подходящую настройку счета.
• Статья доходов: Для услуг в акте обязательно должна быть выбрана СтатьяДоходов. В самой статье должен быть определен порядок отражения в основной деятельности.
• Направления деятельности: Если в базе включен учет по направлениям деятельности, убедитесь, что в документе заполнено соответствующее поле, а для данного направления прописаны счета учета.

Использование режима «Проверять отражение при проведении»

Если вы хотите, чтобы система вела себя как «1С:Бухгалтерия», в последних версиях 1С:КА 2.4 предусмотрена специальная опция. Однако помните, что это может замедлить работу программы при большом количестве пользователей. Посмотрим, где она включается:

НСИ и администрирование — Настройка НСИ и разделов — Регламентированный учет — Сервис.

Установите флаг Проверять отражение в регл. учете при проведении документов. В этом случае, если счета учета не настроены, система выдаст предупреждение сразу при попытке провести Акт выполненных работ.

Таким образом, мы выяснили, что отсутствие проводок в 1С:КА 2.2/2.4 — это не ошибка, а особенность архитектуры. Правильная настройка Групп финансового учета и регулярный запуск обработки Отражение документов в регламентированном учете обеспечат актуальность данных в вашем бухгалтерском учете.