← На главную

Перенос справочника Сотрудники из программы «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП) в «1С:Бухгалтерию предприятия 3.0» (БП) — это стандартная задача, которая, однако, часто вызывает вопросы у специалистов. Основная сложность заключается в том, что простая синхронизация по умолчанию переносит данные только при наличии документов начисления или кадровых изменений в текущем периоде. Разберем наиболее эффективные способы решения этой задачи, проанализируем нюансы сопоставления данных и выясним, как избежать дублирования записей.

Способ 1. Синхронизация с дополнительными параметрами

Рассмотрим наиболее быстрый метод, встроенный в типовой функционал обмена данными. Если между базами уже настроена синхронизация, нам не обязательно создавать фиктивные документы, чтобы «заставить» систему увидеть сотрудников. Проанализируем, как использовать механизм ручного добавления объектов.

1. Перейдем в раздел Администрирование — Синхронизация данных — Настройки синхронизации данных.
2. Выберем нужную настройку обмена с Бухгалтерией.
3. Нажмем кнопку Синхронизировать с дополнительными параметрами. Это критически важный шаг, так как обычная кнопка просто запустит автоматический цикл обмена.
4. В открывшемся окне выберем пункт Добавить данные (или «Зарегистрировать данные к выгрузке»).
5. В списке доступных объектов найдем справочник Сотрудники. Выберем либо весь справочник целиком, либо конкретных физических лиц, которых необходимо перенести.
6. После выбора объектов нажмем Синхронизировать. Программа принудительно включит эти записи в пакет выгрузки, даже если по ним не было движений в текущем месяце.

Важный нюанс: при первом использовании этого метода обязательно обратите внимание на окно сопоставления данных. Оно появится перед окончательной загрузкой в БП. Проанализируем ситуацию: если в Бухгалтерии уже созданы те же сотрудники вручную, их нужно сопоставить по ФИО, ИНН или СНИЛС, чтобы не возникло дублей.

Способ 2. Использование обработки «Регистрация изменений для обмена»

Разберем более профессиональный подход, который дает программисту или администратору полный контроль над выгружаемыми данными. Этот метод позволяет избежать лишних манипуляций с документами начисления.

Найдем в разделе Администрирование пункт Состав отправляемых данных (иконка в виде листа с карандашом в окне настроек синхронизации). Рассмотрим пошагово работу с этой обработкой:

1. В открывшемся дереве метаданных найдем справочник Сотрудники.
2. Нажмем правую кнопку мыши и выберем Зарегистрировать изменения всех объектов выбранного типа.
3. Если нам нужны не все сотрудники, а только определенный отдел, можно нажать Зарегистрировать изменения объектов по отбору и настроить фильтр.
4. Проверим количество зарегистрированных объектов в колонке справа.
5. Закроем обработку и запустим стандартную синхронизацию.

Этот метод гарантирует, что при следующем сеансе связи EnterpriseData (стандартный формат обмена) подтянет все выбранные карточки сотрудников в файл выгрузки.

Критически важные настройки в ЗУП и БП

Выясним причину, по которой сотрудники могут не переноситься, даже если регистрация изменений выполнена успешно. Существует ряд системных настроек, которые блокируют детализацию по сотрудникам.

1. Настройка детализации в ЗУП. В самой настройке синхронизации на стороне ЗУП (кнопка «Настроить» — «Параметры обмена») проверьте режим выгрузки данных. Должен быть выбран вариант «С детализацией по сотрудникам». Если установлено «Сводно по сотрудникам», программа будет передавать в Бухгалтерию только общие суммы по счетам затрат, и справочник Сотрудники в приемнике заполняться не будет.

2. Настройка учета в Бухгалтерии. В базе-приемнике (БП 3.0) перейдем в раздел Главное — Настройки зарплаты. Убедимся, что переключатель способа ведения учета установлен в положение «Во внешней программе». Если оставить «В этой программе», механизмы синхронизации могут работать некорректно, а поля в карточках сотрудников после загрузки могут стать недоступными для редактирования, так как система будет считать ЗУП «владельцем» данных.

Проблема сопоставления физических лиц

Рассмотрим структуру данных 1С: справочник Сотрудники всегда подчинен справочнику Физические лица. При переносе данных крайне важно, чтобы сначала правильно сопоставились именно физлица. Посмотрим на алгоритм поиска, который использует система:

• Первичный поиск осуществляется по уникальному идентификатору (GUID), если объекты ранее уже синхронизировались.
• Если объект новый, поиск идет по СНИЛС и ИНН. Это самые надежные поля для идентификации.
• Если СНИЛС не заполнен, система пытается найти соответствие по ФИО и Дате рождения.

Совет: перед началом переноса 200 сотрудников, как в нашем примере, проанализируем заполнение СНИЛС в обеих базах. Если данные заполнены корректно, риск появления дублей практически равен нулю. Если же в БП 10 человек заведены без СНИЛС, а в ЗУП он есть, при первой синхронизации обязательно воспользуйтесь окном ручного сопоставления.

Особенности переноса кадровых данных и совместителей

Разберем ситуацию с совместителями. В ЗУП 3.1 один и тот же человек (одно физическое лицо) может иметь несколько карточек в справочнике Сотрудники (основное место работы и внутреннее совместительство). При синхронизации в Бухгалтерию должны перенестись обе записи справочника Сотрудники, привязанные к одному и тому же элементу справочника Физические лица. Это необходимо для корректного формирования аналитики на счете 70 и в отчетах по НДФЛ.

Также важно понимать ограничения стандартного обмена: кадровые документы (Приемы, Переводы, Увольнения) не переносятся как самостоятельные документы из ЗУП в БП. В Бухгалтерии на основании данных синхронизации создаются записи в периодических регистрах сведений (например, Сведения о работе сотрудников), что позволяет видеть актуальный статус сотрудника и печатать ведомости, но полноценный кадровый учет ведется только в ЗУП.

Альтернативный вариант: Универсальный обмен данными XML

Если вам требуется разовый перенос без настройки постоянной синхронизации, можно воспользоваться обработкой УниверсальныйОбменДаннымиXML. Для этого потребуются правила обмена, которые обычно входят в состав поставки конфигурации. Рассмотрим этот путь:

1. В базе ЗУП откроем обработку Универсальный обмен данными в формате XML.
2. На вкладке «Выгрузка» укажем файл правил и выберем только справочник Сотрудники и связанные с ним Физические лица.
3. Сформируем файл данных.
4. В базе БП откроем ту же обработку на вкладке «Загрузка» и прочитаем файл.

Этот метод более трудоемок в плане поиска правил, но позволяет перенести данные «чисто», не вовлекая механизмы постоянного обмена.

Подведем итог: для наиболее быстрого и безопасного переноса 200 сотрудников используйте регистрацию изменений внутри настройки синхронизации и внимательно проверьте сопоставление физических лиц по ИНН/СНИЛС в первом же сеансе обмена. Это позволит избежать ручной работы и обеспечит чистоту данных в обеих информационных системах.