Переход с устаревшей программы 1С:Зарплата и Кадры 7.7 (ЗиК) на современную 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ЗУП 3.1) — это всегда вызов для технического специалиста. Часто возникает ситуация, когда учет в новой базе уже запущен с начала года на основании начальных остатков, но спустя время кадровикам требуется видеть полную «историю» сотрудников (приемы, переводы, изменения должностей) за предыдущие 10–15 лет. Разберем подробно, как решить эту задачу, не нарушив уже существующий расчет зарплаты.
Прежде всего, проанализируем ключевое различие между системами. В ЗиК 7.7 вся информация строится вокруг документов и журналов расчетов. В ЗУП 3.1 первичными являются записи в Регистрах Сведений. Для формирования личной карточки Т-2 и аналитической отчетности программе не обязательно иметь в базе проведенный документ Прием на работу от 2005 года. Ей достаточно наличия соответствующих записей в регистрах кадровой истории.
Рассмотрим основные регистры, которые отвечают за «прошлое» сотрудника:
Кадровая история сотрудников — хранит сведения о должностях, подразделениях и видах занятости.Основные данные контракта, договора сотрудника — информация о трудовых договорах.Параметры периодов стажа ПФР — данные, необходимые для корректного формирования отчетности в фонды.Если вы только планируете переход, рассмотрим штатный механизм. В составе конфигурации ЗУП 3.1 есть встроенный помощник. При создании новой информационной базы система предложит выполнить перенос данных из предыдущих версий.
Выясним, как работает типовая выгрузка:
7.7.XML, который затем загружается в ЗУП.7.7 рекомендуется использовать краткий перенос (начисления за последние 2 года и остатки), так как попытка перетащить все расчетные документы за 15 лет почти всегда приводит к ошибкам в сальдо.Проанализируем ситуацию, когда база ЗУП уже наполнена и в ней ведется текущий учет. В этом случае использовать типовой помощник «в лоб» опасно — можно затереть текущие данные. Рассмотрим более тонкий инструмент — технический документ Перенос данных.
Документ Перенос данных (находится в разделе Администрирование) является универсальным контейнером. Он не имеет печатных форм, но позволяет напрямую записывать движения в любые регистры системы. Это идеальный вариант для загрузки «исторических» событий.
Разберем по шагам алгоритм действий при использовании Конвертации данных 2.1 или самописных обработок:
ЗУП 3.1 новый документ Перенос данных.Кадровая история сотрудников.ЗиК 7.7 данные о приемах и переводах.Перенос данных. При этом крайне важно соблюдать уникальность ключей записей.Пример структуры кода (логический алгоритм) для заполнения такой таблицы:
// Создание записи в регистре кадровой истории через Перенос данных
НоваяСтрока = ДокументПереносДанных.ТаблицаРегистраКадроваяИстория.Добавить();
НоваяСтрока.Период = ДатаПриемаИз77;
НоваяСтрока.Сотрудник = СсылкаНаСотрудника;
НоваяСтрока.Организация = СсылкаНаОрганизацию;
НоваяСтрока.Подразделение = СсылкаНаПодразделение;
НоваяСтрока.Должность = СсылкаНаДолжность;
НоваяСтрока.ВидСобытия = ПредопределенноеЗначение("Перечисление.ВидыКадровыхСобытий.Прием");
Выясним причину, по которой кадровики часто просят перенести историю именно сейчас. Это связано с отчетностью ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД). Для корректного заполнения сведений о трудовой деятельности Социальный фонд требует передавать информацию о последнем кадровом событии на 1 января 2020 года.
Если сотрудник был принят в 2010 году и с тех пор не переводился, программа при формировании отчета должна «увидеть» этот прием. Однако, простого наличия записи в Переносе данных может быть недостаточно. Рассмотрим правильный путь:
Регистрация трудовой деятельности.Мероприятия трудовой деятельности, который и является источником для отчетности в СФР.При дозагрузке данных из 7.7 в существующую восьмерку самая большая опасность — создать дубли физических лиц и сотрудников. Рассмотрим способы синхронизации объектов:
Никогда не используйте поиск только по наименованию (ФИО). Разберем наиболее надежную связку полей для сопоставления:
Сотрудники, если в организации соблюдалась строгая нумерация при переходе.Проанализируем ситуацию: если в 7.7 у сотрудника не был указан СНИЛС, вам придется выполнить сопоставление вручную или использовать промежуточную таблицу соответствий в формате Excel.
Многие опасаются, что загрузка старых приказов «развалит» текущий учет. Выясним, так ли это. В ЗУП 3.1 текущий расчет (оклады, надбавки) опирается на данные документа Начальная штатная расстановка, который создается в момент запуска базы. Записи в регистрах за периоды ДО даты этого документа не влияют на расчет текущей зарплаты. Они остаются «спящими» и используются только для построения отчетов (например, отчет Стажи сотрудников) и заполнения печатных форм карточек Т-2.
Важное предостережение: Перед любыми операциями по загрузке данных обязательно создавайте полную резервную копию информационной базы. Посмотрим на практику: после загрузки истории обязательно сформируйте отчет Т-2 по нескольким «старым» сотрудникам и сравните его с данными из ЗиК 7.7. Если данные совпали — задача решена успешно.