В процессе работы часто возникает ситуация, когда в единой информационной базе ведется учет нескольких юридических лиц, но со временем часть компаний выходит из группы или передается на обслуживание другой бухгалтерии. Рассмотрим подробнее основные способы разделения информационной базы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 на несколько автономных баз по организациям, разберем порядок действий для каждого варианта, а также проанализируем критически важные технические нюансы и риски.
Способ 1. Создание подчиненного узла РИБ по организациям с отвязкой базы
Использование механизма распределенной информационной базы (РИБ) с фильтрацией по организациям — один из наиболее быстрых и автоматизированных способов разделения данных. Разберем этот процесс по шагам.
Создание узла обмена: В исходной информационной базе перейдем в раздел администрирования синхронизации данных и создадим узел РИБ с отбором по требуемым организациям. Укажем только те 4 организации, которые необходимо выделить в новую базу.
Создание начального образа: Сформируем файл начального образа подчиненного узла. Платформа 1С автоматически отберет документы и регистры, относящиеся только к выбранным организациям.
Развертывание новой базы: Создадим новую пустую информационную базу и загрузим в нее созданный начальный образ.
Превращение узла в автономную базу (отвязка): Подчиненный узел РИБ блокирует возможность изменения конфигурации и самостоятельного обновления. Чтобы сделать базу полностью независимой, необходимо сбросить признак главного узла. Это можно сделать двумя путями:
Через запуск информационной базы из командной строки с параметром:
Либо программно во внешней обработке выполнить следующий код:
ПланыОбмена.УстановитьГлавныйУзел(Неопределено);
Очистка регистрации изменений: Чтобы устранить накопленные служебные записи для обмена, очистим таблицы регистрации изменений:
Для Каждого План Из Метаданные.ПланыОбмена Цикл
ПланыОбмена.УдалитьРегистрациюИзменений(ПланОбмена);
КонецЦикла;
Способ 2. Выгрузка и загрузка данных через XML или формат EnterpriseData
Если требуется получить максимально «чистую» базу без системного мусора и ненужных служебных записей, разберем вариант с переносом данных в новую пустую конфигурацию.
Использование универсальной выгрузки XML: С помощью внешней обработки ВыгрузкаЗагрузкаXML выгружаем метаданные из исходной базы, предварительно установив отбор по реквизиту Организация для всех документов и справочников. После загрузки в пустую базу того же релиза обязательно запустим операцию Тестирование и исправление информационной базы со всеми установленными флагами.
Использование формата EnterpriseData: Создадим пустую типовую базу нужного релиза и настроим стандартную синхронизацию через универсальный формат EnterpriseData. В правилах отправки укажем список нужных организаций. В результате перенесутся только те документы и справочники, которые непосредственно задействованы в учете выделяемых организаций.
Способ 3. Создание копии базы и групповая пометка на удаление
Данный способ применяется, когда объем документов небольшой или нет возможности настраивать правила переноса.
Сделаем полную копию рабочей базы.
В копии откроем стандартную обработку Групповое изменение реквизитов (раздел «Администрирование» — «Обслуживание» — «Корректировка данных»).
Выберем все виды документов, установим отбор по реквизиту Организация (выбираем организации, которые нужно убрать) и установим значение реквизита ПометкаУдаления = Истина.
Перейдем в обработку Удаление помеченных объектов и выполним полное удаление данных.
Повторим процедуру для оставшихся организаций во второй копии базы.
Обязательные действия и риски после разделения баз
После разделения баз любым из способов проанализируем настройки окружения, чтобы избежать технических сбоев и утечки данных:
Сервисы 1С-Отчетность и 1С-ЭДО: В обеих базах сразу после разделения необходимо деактивировать или перенастроить учетные записи сервисов сдачи отчетности и электронного документооборота. Если оставить настройки без изменений, обе базы будут параллельно опрашивать серверы операторов, что приведет к рассинхронизации статусов документов и потере входящих требований ФНС.
1С:ДиректБанк: Отключим учетные записи прямого обмена с банками для тех организаций, учет которых больше не ведется в данной базе.
Общие справочники и конфиденциальность: Справочники, не имеющие реквизита «Организация» (Контрагенты, Номенклатура, ФизическиеЛица), при копировании и через РИБ переносятся целиком. Если организации юридически независимы, необходимо провести ручную или программную очистку неиспользуемых элементов для защиты персональных и коммерческих данных.
Синхронизация с другими системами (ЗУП, УТ, ERP): Проверим все узлы планов обмена со смежными программами. Настройки обмена в разделенной базе необходимо перенастроить на новые узлы, чтобы исключить конфликт перезаписи данных в источниках.
Внутригрупповые расчеты: Если между разделяемыми организациями были операции купли-продажи или взаимозачетов, необходимо проверить сальдо по счетам 60, 62, 76 на дату разделения, так как ранее «своя» организация в разделенной базе станет обычным сторонним контрагентом.