В практической работе бухгалтера-расчетчика нередко возникают ситуации, когда сотруднику оформляют несколько отпусков подряд. Это может быть связано с предоставлением отпуска за разные рабочие года или объединением основного и дополнительного (например, за вредные условия труда) отпусков. Ситуация значительно усложняется, если во время этого длительного отдыха сотрудник заболевает и приносит Больничный лист, который накладывается сразу на несколько зарегистрированных документов Отпуск.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно выйти из такой ситуации в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, избежав фатальных ошибок пересечения периодов, некорректного расчета среднего заработка, а также искажения данных в личной карточке сотрудника по форме Т-2.
Рассмотрим конкретный пример, аналогичный обсуждаемому на форуме. Предположим, в октябре сотруднику были введены и рассчитаны три последовательных документа Отпуск:
В ноябре сотрудник предоставляет Больничный лист за период болезни с 28.10.19 по 06.11.19 (10 календарных дней). Период болезни затрагивает:
Если мы попытаемся пойти стандартным путем и создать документ-исправление для первого отпуска, увеличив его период на 1 день (с переносом окончания отпуска из-за болезни), программа выдаст жесткую ошибку проведения: «В указанный период уже введен документ Отпуск». Система блокирует проведение, поскольку даты измененного первого отпуска начинают накладываться на еще не исправленный второй отпуск. Получается замкнутый круг: первый документ нельзя провести из-за второго, а второй нельзя скорректировать без понимания итоговых дат первого.
Ниже мы детально проанализируем, как решить эту задачу в современных релизах 1С:ЗУП 3.1, используя штатный функционал системы.
В старых версиях программы (до релиза 3.1.14) расчетчикам приходилось прибегать к сложным схемам: вводить новые "нулевые" документы, вручную корректировать регистры или использовать обходные пути со сторнированием, которые ломали учет НДФЛ и страховых взносов, а также приводили к ручной правке карточки Т-2.
Начиная с версии 1С:ЗУП 3.1.14, разработчики кардинально переработали логику взаимодействия больничных и отпусков. Появился специализированный механизм автоматического продления, который позволяет безболезненно обрабатывать даже сложные цепочки пересечений. Рассмотрим его настройку и применение.
Выполним процедуру исправления последовательно, шаг за шагом.
Шаг 1. Проверка настроек программы
Перед началом работы убедимся, что в программе включен современный механизм обработки пересечений периодов. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты. Обратим внимание на флажок «Сторнировать отпуск в больничном при пересечении периодов». Для работы нового, более корректного алгоритма этот флажок должен быть снят. В этом случае программа не будет бездумно "резать" отпуск внутри больничного, а предложит пользователю осознанно запустить процедуру продления.
Шаг 2. Регистрация и расчет больничного листа
Введем документ Больничный лист на период болезни сотрудника (в нашем примере — с 28.10.19 по 06.11.19). При проведении документа программа определит, что на период болезни приходятся ранее рассчитанные отпуска. Вместо автоматического скрытого сторнирования программа заблокирует расчет самого больничного и выведет предупреждающее сообщение:
«Больничный лист не может быть рассчитан в связи с наличием рассчитанного отпуска. Продлите или пересчитайте отпуск».
Прямо внизу формы документа появится кликабельная гиперссылка «Исправить отпуск». Нам нужно последовательно обработать каждый пересекающийся документ.
Шаг 3. Корректировка и продление первого отпуска
Нажмем на гиперссылку «Исправить отпуск» напротив первого документа отпуска. Программа автоматически создаст новый документ-исправление. При этом система выдаст диалоговое окно с вопросом: «Продлить отпуск?». Нажмем кнопку «Да».
Проанализируем действия программы:
При попытке проведения этого документа-исправления программа по-прежнему выдаст предупреждение о наложении периода на второй отпуск (который все еще начинается с 29.10.19). Однако, в отличие от старых релизов, это предупреждение теперь носит информационный характер и не блокирует проведение документа. Проводим документ-исправление первого отпуска.
Шаг 4. Корректировка и сдвиг второго отпуска
После проведения первого исправления вернемся в документ Больничный лист. Теперь программа укажет на пересечение со вторым документом отпуска. Снова нажмем гиперссылку «Исправить отпуск» для второго документа.
Поскольку автоматическое продление для сложных цепочек из нескольких документов может выставить некорректные даты, нам необходимо скорректировать период второго отпуска вручную:
Шаг 5. Фиксация среднего заработка для смещенных периодов
Это важнейший нюанс, который часто упускают из виду расчетчики (о чем справедливо упоминалось в сообщениях форума). Поскольку период второго отпуска сместился с октября на ноябрь, программа по умолчанию попытается пересчитать средний заработок, исходя из нового месяца начала отпуска (ноября), что приведет к изменению суммы за день отпуска.
С точки зрения законодательства, это единое непрерывное событие отпуска, даты которого просто сдвинулись по причине болезни. Чтобы зафиксировать сумму среднедневного заработка и избежать нежелательных перерасчетов:
Проводим документ-исправление второго отпуска.
Шаг 6. Корректировка третьего (дополнительного) отпуска
Поскольку второй отпуск сдвинулся и теперь заканчивается 21.11.19, нам необходимо аналогичным образом зайти в третий документ (отпуск за вредность) и создать для него документ-исправление:
Шаг 7. Окончательный расчет больничного листа
После того как все три документа-исправления последовательно проведены, возвращаемся в исходный Больничный лист. Нажимаем кнопку «Пересчитать документ». Программа увидит, что все пересечения устранены, без ошибок рассчитает сумму пособия по временной нетрудоспособности и позволит провести документ.
Одной из главных проблем, обсуждавшихся на форуме, было некорректное заполнение личной карточки сотрудника (форма Т-2). При использовании простого сторнирования без ввода документов-исправлений программа "не видела" факт болезни, и в Т-2 попадал первоначальный непрерывный период отпуска, как будто сотрудник не болел.
При использовании описанного выше современного механизма эта проблема полностью решена разработчиками 1С:
Фактические отпуска. В результате в личной карточке Т-2 периоды отпуска, даты приказов и рабочие года заполняются абсолютно корректно и автоматически, без необходимости прибегать к ручной правке печатной формы.Рассмотрим, как данная методика влияет на налоговую отчетность. При старых способах исправления (когда сторнирование происходило в одном периоде, а начисление "продления" оформлялось новым документом в другом) возникали серьезные проблемы с перерасчетом НДФЛ и страховых взносов "задним числом". Налоги могли перерасчитываться прошлым периодом, образуя недоимки или переплаты и требуя подачи уточненных расчетов по форме 6-НДФЛ и РСВ.
Благодаря тому, что корректировка и продление осуществляются внутри соответствующих документов-исправлений с фиксацией среднего заработка:
Проанализировав ситуацию, можно составить краткий и понятный чек-лист действий при наложении больничного на цепочку отпусков в 1С:ЗУП 3.1:
Больничный лист и используйте встроенные гиперссылки для создания документов-исправлений.Использование этого системного подхода позволит вам быстро и безболезненно отражать даже самые сложные случаи пересечения периодов отдыха и нетрудоспособности сотрудников, экономя время на ручных корректировках и гарантируя соответствие учета требованиям законодательства.