При составлении годовой или квартальной бухгалтерской отчетности в программе 1С:Бухгалтерия многие пользователи сталкиваются со сложными формулами расшифровки показателей. Один из самых частых вопросов возникает при анализе Раздела 5 «Дебиторская и кредиторская задолженность» в Пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах.
В расшифровке строк поступления и выбытия задолженности по счету 62.01 («Расчеты с покупателями и заказчиками») программа вычитает определенную сумму с пояснением: «минус Обороты по кредиту счета 62.01 по объектам, отраженным в дебетовых оборотах в пределах суммы дебетового оборота».
На первый взгляд эта формулировка кажется запутанной. В этой статье мы подробно разберем, зачем программа делает это вычитание, какой экономический смысл в него заложен, и как по шагам проверить эту сумму с помощью стандартных отчетов 1С и Excel.
Выясним причину, почему алгоритмы 1С производят эту операцию. Согласно правилам заполнения бухгалтерской отчетности (в частности, Пояснений, утвержденных Приказом Минфина РФ № 66н), в таблицах движения дебиторской и кредиторской задолженности (таблицы 5.1 и 5.3) не должно отражаться «техническое» движение средств, которое возникло и было полностью закрыто внутри одного и того же отчетного периода.
Иными словами, если в течение года вы отгрузили товар покупателю и он в этом же периоде полностью оплатил эту поставку, то на начало и на конец периода задолженность равна нулю. Показ таких «внутрипериодных» оборотов искусственно завышает показатели возникновения и погашения обязательств в пояснениях к балансу. Отчет должен демонстрировать реальное движение долговых обязательств, влияющих на финансовое положение компании. Именно поэтому программа «схлопывает» такие обороты, уменьшая общие показатели поступления и выбытия на сумму взаимно закрытых расчетов.
Посмотрим на конкретный пример, чтобы понять математическую логику программы. Расчет производится отдельно по каждому уникальному объекту аналитического учета (субконто). На субсчете 62.01 аналитика обычно ведется в разрезе трех уровней:
Для каждого такого сочетания (аналитического разреза) программа находит минимальное значение между дебетовым и кредитовым оборотом за период. Математически формула выглядит следующим образом:
Исключаемая сумма = Минимум (Оборот по дебету, Оборот по кредиту)
Проанализируем три типичные ситуации на примерах разных контрагентов (предположим, начальное сальдо по всем расчетам равно нулю):
Мы отгрузили товар (дебетовый оборот по счету 62.01) на сумму 100 000 рублей. Покупатель в этом же месяце оплатил долг (кредитовый оборот по счету 62.01) на сумму 100 000 рублей.
Расчет: МИН(100 000, 100 000) = 100 000 рублей. Эта сумма полностью исключается из показателей поступления и погашения в Пояснениях. В отчетности по этому контрагенту движение отражено не будет, так как долг полностью закрыт.
Мы произвели отгрузку (Дт 62.01) на сумму 150 000 рублей. Покупатель успел оплатить только 100 000 рублей (Кт 62.01) до конца года.
Расчет: МИН(150 000, 100 000) = 100 000 рублей. Программа исключит 100 000 рублей из оборотов. В итоге в графу «Поступление» (возникновение обязательств) попадет только чистый остаток задолженности: 150 000 - 100 000 = 50 000 рублей. В графу «Погашение» попадет 0 рублей. Это логично, так как долг в размере 50 000 рублей остался непогашенным на конец периода.
У покупателя был начальный долг на сумму 200 000 рублей. В текущем периоде мы отгрузили ему товар на 50 000 рублей (Дт 62.01), а он перечислил нам оплату в размере 150 000 рублей (Кт 62.01).
Расчет: МИН(50 000, 150 000) = 50 000 рублей. Программа исключает из отчета 50 000 рублей. В результате в графу «Поступление» пойдет 0 рублей (так как новая отгрузка полностью перекрыта оплатой), а в графу «Погашение» пойдет сумма: 150 000 - 50 000 = 100 000 рублей. Эта сумма как раз представляет собой частичное погашение старого долга, числившегося на начало года.
Рассмотрим подробнее, как мы можем самостоятельно проверить и подтвердить правильность расчета этой суммы (например, если она составляет 7 048 298,73 рублей, как в исходном вопросе).
Основная ошибка большинства бухгалтеров при ручной проверке заключается в том, что они формируют Оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) с недостаточной детализацией. Если настроить группировку только по контрагентам или договорам, итоговые суммы минимумов не сойдутся с отчетом. Нам необходимо опуститься на самый глубокий уровень аналитики.
Разберем процесс проверки по шагам:
62.01 (или другой интересующий вас счет расчетов, например, 60.01). Установите период, соответствующий отчетному году.КонтрагентыДоговорыДокументы расчетов с контрагентами (если это поле не заполнено или отсутствует, добавьте его через кнопку «Добавить»).=МИН(Дебет_Оборот; Кредит_Оборот)
Если после выполнения всех шагов инструкции итоговая сумма в Excel все равно расходится с показателем регламентированного отчета, это явный признак наличия ошибок в ведении учета в информационной базе 1С. Выясним основные причины таких расхождений:
Это самая распространенная проблема в базах 1С. Если документы отгрузки (реализации) и оплаты (поступления на расчетный счет) вводились задним числом, программа могла неверно зачесть авансы. Например, оплата могла зависнуть на счете 62.02 (расчеты по авансам), а отгрузка пройти по 62.01 без автоматического зачета. Чтобы исправить это, необходимо запустить обработку Закрытие месяца и выполнить операцию Пересчет и восстановление последовательности расчетов за весь проверяемый период.
Если бухгалтер по ошибке указал в документе реализации один договор (или документ расчетов), а в выписке банка при получении денег — другой договор, то автоматического закрытия долгов не произойдет. На уровне контрагента баланс может казаться нулевым, но в разрезе договоров или документов расчетов образуются встречные «зависшие» остатки (дебет по одному договору и кредит по другому). Для устранения таких ошибок используйте документ Корректировка долга с видом операции «Взаимозачет».
Использование ручных проводок (документ Операция, введенная вручную) по активным счетам расчетов часто приводит к тому, что субконто заполняются некорректно или не полностью. Программа 1С очень чувствительна к полноте заполнения аналитики. Старайтесь избегать ручных корректировок расчетов с контрагентами, заменяя их на штатные документы конфигурации.
Используя предложенную методику детальной настройки Оборотно-сальдовой ведомости и анализа через Excel, вы всегда сможете быстро локализовать любые расхождения и подтвердить правильность данных бухгалтерской отчетности!