В практике автоматизации на базе 1С часто возникает ситуация, когда учет ведется в мощной системе типа 1С:Комплексная автоматизация (КА) 2.4 или 1С:ERP, но для сдачи регламентированной отчетности или по требованию головной компании данные необходимо дублировать в 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) 3.0. Одной из самых сложных задач в этом процессе является перенос документов блока «Зарплата и кадры». Рассмотрим подробнее, почему штатные средства не позволяют сделать это «одной кнопкой», и разберем возможные стратегии решения задачи.
Проанализируем архитектуру типового обмена. В системе «1С:Комплексная автоматизация 2» блок учета зарплаты функционально идентичен программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1». Однако в «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» подсистема зарплаты значительно упрощена.
При настройке стандартной синхронизации между КА и БП используется механизм обмена данными через универсальный формат. Согласно методологии 1С, зарплата выгружается сводно. Это означает, что из КА в БП передается только документ Отражение зарплаты в финансовом учете, который в базе-приемнике превращается в документ Отражение зарплаты в бухучете. Этот документ создает бухгалтерские проводки (Дт 20, 26, 44 — Кт 70, 69), но он не переносит первичные кадровые приказы (Прием на работу, Увольнение) или расчетные листки (Больничный лист, Отпуск).
Выясним причину такого ограничения. В КА учет строится на базе сложных регистров расчета и множества вспомогательных регистров накопления, обеспечивающих расчет среднего заработка, учет НДФЛ в разрезе дат выплаты и статусов налогоплательщиков. В БП 3.0 при выборе режима ведения зарплаты «Во внешней программе» эти механизмы просто отключаются, так как предполагается, что детальный расчет уже произведен в другом месте. Если же включить режим «В этой программе», то структура данных БП окажется слишком простой, чтобы принять в себя все аналитики из КА без потерь.
Если задача переноса документов Начисление зарплаты и взносов, Прием на работу и других является критической, придется прибегнуть к написанию собственных правил обмена с помощью Конвертации данных (КД 2.0 или 3.0). Разберем по шагам, с какими сложностями мы столкнемся при реализации этого метода:
Физические лица и Сотрудники. Важно помнить, что в 1С это разные объекты. В БП 3.0 связь между ними должна быть сохранена так же, как в КА, иначе документы начисления не «увидят» аналитику по сотрудникам.Прием на работу в БП имеют гораздо меньше реквизитов. Нам придется «отсекать» лишние данные, такие как графики работы или сложные тарифные сетки, оставляя только подразделение, должность и оклад.6-НДФЛ и РСВ, недостаточно просто создать документ Начисление зарплаты. Необходимо, чтобы правила обмена корректно заполнили движения по регистрам Учет доходов для исчисления НДФЛ, Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Исчисленные страховые взносы.Посмотрим на ситуацию под другим углом. Поскольку код блока зарплаты в КА 2.4 практически совпадает с 1С:ЗУП 3.1, технически проще выполнить перенос данных из КА в чистую базу ЗУП. Для этого можно адаптировать типовые обработки перехода.
После того как данные окажутся в ЗУП, можно попытаться использовать специализированные расширения или сторонние правила для обмена «ЗУП — БП», которые настроены на перенос документов. Однако стоит помнить, что даже в этой связке компания 1С рекомендует передавать только «Отражение зарплаты», так как ведение дублирующего учета в двух базах неизбежно ведет к расхождениям из-за ошибок округления или разной последовательности проведения документов.
Проанализируем еще один подход: создание внешней обработки, которая будет считывать данные из КА (через COM-соединение или XML-файл) и программно создавать документы в БП. Рассмотрим пример логики, которую можно реализовать в коде для создания документа НачислениеЗарплаты:
// Псевдокод создания документа в БП на основании данных из КА
НовыйДок = Документы.НачислениеЗарплаты.СоздатьДокумент();
НовыйДок.Дата = ДатаКонцаПериода;
НовыйДок.Организация = Справочники.Организации.НайтиПоРеквизиту("ИНН", ИНН_Из_КА);
НовыйДок.ПериодРегистрации = НачалоМесяца(ДатаКонцаПериода);
// Заполнение табличной части Начисления
Для Каждого СтрокаЗП Из ТаблицаДанныхКА Цикл
НоваяСтрока = НовыйДок.Начисления.Добавить();
НоваяСтрока.Сотрудник = НайтиСотрудникаПоФизлицу(СтрокаЗП.Физлицо);
НоваяСтрока.Результат = СтрокаЗП.Сумма;
// ... заполнение остальных реквизитов
КонецЦикла;
НовыйДок.Записать(РежимЗаписиДокумента.Проведение);
При таком подходе программист получает полный контроль над процессом, но берет на себя ответственность за заполнение всех необходимых регистров. Если целью переноса является сдача отчетности (например, формы ЕФС-1), то необходимо также программно формировать записи в регистрах сведений по стажу и кадровым событиям.
Прежде чем приступать к разработке сложного обмена, стоит задаться вопросом: зачем это нужно?
Если цель — предоставить базу в ИФНС, то наличие в ней только проводок и итоговых документов Отражение зарплаты является методологически верным. Все детальные расчеты налоговая может запросить в виде карточек счетов, расчетных ведомостей или выгрузки из той системы, где расчет производился фактически (то есть из КА).
Если же стоит задача формировать 6-НДФЛ именно в БП 3.0, наиболее рациональным решением будет:
1С-Отчетность, который позволяет сдавать все зарплатные отчеты без участия БП.Подводя итог, можно сказать: перенос «документ в документ» из КА в БП — это сложная техническая задача, не имеющая штатного решения. Она требует либо глубокой разработки правил конвертации, либо существенного изменения бизнес-процессов компании в сторону использования КА как единственного источника достоверных данных по персоналу.