В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом редакции 2.5 расчет и удержание НДФЛ зависят от строгого соблюдения хронологии событий. Учет НДФЛ строится на основании движений по регистру накопления НДФЛ расчеты с бюджетом по сотрудникам организации. Если документы проведены не в той последовательности, в которой фактически выплачивались доходы и начислялся налог, данные в регистрах искажаются. Это приводит к некорректному заполнению формы 6-НДФЛ и формированию ошибочных перерасчетов в последующих месяцах.
Разберем детально, какая последовательность является правильной, из-за чего возникают сбои в учете и какими инструментами можно выправить цепочку документов.
Рассмотрим стандартный рабочий цикл начисления и выплаты доходов за месяц. Для корректного отражения исчисленного и удержанного налога соблюдаем следующий порядок проведения:
Начисление отпуска сотрудникам организаций, Начисление по больничному листу, Расчет при увольнении и Регистрация разовых начислений.Зарплата к выплате организаций с соответствующим видом выплаты, а также связанные с ним кассовые или банковские документы (Расходный кассовый ордер или Выписка из расчетного счета).Начисление зарплаты сотрудникам организаций, который рассчитывает оклады, надбавки и исчисляет НДФЛ с основной зарплаты.Зарплата к выплате организаций на остаток выплачиваемой зарплаты и проводим фактические платежные документы.Проанализируем базовые факторы, из-за которых учет НДФЛ перестает совпадать с фактическими выплатами:
Рассогласование планируемой и фактической даты выплаты. Если в документе начисления указана одна дата получения дохода, а ведомость на выплату проведена другой датой, программа автоматически генерирует сторнирующие записи и переносит налог на новую дату через регистры. В результате возникают задвоения сумм с противоположными знаками.
Проведение выплат раньше начислений. Если проводим ведомости или платежные документы датой, предшествующей дате документа начисления, удержанный НДФЛ не подтягивается в выплатной документ либо распределяется на более ранние задолженности сотрудника.
Ручные корректировки в табличных частях. Ручная правка сумм налога на вкладках документов начисления или выплаты нарушает целостность записей в регистрах накопления, что влечет незапланированные перерасчеты в будущем.
Посмотрим на особенности устройства налогового учета в конфигурации. Главным базовым регистром для отчета 6-НДФЛ является регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом по сотрудникам организации. При этом документ Перечисление НДФЛ в бюджет РФ фиксирует лишь факт уплаты налога, но не влияет на расчет исчисленного и удержанного налога в разделах отчета.
Налог рассчитывается нарастающим итогом с начала календарного года. При нарушении хронологии механизмы программы автоматически перераспределяют удержанный налог между видами доходов, из-за чего налог с отпускных или больничных может перемешиваться с налогом по основному окладу.
Выясним, какие инструменты программы помогают восстановить корректный учет НДФЛ без разрушения учета в закрытых периодах:
Использование штатной обработки «Изменение порядка учета документов». Для автоматического упорядочивания выплат и начислений применяется специальная штатная обработка, которая позволяет выстроить хронологическую цепочку документов учета НДФЛ.
Синхронизация дат выплат и начислений. В документах-начислениях сверяем планируемую дату выплаты дохода с датами фактически проведенных ведомостей и платежных поручений.
Применение документов корректировки. В случаях, когда перепроведение прошлых периодов недопустимо (чтобы не исказить уже сданную отчетность), применяем следующие специализированные инструменты:
Перерасчет НДФЛ — применяется для точечного перерасчета или доначисления налога за прошедшие периоды.Корректировка учета по НДФЛ и взносам — используется для прямой правки удержанного налога, дат получения дохода и категорий налоговых баз в регистрах.Корректировка записей регистров — позволяет обнулить или скорректировать зависшие остатки по регистру накопления на начало отчетного года.