Как ввести остатки по проданным, но не отчитанным комиссионным товарам в 1С:Управление торговлей 11

При переходе на новую информационную базу (например, при обновлении с 1С:УТ 10.3 на 1С:УТ 11 или при свертке базы) специалисты часто сталкиваются со специфической проблемой: как отразить товары, которые мы приняли на комиссию и уже успели продать конечному покупателю, но по которым еще не успели (или по графику не должны были) отчитаться перед комитентом.

Сложность заключается в том, что типовой документ Ввод остатков взаиморасчетов позволяет зафиксировать только уже возникшую задолженность (по которой отчет уже проведен), а документ Ввод остатков товаров фиксирует только остатки на складах. В нашей же ситуации товар на складе уже отсутствует, а задолженность перед комитентом еще не признана в бухгалтерском и управленческом учете, так как не оформлен Отчет комитенту. Разберем подробно, как решить эту задачу в 1С:Управление торговлей редакции 11.5 (также актуально для ERP и Комплексной автоматизации).

Анализ механизмов учета комиссионной торговли

Прежде всего, проанализируем, почему простой ввод остатков по взаиморасчетам нам не подходит. В системе 1С:УТ 11 учет комиссионных товаров ведется в разрезе специализированных регистров накопления. Самый важный для нашей задачи — это Товары к оформлению отчетов комитенту. Именно данные из этого регистра система подтягивает в документ Отчет комитенту при его автоматическом заполнении.

Если мы просто введем кредиторскую задолженность, мы «повесим» долг, но система не будет знать, за какие именно позиции номенклатуры мы должны комитенту, по какой цене они были приняты и по какой проданы. Это приведет к невозможности корректного формирования отчетности и расчета себестоимости в будущем. Рассмотрим три основных способа решения этой проблемы.

Способ 1. Методологически «чистый» (Закрытие в старой базе)

Самый простой и рекомендуемый способ с точки зрения чистоты учета — это завершение всех операций в старой базе до даты переноса.

1. Проанализируем все продажи комиссионного товара, по которым не созданы отчеты.
2. Сформируем в старой базе внеплановые документы Отчет комитенту (даже если отчетный период еще не закончился).
3. В результате в новую базу мы перенесем только чистую задолженность через стандартный помощник ввода остатков (раздел НСИ и администрирование — Начальное заполнение — Документы ввода начальных остатков, пункт Расчеты с поставщиками).

Этот метод исключает необходимость восстанавливать сложные цепочки движений по регистрам, однако он не всегда возможен из-за требований бизнеса или условий договора с комитентом.

Способ 2. Виртуальная цепочка документов (Имитация прихода и продажи)

Если нам критически важно сформировать Отчет комитенту именно в новой базе, мы можем воспользоваться методом имитации операций. Разберем этот процесс по шагам:

1. Ввод остатков товаров на складе: На дату, предшествующую дате начала учета, введем документ Ввод остатков товаров, принятых на комиссию. В нем укажем те товары, которые на самом деле уже проданы. Таким образом, мы «заселим» систему комиссионным товаром.
2. Отражение реализации: Введем документы Реализация товаров и услуг или Отчет о розничных продажах теми же датами, когда продажи произошли в реальности (или датой ввода остатков). Это спишет товар со склада и, что самое главное, сделает записи в регистр Товары к оформлению отчетов комитенту.
3. Корректировка взаиморасчетов с покупателями: Поскольку эти продажи уже были оплачены или отражены в старой базе, нам нужно будет схлопнуть возникшую дебиторскую задолженность покупателей, чтобы она не задвоилась при переносе остатков по клиентам.

После этих действий в рабочем месте Отчеты комитенту к оформлению появятся нужные нам данные, и мы сможем штатно сформировать отчет.

Способ 3. Технический (Корректировка регистров)

В случаях, когда объем данных огромен и вводить документы реализации вручную невозможно, мы можем прибегнуть к прямому заполнению регистров. Для этого воспользуемся документом Корректировка регистров. Нам необходимо внести данные в регистр накопления Товары к оформлению отчетов комитенту.

Рассмотрим структуру записи, которую необходимо создать. Вид движения должен быть Приход. Обратим внимание на обязательные измерения:

// Пример состава измерений регистра для заполнения:
- Организация: [Ваша организация]
- Аналитика учета номенклатуры: [Ссылка на номенклатуру, характеристику и склад]
- Вид запасов: [Вид запасов с типом 'Товар на комиссии']
- Комитент: [Партнер и Контрагент комитента]
- Договор: [Договор с комитентом]
- Валюта: [Валюта расчетов]

В ресурсах регистра укажем:

• Количество: объем реализованного товара.
• Сумма выручки: цена, по которой товар был продан конечному потребителю.
• Сумма вознаграждения: если расчет идет в момент продажи.

Важный нюанс: Если в системе ведется учет по номерам ГТД или сериям, их также необходимо указать в измерении Номер ГТД или Серия. Если этого не сделать, при попытке провести Отчет комитенту система выдаст ошибку о нехватке остатков по конкретному номеру ГТД.

Особенности работы с ГТД и себестоимостью

Проанализируем ситуацию с импортным товаром. Когда мы вводим остатки «виртуальным» приходом и продажей (Способ 2), система автоматически подберет номера ГТД из документа ввода остатков. Если же мы используем Корректировку регистров (Способ 3), нам нужно вручную обеспечить соответствие номера ГТД в регистре Товары к оформлению отчетов комитенту и в справочнике Номера ГТД.

После ввода данных любым из методов (кроме первого), обязательно выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Финансовый результат и контроллинг — Закрытие месяца.
2. Запустим операцию Исправление отрицательных остатков товаров. Это позволит системе «сшить» введенные данные с остальными контурами учета.
3. Проверим отчет Остатки товаров, принятых на комиссию, чтобы убедиться, что реализованные товары больше не числятся на складе, но числятся в графе «Реализовано».

Резюме

Типового документа «Ввод остатков проданных, но не отчитанных товаров» в 1С не существует. Мы либо закрываем период полностью в старой базе, либо имитируем цепочку товародвижения в новой. Для опытных пользователей наиболее быстрым, но требующим внимательности, является метод корректировки регистров накопления, который позволяет точечно «подсказать» системе, какие именно долги перед комитентом у нас накопились в разрезе каждой позиции номенклатуры.