← На главную

Часто возникает вопрос: почему при стандартном обмене данными между «1С: Управление нашей фирмой» (УНФ) и «1С: Бухгалтерия» (БП) документы по ответственному хранению — приемка и возврат — не переносятся? Пользователи создают в УНФ приходные накладные с видом операции «Прием на ответственное хранение», но эти документы не попадают в выгрузку. Разберемся, почему так происходит и как настроить корректную передачу данных.

Основная причина кроется в разной природе учета в этих двух конфигурациях. УНФ предназначена для ведения оперативного управленческого учета, где важно отслеживать фактическое движение и остатки товаров, вне зависимости от перехода права собственности. БП, в свою очередь, сфокусирована на регламентированном бухгалтерском и налоговом учете. Операции ответственного хранения не влекут за собой передачу права собственности и не создают задолженности перед поставщиком (не затрагивают балансовые счета расчетов, такие как 60), поэтому они не включены в типовые правила обмена, ориентированные на финансовые операции.

Как справедливо отметили на форуме, законодательство не обязывает вести детальный бухгалтерский учет таких операций на балансе. Для контроля остатков достаточно управленческой системы, такой как УНФ. Однако на практике бухгалтеры часто хотят видеть полную картину движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в своей программе, даже на забалансовых счетах. Для этого потребуется доработка стандартного механизма обмена, а для проверки корректности перенесенных данных может пригодиться простая сверка документов через http-сервис.

Подготовка систем к учету ответственного хранения

Прежде чем приступать к доработке правил обмена, давайте убедимся, что обе конфигурации готовы к работе с такими операциями. Проанализируем, как эти процессы отражаются в каждой из программ.

Настройка и учет в «1С: Управление нашей фирмой» (УНФ)

В УНФ функционал ответственного хранения нужно активировать. Без этой настройки соответствующие виды операций в документах будут недоступны.

1. Перейдите в раздел «Настройки», затем выберите пункт «Еще больше возможностей».
2. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Закупки».
3. Установите флаг «Прием и передача запасов на ответственное хранение».

После активации этой опции в документах появятся нужные виды операций:

• Прием ТМЦ на хранение от поклажедателя оформляется документом Приходная накладная с видом операции «Прием на ответственное хранение».
• Возврат ТМЦ поклажедателю оформляется также документом Приходная накладная, но уже с видом операции «Возврат с ответственного хранения».

Отражение операций в «1С: Бухгалтерия» (БП)

В бухгалтерском учете ТМЦ, принятые на хранение, учитываются на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Это ключевой момент, так как он позволяет отделить чужое имущество от собственного.

Существует два способа отразить поступление таких ТМЦ в БП. Рассмотрим предпочтительный и наиболее корректный из них.

Использование документа «Поступление (акт, накладная, УПД)»

Этот метод позволяет автоматизировать большую часть работы и правильно сформировать все необходимые записи.

1. Создайте новый документ Поступление (акт, накладная, УПД). В качестве вида операции выберите «Товары (накладная, УПД)».
2. Самый важный шаг — правильная настройка номенклатуры. Для товаров, которые вы принимаете на хранение, необходимо создать отдельный вид номенклатуры, например, «Товары на ответственном хранении». В настройках этого вида номенклатуры на вкладке «Счета учета» укажите счет учета 002.
3. При добавлении такой номенклатуры в табличную часть документа поступления, программа автоматически подставит счет учета 002.
4. Важно: поскольку расчеты за товар не производятся и НДС не возникает, поля, связанные со счетом-фактурой, оставляйте пустыми, а в графе «% НДС» укажите значение «Без НДС».

Возврат товаров с хранения отражается обратной операцией — например, документом Операция, где вручную создается проводка по кредиту счета 002, или другим подходящим документом списания.

Решение: Доработка правил обмена

Итак, мы выяснили, что стандартный обмен не работает, но в обеих программах есть все необходимые инструменты для учета. Задача сводится к тому, чтобы «научить» обмен создавать в БП правильные документы на основании данных из УНФ. Для управления процессом выгрузки может понадобиться универсальная регистрация объектов для обмена по организации.

Разберем по шагам, что именно нужно сделать.

Шаг 1. Создание правила для выгрузки приема на хранение

Необходимо создать новое правило конвертации для документа Приходная накладная из УНФ.

• Источник: Документ Приходная накладная (УНФ).
• Приемник: Документ Поступление (акт, накладная, УПД) (БП).
• Условие срабатывания правила: Правило должно применяться только в том случае, если у исходного документа Приходная накладная реквизит ВидОперации имеет значение «Прием на ответственное хранение».

Шаг 2. Настройка сопоставления реквизитов

Внутри правила нужно настроить корректный перенос данных из полей документа-источника в поля документа-приемника.

• Контрагент из УНФ переносится в Контрагент в БП.
• Договор переносится в Договор. Убедитесь, что вид договора в БП корректный (например, «С поставщиком», но без ведения взаиморасчетов по нему).
• Склад переносится в Склад.
• Табличная часть «Запасы» из УНФ должна быть сопоставлена с табличной частью «Товары» в БП. Переноситься должны Номенклатура, Количество и Цена.

Шаг 3. Обеспечение корректного счета учета в БП

Это самый важный момент доработки. При загрузке данных в БП создаваемый документ Поступление должен автоматически проставить счет учета 002.

Как мы уже выяснили, это зависит от вида номенклатуры в БП. Следовательно, в правилах обмена нужно предусмотреть логику:

1. При переносе номенклатуры из УНФ в БП необходимо убедиться, что в БП для этой номенклатуры установлен правильный вид номенклатуры, у которого настроен счет учета 002.
2. Если синхронизация номенклатуры происходит автоматически, можно в обработчиках событий правил обмена принудительно установить нужный счет учета.

В итоге, после выполнения обмена, в «1С: Бухгалтерия» должен автоматически создаваться заполненный документ «Поступление (акт, накладная, УПД)» с товарами на счете 002. В некоторых случаях пользователям также требуются готовые правила обмена БП 3.0 -> УНФ 3.0 для настройки обратных потоков данных.

Шаг 4. Настройка выгрузки возврата с хранения

Аналогично приему, нужно настроить правило для возврата. Здесь источником будет Приходная накладная с видом операции «Возврат с ответственного хранения». В качестве приемника в БП проще всего создавать документ Операция, который будет делать запись по кредиту счета 002, списывая ТМЦ с хранения.

Таким образом, хотя типовой механизм и не предусматривает перенос операций по ответственному хранению, проблема вполне решаема путем доработки правил обмена. Это позволит автоматизировать процесс и обеспечить бухгалтерию полными данными о движении всех ТМЦ, находящихся в ведении компании.