При работе в 1С:Управление торговлей 11.5 (УТ 11.5) многие пользователи сталкиваются с проблемой отсутствия встроенного механизма для сохранения и вывода факсимильных подписей и печатей, особенно для замещающих ответственных лиц. В то время как 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП 3.0) обладает таким функционалом, позволяя легко выводить документы, например, «Счет на оплату», с подписями замещающих лиц, в УТ 11.5 (и аналогично в 1С:Комплексной автоматизации 2.5 и 1С:ERP Управление предприятием 2.5) этот механизм отсутствует. В конфигурации БП 3.0 работу с такими документами можно дополнительно ускорить, используя автоматическое формирование и отправку счетов по электронной почте.
Возникает логичный вопрос: почему такой функционал не реализован в УТ и смежных конфигурациях, и как выйти из этой ситуации, чтобы документы, например, УПД, УКД, счета-фактуры или ТОРГ-12, могли быть подписаны соответствующими уполномоченными лицами по доверенности?
Мы видим, что в конфигурациях класса ERP (к которым относятся УТ 11.5, КА 2.5, ERP 2.5) разработчики 1С придерживаются иной методологии, отличной от той, что применяется в БП 3.0. По мнению методистов 1С, функционал факсимиле в ERP-решениях не является приоритетным или даже необходимым. Основная причина кроется в юридической значимости документов.
Факсимильная подпись и юридическая сила: Важно понимать, что использование факсимильной подписи на юридически значимых документах, особенно тех, которые имеют налоговые и финансовые последствия (например, первичные учетные документы, счета-фактуры), является рискованным и часто недопустимым с точки зрения законодательства. Налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете обычно требуют собственноручной подписи или ее электронного аналога с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Мнение Минфина России однозначно: факсимильные подписи не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль. Использование факсимиле на таких документах может привести к отказу в вычете НДС и другим налоговым рискам.
Таким образом, отказ от широкой реализации факсимиле в типовых решениях для управления предприятием можно объяснить стремлением 1С сфокусироваться на юридически значимом документообороте, для которого предназначены современные инструменты, такие как электронный документооборот (ЭДО).
Несмотря на отсутствие полноценного механизма для множества замещающих лиц, в типовых конфигурациях УТ 11.5, КА 2.5 и ERP 2.5 предусмотрены некоторые базовые возможности для вывода факсимиле, в основном для документа «Счет на оплату» и в ограниченном виде для других документов.
Изображения факсимиле печати и подписи руководителя (иногда главного бухгалтера) можно загрузить непосредственно в карточку организации. Для этого перейдите в раздел НСИ и Администрирование -> Организации, откройте нужную организацию, затем найдите раздел Настройка печати. Здесь предусмотрены поля для прикрепления изображений. Рекомендуется использовать файлы в формате PNG с прозрачным фоном для лучшего наложения на документ.
Для вывода этих факсимиле в печатные формы система использует специальные пустые области-рисунки в макетах документов, которые имеют определенные имена (например, ФаксимилеПечать, ФаксимилеРуководитель, ФаксимилеГлавныйБухгалтер). При печати документа система определяет организацию и ответственных лиц, после чего автоматически подставляет соответствующие изображения из карточки организации в эти области.
Однако, как было отмечено в обсуждении, даже если в последних версиях УТ, КА и ERP в макеты УПД были добавлены различные виды факсимиле, их заполнение типовыми средствами для всех видов и, главное, для замещающих лиц, по-прежнему ограничено или отсутствует.
Поскольку типовыми средствами невозможно организовать вывод факсимиле для замещающих лиц (тех, кто действует по доверенности или приказу), проверенным и наиболее распространенным решением является разработка или использование внешних печатных форм (ВПФ).
ВПФ — это отдельный объект, который можно подключить к конфигурации без ее изменения. Он позволяет полностью контролировать логику формирования печатной формы документа, включая динамический выбор и вывод изображений факсимиле. Другим способом автоматизации подобных задач без программирования является использование платформы RPA для роботизированного формирования документов.
Для начала нам необходимо определить, где будут храниться изображения подписей и печатей замещающих лиц. В типовой конфигурации УТ 11.5 нет специального справочника для факсимиле с привязкой к сотруднику. Поэтому мы рассмотрим следующие варианты хранения:
Физическое лицо:
Это наиболее логичный и часто используемый подход. Каждое физическое лицо, которое имеет право подписи, должно иметь свою карточку в справочнике Физические лица. Мы можем прикрепить файлы факсимильных подписей к этим карточкам как присоединенные файлы. Важно продумать соглашение об именовании файлов, например:
Подпись_Иванов_Директор (для подписи)Печать_ООО_Ромашка (для печати, если она привязывается к лицу)Факсимиле_Петров_БухгалтерПоДоверенностиФормат файла по-прежнему рекомендуется использовать PNG с прозрачным фоном.
Физического лица или Сотрудника:
Можно создать дополнительный реквизит или регистр сведений, который будет хранить ссылки на двоичные данные (сами изображения) или пути к файлам изображений. Однако присоединенные файлы являются более простым и типовым способом хранения произвольных данных.
Разработка ВПФ потребует навыков программирования на 1С. ВПФ должна будет выполнять следующую логику:
Сначала ВПФ должна определить, кто является ответственным за подписание текущего документа. В УТ 11.5 многие документы (например, Реализация товаров и услуг, Счет на оплату) имеют реквизиты для указания ответственных лиц (Руководитель, Главный бухгалтер). Если эти реквизиты заполнены, ВПФ будет использовать их.
В случае с замещающими лицами, которые действуют по доверенности, мы можем:
После того как ответственное лицо определено, ВПФ должна получить его факсимиле. Если мы используем присоединенные файлы к Физическому лицу, алгоритм будет выглядеть следующим образом:
// Предполагаем, что у нас есть ссылка на объект "ФизическоеЛицо" (Например, ОтвЛицо)
МассивПрисоединенныхФайлов = ОтвЛицо.ПолучитьПрисоединенныеФайлы();
Для Каждого ФайлИзМассива Из МассивПрисоединенныхФайлов Цикл
Если Найти(НРег(ФайлИзМассива.Наименование), "подпись") > 0 Тогда // Ищем по ключевому слову
// Получаем двоичные данные файла
ДвоичныеДанные = ФайлИзМассива.ПолучитьДвоичныеДанные();
// Сохраняем во временный файл или напрямую используем
// ...
Прервать;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Этот код является упрощенным примером. В реальности потребуется более сложная логика для выбора нужного файла (например, по полному имени, по дате действия, по типу подписи — руководитель, бухгалтер и т.д.).
ВПФ использует свой собственный макет печатной формы (который может быть скопирован и модифицирован из типового). В этом макете необходимо создать области-рисунки (или использовать уже существующие, если они есть в типовом макете для факсимиле) и присвоить им уникальные имена (например, КартинкаПодпись, КартинкаПечать). Затем, используя программный код, загруженное изображение помещается в эти области:
// Предполагаем, что у нас есть ДвоичныеДанные изображения и ОбъектТабличногоДокумента
Картинка = Новый Картинка(ДвоичныеДанные);
ОбластьМакета.Рисунки.КартинкаПодпись.Картинка = Картинка;
Мы также можем программно изменять размер и положение картинки, чтобы она корректно отображалась в документе. Это позволяет добиться идеального внешнего вида без привлечения программиста для каждой небольшой корректировки после первоначальной разработки ВПФ.
Прежде чем внедрять механизм факсимильных подписей, крайне важно понимать их юридические ограничения. Как уже было упомянуто, факсимиле не всегда признается юридически значимым.
Когда использование факсимиле допустимо:
Когда использование факсимиле НЕДОПУСТИМО (и крайне не рекомендуется):
Всегда консультируйтесь с юристами и бухгалтерами по вопросам допустимости использования факсимиле в конкретных документах вашей организации.
В контексте юридически значимых документов факсимильная подпись действительно считается устаревшей и неприемлемой. Современной, законной и наиболее эффективной альтернативой является электронный документооборот (ЭДО) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
Рассмотрим, как это работает:
Мы видим, что проблема вывода факсимильных подписей и печатей замещающих лиц в 1С:Управление торговлей 11.5 требует индивидуального подхода. Если вам необходимо обеспечить вывод факсимиле для удобства внутренних процессов или для документов, не имеющих строгих юридических требований (и при наличии соглашения сторон), то разработка внешней печатной формы (ВПФ) является рабочим решением. Она позволит гибко настроить хранение факсимиле (например, прикрепленными файлами к Физическим лицам) и динамический выбор нужной подписи. Также в качестве альтернативы самостоятельной разработке можно применить расширение для вывода подписи и печати в документах УТ 11.5.
Однако, для юридически значимых и первичных учетных документов, а также для соответствия современным требованиям законодательства, мы настоятельно рекомендуем рассмотреть и внедрить электронный документооборот (ЭДО) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), возможно, в связке с 1С:Документооборот. Это не только решит проблему с подписями замещающих лиц, но и значительно оптимизирует все процессы документооборота вашей компании, обеспечивая их полную юридическую значимость.