← На главную

В практике работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто встречается ситуация, когда из-за излишне выплаченного аванса или переплаты при увольнении в отчете 6-НДФЛ начинают «гулять» суммы. Обычно это проявляется так: в одном налоговом периоде заполняется строка 170 (сумма налога, не удержанная налоговым агентом), а в следующем, когда сотрудник возвращается к работе или происходит зачет переплаты, возникает строка 180 (сумма налога, излишне удержанная). В этой статье мы подробно разберем причины этой проблемы и проанализируем эффективные способы ее решения.

Почему возникают строки 170 и 180 в 6-НДФЛ?

Для начала выясним причину возникновения этих ошибок. В системе 1С:ЗУП учет НДФЛ ведется в разрезе двух основных событий: исчисление и удержание. Налог считается исчисленным в момент расчета документа Начисление зарплаты и взносов. Однако удержанным он становится только в момент проведения документа Ведомость.

Рассмотрим стандартную ситуацию: сотруднику был выплачен аванс в большем размере, чем итоговая сумма начислений за месяц. Программа фиксирует доход и исчисляет налог, но так как итоговая выплата в конце месяца равна нулю (или отрицательна), документ Ведомость не формирует движений по регистру удержанного НДФЛ. В результате:

1. В учете за прошлый год налог остается исчисленным, но не удержанным. Это приводит к заполнению строки 170.
2. В текущем году, когда сотруднику снова начисляют зарплату, программа «видит» хвост неудержанного налога из прошлого периода и пытается удержать его из текущих выплат. Но так как этот налог относится к прошлому налоговому периоду, алгоритмы 1С часто классифицируют его как излишне удержанный, что заполняет строку 180.

Способ 1: Корректировка через перезаполнение ведомостей (для открытых периодов)

Если период еще не закрыт окончательно и есть возможность внести изменения в прошлый год, проанализируем вариант с исправлением первичных документов. Этот метод наиболее «чистый» с точки зрения регистров, но требует осторожности.

Выполним следующие шаги:

1. Найдем Ведомость, которой был выплачен излишний аванс в январе прошлого года. Проблема в том, что в этой ведомости в колонке «НДФЛ к удержанию» стоит ноль или сумма, не соответствующая выплаченному доходу.
2. Нам необходимо, чтобы в этой ведомости зафиксировалось удержание налога. Однако, если мы просто пересчитаем налог, уменьшится сумма «К выплате», которая уже фактически ушла через банк. Чтобы этого избежать, создадим вспомогательное удержание.
3. Зайдем в настройки начислений и создадим новое удержание (например, «Корректировка выплаты»), которое не облагается налогами и просто уменьшает сумму к выплате.
4. Внесем это удержание в документ Начисление зарплаты и взносов за тот же период с отрицательным значением. Это позволит искусственно подогнать сумму в ведомости под фактически выплаченную, при этом дав возможность программе корректно заполнить колонку НДФЛ.
5. Перезаполним Ведомость. Теперь в ней должна появиться сумма в колонке «НДФЛ к удержанию». После проведения документа строка 170 в 6-НДФЛ за прошлый год обнулится, так как налог перейдет в статус удержанного.

Способ 2: Использование документа «Операция учета НДФЛ» (рекомендуемый)

Разберем более безопасный способ, который не требует перепроведения старых ведомостей и не вызывает «эффекта бабочки» в закрытых периодах. Мы воспользуемся документом Операция учета НДФЛ, чтобы вручную скорректировать состояние регистров.

Шаг 1. Исправляем 2024 год (убираем строку 170)

Нам нужно сообщить программе, что налог на самом деле был удержан в прошлом году. Создаем документ Операция учета НДФЛ датой 31.12.2024:

• Переходим на закладку «Удержано по всем ставкам».
• Добавляем строку, указываем дату получения дохода, ставку, сумму налога и, что крайне важно, документ-основание (то самое начисление, с которого не удержался налог).
• Заполняем срок перечисления налога согласно законодательству того периода.

После проведения этого документа в отчете за 2024 год сумма из строки 170 перекочует в строку 160. Теперь налог считается удержанным вовремя.

Шаг 2. Исправляем 2025 год (убираем строку 180)

Если в 2025 году налог уже был ошибочно удержан повторно, и в 6-НДФЛ «вылезла» строка 180, нам нужно сделать обратную операцию:

• Создаем еще одну Операция учета НДФЛ в текущем периоде (2025 год).
• На закладке «Переудержано НДФЛ» вводим сумму с минусом, которая ошибочно попала в строку 180.
• Это позволит «схлопнуть» излишне удержанный налог в регистрах накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Технические нюансы: Работа с регистрами

Проанализируем, какие именно регистры мы правим. В ЗУП 3.1 за удержание налога отвечают два основных регистра накопления:

1. Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — здесь фиксируется факт возникновения задолженности перед бюджетом.
2. НДФЛ к перечислению в бюджет — здесь хранится информация для раздела 1 отчета 6-НДФЛ.

Использование документа Операция учета НДФЛ позволяет делать записи напрямую в эти регистры. Если вы видите расхождение, всегда проверяйте отчет «Ведомость по расчетам с бюджетом по НДФЛ». Если в нем «Остаток к удержанию» не равен нулю при полностью выплаченной зарплате — это верный признак того, что нужно корректировать регистры вручную.

Как проверить правильность исправлений?

После проведения корректировок обязательно сформируем отчет 6-НДФЛ повторно. Проверим следующие контрольные соотношения:

• Раздел 2, строка 140 (Исчислено) должна быть равна сумме налога со всех начислений сотрудника за год.
• Раздел 2, строка 160 (Удержано) в идеальной ситуации должна быть равна строке 140.
• Раздел 2, строки 170 и 180 должны быть пустыми (если у вас нет реальных случаев натурального дохода или возвратов налога).
• Приложение 1 (Справки о доходах): суммы удержанного налога в справках должны совпадать с данными раздела 2.

Важный совет: Если вы столкнулись с тем, что сотрудник уже уволен или находится в архиве, корректировка через Операция учета НДФЛ является единственно возможным вариантом, так как документ Ведомость просто не «подтянет» архивного сотрудника при автоматическом заполнении, что может привести к потере данных по другим людям в этой же ведомости.

Рассмотренные методы позволяют привести учет НДФЛ в соответствие с фактическими выплатами и избежать претензий со стороны налоговой инспекции по поводу недостоверности данных в отчетности.