Начнем с анализа ситуации, когда в системе 1С:Документооборот 3.0 автор заявки в ИТ сталкивается с задачей ознакомления с результатами своей же заявки, если ранее он нажал кнопку «Не утверждено». Подобные задачи могут создавать избыточную нагрузку на пользователей и снижать эффективность работы с системой. Наша цель – разобраться, как избежать таких задач или настроить их автоматическое завершение, оптимизировав при этом бизнес-процесс.
Прежде всего, давайте проанализируем, почему возникает задача ознакомления, которую автору заявки приходится выполнять. Как правило, это связано с некорректной настройкой самого бизнес-процесса. Если автор заявки является ее инициатором, то логика «утверждения» собственной заявки, особенно с вариантом «Не утверждено», ведет к противоречию и избыточным действиям. Мы видим, что в текущей конфигурации заявка в ИТ проходит через этап, где автор сам выступает в роли утверждающего, что не совсем соответствует типовым сценариям обработки заявок.
Распространенная практика для заявок в ИТ подразумевает, что заявка направляется от инициатора (автора) исполнителю (например, системному администратору). После выполнения заявки исполнителем, автору требуется подтвердить качество или факт выполнения, а не «утверждать» свою же заявку. Таким образом, корневая проблема заключается в несоответствии настроенного процесса реальной логике обработки запросов в ИТ. Мы должны переосмыслить наш подход к маршрутизации таких документов.
Оптимальным решением для обработки заявок в ИТ является использование бизнес-процесса типа «Исполнение» вместо «Утверждения». Давайте разберем этот подход подробнее:
Такая схема позволяет автору контролировать процесс выполнения без необходимости «утверждать» свою же заявку или получать лишние задачи ознакомления. Мы строим процесс, который соответствует реальному жизненному циклу заявки в ИТ.
Если в силу специфики ваших процессов все же необходимо использовать действие «Ознакомление» и вы хотите, чтобы задачи завершались автоматически, или вовсе избежать их, рассмотрим несколько ключевых настроек в 1С:ДО 3.0:
Когда мы используем действие «Ознакомление» в маршруте обработки документа, критически важным является флаг «Ожидать завершения». Этот флаг находится в карточке правила обработки для действия «Ознакомление». Давайте выясним, как он влияет на процесс:
Для достижения автоматического «завершения» задачи ознакомления (в смысле, чтобы она не блокировала процесс), мы должны убедиться, что флаг «Ожидать завершения» не установлен для соответствующего действия в маршруте обработки. Для отключения лишних задач на отдельных точках маршрута можно использовать инструмент для управления созданием задач ознакомления.
Начиная с версии 1С:Документооборот 3.0.5, разработчики внесли значимые изменения в логику работы системы. Теперь программа перестала автоматически формировать задачи ознакомления с положительным результатом завершения процессов «Подписание», «Согласование», «Регистрация» и «Утверждение». Вместо этого появилась более гибкая и менее нагружающая пользователей возможность – рассылка уведомлений о положительном завершении указанных процессов, а также любых других действий обработок.
Это нововведение позволяет нам значительно сократить количество «технических» задач, которые ранее приходилось выполнять вручную, и уменьшить рутинную нагрузку на сотрудников. Если наша основная цель — просто информировать автора заявки о положительном исходе или выполнении, то рассылка уведомлений является более предпочтительным и современным решением, чем постановка задачи ознакомления. Мы можем настроить уведомления, чтобы автор получал необходимую информацию без необходимости совершать лишние клики — для этого подойдёт автоматизация настройки уведомлений в 1С:ДО 3.0 без программирования.
Для создания по-настоящему эффективного и гибкого бизнес-процесса в 1С:ДО 3.0 мы можем активно использовать условия маршрутизации. Это позволяет нам строить сложную логику движения документов в зависимости от различных критериев. Рассмотрим, как это можно реализовать:
ТипЗаявки = "Кадровая", заявка направляется специалисту по кадрам или соответствующему ИТ-специалисту, отвечающему за кадровые системы.ТипЗаявки = "По 1С", заявка уходит программисту 1С.ТипЗаявки = "По оборудованию", заявка поступает системному администратору.
// Предположим, у документа "ЗаявкаВИТ" есть реквизит "КатегорияЗаявки"
// и справочник "ИсполнителиПоКатегориям"
Если Объект.КатегорияЗаявки = Справочники.КатегорииЗаявок.Сисадмин Тогда
Результат = Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию("Иванов И.И.");
ИначеЕсли Объект.КатегорияЗаявки = Справочники.КатегорииЗаявок.Программист1С Тогда
Результат = Справочники.Пользователи.НайтиПоНаименованию("Петров П.П.");
Иначе
Результат = Неопределено; // Или исполнитель по умолчанию
КонецЕсли;
Такой подход позволяет нам автоматизировать процесс принятия решений по маршруту, значительно снижая ручное вмешательство и повышая точность распределения задач. Мы можем настроить систему так, чтобы при определенных условиях задача ознакомления автоматически считалась выполненной или перенаправлялась на другую ветку процесса, если она вообще нужна. Для проверки и корректной отладки сложных правил маршрутизации подойдет обработка для проверки условий маршрутизации.
В процессе работы с 1С:ДО 3.0 мы постоянно убеждаемся, что эффективность системы напрямую зависит от того, насколько точно настроенные в ней бизнес-процессы отражают реальные процессы организации. Если процесс в системе существенно отличается от того, как сотрудники работают в действительности, это приводит к путанице, избыточным действиям и отторжению системы.
Поэтому, прежде чем приступать к тонкой настройке отдельных действий, таких как автоматическое завершение ознакомления, крайне важно сначала выстроить в 1С:ДО логически верный и практически применимый бизнес-процесс для обработки заявок в ИТ. Мы должны убедиться, что каждый шаг процесса имеет смысл, четко определяет роли и обязанности, и не создает лишней бюрократии. Только после этого мы можем переходить к оптимизации конкретных действий и автоматизации задач.
В заключение, решение проблемы автоматического завершения задач ознакомления для автора заявки в ИТ в 1С:ДО 3.0 лежит не только в технических настройках отдельных действий, но и в грамотном проектировании всего бизнес-процесса. Переход к модели «Исполнение» с последующей «Проверкой выполнения» и активное использование уведомлений и гибкой маршрутизации помогут нам создать эффективную и удобную систему управления заявками.