← На главную

В практике работы с 1С:ERP часто возникают ситуации, когда необходимо скорректировать взаиморасчеты с подотчетными лицами без физического движения денежных средств. Это может быть связано с увольнением сотрудника, которому организация осталась должна (перерасход), или с невозможностью взыскания долга с сотрудника (например, в случае смерти или истечения срока исковой давности).

Рассмотрим подробно, какие механизмы предусмотрены в системе для решения этих задач, разберем работу с регистрами накопления и проанализируем, почему использование некоторых документов может привести к ошибкам в учете.

Сценарий 1: Организация должна уволенному сотруднику (Списание кредиторской задолженности)

Рассмотрим ситуацию: сотрудник тратил личные деньги на нужды компании, сдавал авансовые отчеты, и у организации образовался долг перед ним (перерасход). Сотрудник уволился, и принято решение не выплачивать этот долг, а списать его в доходы компании.

В конфигурациях уровня ERP (ERP, Комплексная автоматизация) взаиморасчеты с подотчетниками ведутся в специальных оперативных регистрах. Просто сделать "бухгалтерскую проводку" недостаточно, так как это не закроет аналитику в ведомостях по подотчетным лицам.

Способ 1: Использование документа «Отражение прочих доходов и расходов» (Рекомендуемый)

Это наиболее корректный метод, позволяющий избежать ручного вмешательства в регистры. Документ позволяет зарегистрировать доход и одновременно списать пассив (обязательство).

1. Перейдем в раздел Финансовый результат и контроллинг.
2. Создадим документ Отражение прочих доходов и расходов.
3. Выберите операцию Регистрация доходов.
4. На вкладке доходов укажем статью доходов (например, "Списание кредиторской задолженности") и соответствующую аналитику.
5. В качестве корреспондирующего счета (пассива) необходимо выбрать счет или статью, связанную с расчетами с подотчетными лицами, чтобы закрыть остаток.

Для документального подтверждения операции на основании созданного документа можно сформировать бухгалтерскую справку.

Способ 2: Ручная корректировка регистров (Для управленческого учета)

Если учет ведется только управленческий (как в обсуждаемой теме), или стандартный документ не дает нужных движений по специфическим регистрам, часто прибегают к документу Корректировка регистров. Чтобы упростить этот процесс и избежать ошибок, можно использовать универсальные обработки для корректировки остатков. Разберем, какие именно регистры необходимо задействовать, чтобы отчеты формировались корректно.

1. Регистр «Денежные средства у подотчетных лиц»

Это основной регистр, отвечающий за ведомость по подотчетникам. Чтобы убрать долг компании перед сотрудником, необходимо сделать запись с видом движения Расход (так как приход — это возникновение нашего долга или выдача денег, а расход — погашение).

В записи регистра необходимо заполнить:

• Подотчетное лицо: Уволенный сотрудник.
• Организация: Ваша организация.
• Валюта: Валюта взаиморасчетов.
• Сумма: Сумма долга.

2. Регистр «Прочие доходы»

Так как мы не отдаем деньги, у компании возникает доход. Необходимо сделать запись в регистр Прочие доходы с видом движения Приход.

• Организация: Ваша организация.
• Статья доходов: Выберите статью с видом "Прочие поступления" или "Списание задолженности".
• Сумма: Равна сумме списанного долга.

3. Регистр «Активы и пассивы» (Важно!)

Многие пользователи игнорируют этот регистр, так как он не влияет на оперативные отчеты (например, ведомость по деньгам). Однако он критически важен для Управленческого баланса. Если вы спишете долг только по регистру подотчетных лиц, в управленческом балансе обязательство продолжит "висеть".

Проанализируем необходимые движения:

• Необходимо уменьшить пассив (долг перед сотрудником) и увеличить пассив (прибыль текущего периода/нераспределенная прибыль) или просто отразить движение по статьям активов/пассивов.
• При закрытии месяца система проверяет соответствие оперативных регистров и регистра активов/пассивов. Игнорирование этого регистра может привести к ошибкам при расчете финансового результата.

Сценарий 2: Сотрудник должен организации (Безнадежная дебиторская задолженность)

Рассмотрим ситуацию, описанную в теме: сотруднику выдали деньги под отчет, он умер (или просто исчез), и долг признан безнадежным. Необходимо списать эту сумму с подотчетного лица на расходы предприятия (счет 91.02 в регл. учете).

Ошибка: Использование документа «Регистрация расходов»

В теме обсуждалась попытка использовать документ Регистрация расходов. Проанализируем, почему это не сработало полностью:

• Документ действительно может сделать проводку Дт 91.02 - Кт 71.01 в бухгалтерском учете (убрав сумму из ОСВ).
• Однако этот документ не предназначен для списания дебиторской задолженности по регистрам оперативного учета денежных средств. В результате сумма уходит с баланса, но остается в ведомости "Денежные средства у подотчетных лиц" и в отчетах казначейства.

Решение: Документ «Списание задолженности»

Для корректного отражения операции следует использовать специализированный документ.

Порядок действий:

1. Перейдем в раздел Казначейство — Взаимозачеты и списание задолженности.
2. Создадим документ Списание задолженности.
3. В поле Тип задолженности (или вид операции) выберем Задолженность дебитора (нам должны).
4. На вкладке Задолженность подберем остаток по подотчетному лицу. В современных версиях ERP здесь может потребоваться выбрать тип контрагента "Физическое лицо" или "Подотчетное лицо".
5. На вкладке Расходы укажем статью расходов (например, "Списание безнадежной дебиторской задолженности") и счет списания (91.02).

По результатам операции можно распечатать акт списания задолженности.

Этот документ сформирует полный набор движений:

• Регл. учет: Дт 91.02 — Кт 71.01.
• Упр. учет (регистры):
  • Закроет регистр Денежные средства у подотчетных лиц (Расход).
  • Отразит возникновение расходов в регистре Прочие расходы.
  • Скорректирует регистр Активы и пассивы, уменьшив актив (дебиторку) и уменьшив пассив (через убыток).

Альтернативный метод через перенос долга

Если в вашей версии ERP (например, старые релизы 2.4) в документе списания задолженности нельзя выбрать подотчетное лицо напрямую, можно использовать промежуточный этап.

Шаг 1. Перенос долга на "служебного" контрагента.
Используйте документ корректировки задолженности или начисления, чтобы перенести долг с подотчетного лица на фиктивного контрагента (например, "Списание долгов сотрудники").

Шаг 2. Списание задолженности контрагента.
Стандартным документом Списание задолженности списать долг этого контрагента на расходы. Это гарантированно закроет все контуры учета.

Резюме

При работе с зависшими суммами подотчетных лиц в ERP:

1. Избегайте использования документов, предназначенных для услуг (например, Регистрация расходов), так как они не двигают регистры взаиморасчетов с подотчетниками.
2. Приоритет отдавайте штатным документам Списание задолженности и Отражение прочих доходов и расходов.
3. Если вы вынуждены использовать Корректировку регистров, всегда помните о "триаде": регистр оперативного учета (Подотчетные лица), регистр фин. результата (Прочие доходы/расходы) и балансовый регистр (Активы и пассивы).