При работе с иностранными сотрудниками, особенно с высококвалифицированными специалистами (ВКС) и гражданами определенных стран, например, Китая, возникают многочисленные нюансы в кадровом учете, налогообложении и отчетности. Ошибки в этих процессах могут привести к серьезным административным штрафам и другим негативным последствиям. Давайте вместе разберем основные вопросы, связанные с оформлением, учетом и отчетностью по таким категориям сотрудников в системе 1С и перед миграционными органами.
Первая и одна из наиболее критичных проблем, с которой сталкиваются организации, – это попытки оформить ВКС как внутреннего совместителя на другую должность в той же организации. Рассмотрим эту ситуацию подробнее.
Суть проблемы: У вас работает ВКС по основному месту работы, имея одно разрешение на работу, выданное под конкретную должность и специальность. Организация решает привлечь его к выполнению дополнительных обязанностей по другой должности, оформляя его как внутреннего совместителя. Зарплата по совместительству при этом может быть значительно ниже минимально установленного порога для ВКС.
Юридические риски: Мы выясним, что законодательство Российской Федерации, в частности Федеральный закон № 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации", не предусматривает возможность оформления ВКС на несколько должностей, в том числе по внутреннему совместительству, в рамках одного разрешения на работу. Разрешение на работу ВКС выдается на конкретную должность и по определенной специальности (профессии). Если работодатель привлекает ВКС к выполнению обязанностей по другой должности, даже в рамках той же организации и при наличии одного разрешения на работу, это может быть расценено как нарушение условий привлечения и использования иностранных работников.
Последствия нарушения: Нарушение условий привлечения и использования иностранных работников влечет за собой административную ответственность в виде крупных штрафов. Для юридических лиц такие штрафы могут достигать до 1 миллиона рублей или приводить к административному приостановлению деятельности организации. Это очень серьезный риск, который следует избегать любой ценой.
Что делать в случае уже допущенной ошибки: Если ВКС уже оформлен как внутренний совместитель, организация находится в зоне высокого риска. Некоторые бухгалтеры в таких ситуациях предлагают, возможно, рискованные, но направленные на минимизацию текущих проблем решения, например, отражать такого сотрудника по совместительству как "простого иностранца", т.е. без привязки к статусу ВКС, и начислять на эти суммы взносы как на обычного временно пребывающего иностранца, если таковые предусмотрены. Однако мы должны понимать, что это не снимает рисков проверки миграционными органами.
Рекомендуемое безопасное решение: Наиболее безопасным и юридически корректным вариантом для выполнения ВКС дополнительных функций, не предусмотренных основным трудовым договором, является оформление совмещения профессий (должностей) в рамках одного трудового договора. При совмещении работник выполняет дополнительные обязанности по другой должности в течение своего обычного рабочего времени. Это допускается трудовым законодательством и, что крайне важно, не противоречит условиям разрешения на работу, так как не предполагает оформление второго трудового договора. При этом все условия, включая размер оплаты труда, должны быть прописаны в дополнительном соглашении к основному трудовому договору. Мы настоятельно рекомендуем пересмотреть кадровые документы и, по возможности, перейти на схему совмещения должностей.
Теперь рассмотрим вопрос о том, нужно ли включать ВКС в отчет "Персонифицированные сведения о физических лицах" (форма по КНД 1151162, утвержденная Приказом ФНС России от 29.09.2023 N ЕД-7-11/696@).
Статус страхования ВКС: Высококвалифицированные специалисты, временно пребывающие на территории РФ, обладают особым статусом в системе обязательного социального страхования. Мы помним, что они не являются застрахованными лицами в системе:
Единственный вид страхования, по которому за них уплачиваются страховые взносы, это обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (так называемые взносы "на травматизм").
Правила заполнения "Персонифицированных сведений": Мы обратимся к пунктам 3.1 Порядка заполнения формы персонифицированных сведений и п. 4.1 и 13.1 Порядка заполнения РСВ, которые четко указывают, что персонифицированные сведения и Расчет по страховым взносам (РСВ) заполняются плательщиками страховых взносов исключительно в отношении застрахованных лиц.
Вывод по ВКС в "Персонифицированных сведениях": Исходя из вышеизложенного, поскольку временно пребывающие ВКС не являются застрахованными лицами по ОПС, ОМС и ОСС, они не включаются в отчет "Персонифицированные сведения о физических лицах" по выплатам, не облагаемым взносами. Выплаты, начисленные в их пользу, не отражаются в этом отчете. Однако, если по каким-либо причинам (например, ошибочно или по специфике договора) с выплат ВКС были начислены страховые взносы по ОПС, ОМС или ОСС, то тогда их следует отразить в отчете.
Ситуация с гражданами Китайской Народной Республики, временно пребывающими на территории РФ, имеет свои особенности, регулируемые международными соглашениями.
Особенности страхования граждан КНР: Мы проанализируем Соглашение между Правительством Российской Федерации и Правительством Китайской Народной Республики о социальном обеспечении от 17 декабря 2019 г.. Согласно этому соглашению, временно пребывающие граждане КНР также не являются застрахованными лицами по обязательному пенсионному страхованию (ОПС), обязательному медицинскому страхованию (ОМС) и обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ОСС). Аналогично ВКС, работодатели уплачивают за них только страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ("на травматизм").
Включение граждан КНР в "Персонифицированные сведения": Поскольку "Персонифицированные сведения о физических лицах" представляются только в отношении застрахованных лиц, а временно пребывающие граждане КНР не застрахованы по ОПС, ОМС и ОСС, мы делаем вывод, что они не включаются в этот отчет. Это подтверждается разъяснениями, основанными на Порядке заполнения формы.
Включение граждан КНР в "Расчет по страховым взносам" (РСВ): В отличие от "Персонифицированных сведений", временно пребывающие граждане КНР включаются в РСВ, но с определенными особенностями:
Мы видим, что есть четкая взаимосвязь: выплаты гражданам КНР, не облагаемые "основными" взносами, всё равно учитываются в РСВ для "травматизма". В 1С:ЗУП эти особенности, как правило, автоматизированы, но мы должны быть внимательны при проверке формируемых отчетов.
Если гражданин КНР является ВКС: В этом случае применяются правила для ВКС, но с учетом международного соглашения. То есть, если гражданин КНР является ВКС, то он не застрахован по ОПС, ОМС, ОСС и взносы за него уплачиваются только "на травматизм". Соответственно, в "Персонифицированные сведения" он не включается, а в РСВ отражается только по "травматизму" в Приложении 4.
Уведомление в территориальный орган МВД России о выплате заработной платы ВКС — это обязательная ежеквартальная отчетность, которая требует особого внимания.
Периодичность и форма: Мы подаем это уведомление ежеквартально в территориальный орган МВД России. Важно правильно заполнить пункт 5.1, который касается информации о начисленной заработной плате.
Разберем по шагам заполнение пункта 5.1:
Пример заполнения для вашего случая (договор с 13.03.2025):
Предположим, отчетный квартал – первый квартал 2025 года.
После заполнения мы выбираем опцию "Исполнено полностью".
Критическое замечание: Мы помним, что подход к заполнению таких уведомлений может иметь свои нюансы в разных территориальных органах МВД. Поэтому всегда настоятельно рекомендуется уточнять информацию непосредственно в том отделении, куда подается уведомление. Несоблюдение требований по выплате заработной платы ВКС или несвоевременное/некорректное предоставление уведомления также может повлечь за собой штрафы. Будьте предельно внимательны при подготовке этой отчетности.
Работая с иностранными специалистами, особенно с ВКС и гражданами стран, имеющих особые международные соглашения, мы должны проявлять повышенную внимательность к деталям законодательства. Ключевые моменты, которые мы рассмотрели:
Внимательное отношение к этим аспектам позволит нам избежать серьезных штрафов и обеспечит корректное ведение учета и отчетности в 1С.