Ситуация, когда сотрудник приносит два больничных листа, периоды которых накладываются друг на друга, является нестандартной и часто вызывает затруднения у бухгалтера. Типичный пример: работник находился на амбулаторном лечении, но в этот же период был экстренно госпитализирован, и стационар открыл второй первичный листок нетрудоспособности. Программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 по умолчанию блокирует проведение документов с пересекающимися датами, выдавая ошибку о том, что период уже зарегистрирован другим документом.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно разрешить эту коллизию с точки зрения законодательства и как технически реализовать это в программе 1С.
Прежде чем переходить к настройкам в программе, проанализируем законодательную базу. Согласно Федеральному закону № 255-ФЗ, пособие по временной нетрудоспособности призвано компенсировать сотруднику утраченный заработок. Поскольку человек не может потерять один и тот же заработок дважды за один и тот же период, выплата двух пособий одновременно за одни и те же календарные дни не допускается.
Рассмотрим основные правила, которыми мы должны руководствоваться:
Когда мы пытаемся провести второй документ Больничный лист, программа анализирует регистры сведений и видит, что на эти даты уже есть записи о нетрудоспособности. Чтобы обойти это ограничение и корректно подать сведения в контролирующие органы (СФР), нам необходимо исключить пересекающиеся дни из расчета одного из листков.
Важно: Мы должны зарегистрировать оба листка нетрудоспособности в системе, чтобы оправдать отсутствие сотрудника по каждому из номеров ЭЛН, но финансовое начисление произвести только один раз за период пересечения.
Рассмотрим пошагово, как проанализировать ситуацию и внести правки:
Больничный лист (тот, что был введен ранее). Убедимся, что он рассчитан и проведен.Больничный лист. При попытке проведения возникнет ошибка наложения периодов.Проанализируем пример: Первый больничный с 17.06 по 28.06. Второй больничный (из стационара) с 21.06 по 25.06. Во втором документе на вкладке Оплата мы добавляем в исключаемые периоды весь диапазон с 21.06 по 25.06. Таким образом, второй документ будет проведен с нулевой суммой, но зафиксирует факт болезни в стационаре. Сверить итоговые данные за месяц можно через отчет по отработанному и оплаченному времени сотрудников.
С переходом на электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) и систему проактивных выплат, ситуация усложняется тем, что фонд видит оба листка. Рассмотрим, как действовать в этом случае:
Если вы получили два входящих запроса от СФР на пересекающиеся периоды:
Выясним причину, по которой это происходит чаще всего. Сотрудница находится на больничном с ребенком (код 09), а затем заболевает сама (код 01). По закону, пособие по уходу за ребенком не выплачивается за те дни, когда мать сама была нетрудоспособна и не могла осуществлять уход. В этом случае:
1. Приоритет отдается «собственному» заболеванию сотрудника.
2. В документе Больничный лист по уходу за ребенком необходимо исключить дни, совпадающие с собственным заболеванием.
3. Собственное заболевание оплачивается в полном объеме (первые 3 дня за счет предприятия, остальные — СФР).
Если ситуация обнаружилась «задним числом» (первый больничный уже выплачен в прошлом месяце), программа 1С:ЗУП при вводе второго листка может автоматически создать записи Сторнирование. Разберем, как это работает: на вкладке Пересчет прошлого периода появятся отрицательные суммы — для решения этой проблемы подойдёт устранение ошибочных начислений и сторно в ЗУП. Это корректное поведение программы, если второй больничный должен «вытеснить» первый (например, если второй более приоритетен по закону).
Однако, в большинстве случаев при пересечении «болезнь + болезнь» рекомендуется использовать именно ручное исключение периодов на вкладке Оплата, чтобы избежать путаницы в отчетности по НДФЛ и страховым взносам — для контроля начислений подойдёт исправление расхождений по НДФЛ в ЗУП.
Мы выяснили, что двойная оплата одних и тех же дней недопустима. Для корректного отражения в 1С используйте механизм исключаемых периодов. Это позволит вам:
1С:ЗУП 3.1.