При ведении складского учета на предприятии часто возникает необходимость в контроле перемещения товарно-материальных ценностей между различными складами. Особенно актуальной эта задача становится, когда склады территориально удалены, и процесс перемещения может занимать значительное время — от нескольких часов до нескольких дней. В таких условиях критически важно видеть статус товара: отгружен ли он со склада-отправителя, находится ли в пути, и был ли принят складом-получателем. Дополнительное требование – это подтверждение факта отгрузки и приемки двумя разными материально-ответственными сотрудниками, чтобы исключить ошибки и повысить прозрачность операций.
Рассмотрим, как мы можем реализовать такую схему в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), версия 1.6.27.178, обеспечивая двухэтапное перемещение, подтверждение и отслеживание "товаров в пути".
Основная сложность заключается в том, что стандартный документ Перемещение запасов в 1С:УНФ обычно сразу же отражает списание со склада-отправителя и оприходование на склад-получатель, не предоставляя промежуточного статуса "в пути" и механизма двухстороннего подтверждения. Желаемая схема работы подразумевает следующее:
Изначально авторы темы рассматривали варианты с использованием Заказа на перемещение или созданием промежуточных складов. Однако эти подходы имеют существенные недостатки: первый не обеспечивает нужный контроль и разделение прав, а второй влечет за собой избыточный документооборот и усложнение учета, что неприемлемо при большом количестве мелких перемещений.
Наиболее подходящим стандартным механизмом для реализации требуемой логики является ордерная схема учета запасов. Она позволяет разделить учет товарно-материальных ценностей на две части: управленческий (или финансовый) учет, который фиксирует "намерение" перемещения, и фактический складской учет, который фиксирует реальные движения товаров по складам. Таким образом, мы получаем возможность контролировать товары "в пути" и организовать двухстороннее подтверждение.
Прежде чем использовать ордерную схему, необходимо ее активировать. Для этого выполните следующие шаги:
Настройки.Еще больше возможностей.Склад и доставка.Ордерные склады.После активации общей настройки, для каждого склада, который будет участвовать в двухэтапном перемещении, необходимо будет установить соответствующую опцию. Откройте карточку нужного склада (Склад -> Склады и магазины) и установите флажок Использовать ордерную схему для склада. Обратите внимание, что ордерный учет включается именно для конкретных складов, а не для групп или магазинов как таковых. Если у вас есть структура типа "Магазин или группа складов", вам нужно будет создать ордерные склады внутри этой структуры.
Когда ордерная схема включена для складов-отправителя и склада-получателя, процесс перемещения товаров будет выглядеть следующим образом:
Начнем с создания документа Перемещение запасов. Этот документ будет являться "намерением" переместить товар со склада-отправителя на склад-получатель (вам может потребоваться специальная печатная форма для перемещения запасов с суммой себестоимости — есть готовая печатная форма перемещения со штрихкодами и ценами). Важно понимать: при активной ордерной схеме Перемещение запасов не производит движений по фактическим остаткам на регистрах склада Запасы на складах. Вместо этого он формирует записи в специальных регистрах:
Запасы к расходу – по складу-отправителю, указывая, какие товары ожидаются к отгрузке.Запасы к поступлению – по складу-получателю, указывая, какие товары ожидаются к приемке.Таким образом, на данном этапе товар все еще числится на складе-отправителе по фактическим остаткам, но система уже "знает" о предстоящем перемещении.
Когда товар физически собирается и отгружается со склада-отправителя, материально-ответственный сотрудник этого склада должен на основании документа Перемещение запасов создать и провести документ Расходный ордер на товары. Этот ордер подтверждает фактическую отгрузку, а для документального оформления могут потребоваться внешние печатные формы расходных ордеров — удобнее через внешние печатные формы складских накладных и ордеров.
Что происходит после проведения Расходного ордера на товары:
Запасы на складах склада-отправителя.Запасы к расходу по складу-отправителю закрывается.Запасы к поступлению на складе-получателе.Таким образом, Расходный ордер на товары выполняет роль подтверждения отгрузки со стороны отправляющего склада.
В период между проведением Расходного ордера на товары и Приходного ордера на товары, товар считается находящимся "в пути". Мы можем отслеживать его статус с помощью стандартных отчетов 1С:УНФ:
Товары к поступлению (раздел Склад -> Отчеты) покажет, какие товары ожидаются к поступлению на склад-получатель.Товары к отгрузке (раздел Склад -> Отчеты) покажет, какие товары были запланированы к отгрузке (если Расходный ордер еще не создан) или по каким уже есть созданные ордера, но не закрытые полностью.По сути, товар находится в "подвешенном" состоянии, не числясь на остатках ни на одном из складов по фактическим данным, но его ожидание поступления на склад-получатель фиксируется.
По прибытии товара на склад-получатель, материально-ответственный сотрудник этого склада должен на основании того же документа Перемещение запасов (или даже Расходного ордера на товары, если необходимо) создать и провести документ Приходный ордер на товары. Этот ордер подтверждает фактическую приемку.
Что происходит после проведения Приходного ордера на товары:
Запасы на складах склада-получателя.Запасы к поступлению по складу-получателю закрывается.Приходный ордер на товары является подтверждением приемки со стороны принимающего склада.
Для обеспечения контроля и разделения ответственности между сотрудниками складов, необходимо настроить права доступа в 1С:УНФ (поможет настройка прав доступа и ограничений в 1С:УНФ):
Расходный ордер на товары по его складу. При этом он может видеть и создавать Перемещение запасов, но не иметь права на его изменение или проведение, которое влияло бы на фактические остатки до создания ордера.
Приходный ордер на товары по его складу. Аналогично, он может видеть Перемещение запасов, но не изменять его.
Такая настройка гарантирует, что каждый сотрудник подтверждает только свою часть операции, а полный процесс перемещения завершается только после обеих подтверждений.
В случае обнаружения расхождений (недостачи или излишков) при приемке товара на складе-получателе, ордерная схема предоставляет механизмы для их фиксации и обработки:
Приходный ордер на товары, указав меньшее количество, чем было заявлено в Перемещении запасов.
Приходного ордера на товары может быть сформирован Акт о расхождениях при приемке товаров (если такой функционал доступен в вашей версии УНФ или настроен), который фиксирует фактические различия между ожидаемым и принятым количеством.
Списание запасов) после выяснения причин. Если товар был фактически отгружен, но не доехал, это может быть основанием для претензии к перевозчику или поставщику.Оприходование запасов после выяснения причин их появления.Таким образом, ордерная схема позволяет не только контролировать сам факт перемещения, но и точно фиксировать и обрабатывать возможные отклонения.
Хотя ордерная схема является наиболее предпочтительным решением, рассмотрим также другие варианты, которые были предложены или могли бы возникнуть, и объясним их недостатки.
Первоначально автор предложил схему, при которой сотрудник принимающего склада создает Заказ на перемещение, а сотрудник отдающего склада на его основании создает и выполняет Перемещение запасов. Недостатки этого подхода:
Перемещение запасов сразу списывает товар с одного склада и приходует на другой, не оставляя промежуточного состояния "в пути". Товар мгновенно становится доступным на принимающем складе, что не соответствует реальному процессу.
Перемещение запасов мог выполнять только отправитель, а Заказ на перемещение не мог быть изменен отправителем. Стандартными средствами такое ограничение сложно реализовать без доработок.
Другой предложенный вариант – это создание "транзитных" складов для каждой пары стационарных складов. Схема выглядела бы так:
Заказ на перемещение на промежуточном складе.Перемещение запасов со своего склада на промежуточный.Перемещение запасов с промежуточного склада себе.Несмотря на кажущуюся логичность, этот подход имеет значительные минусы:
Заказ на перемещение и два Перемещения запасов). При нескольких десятках мелких перемещений в день это значительно увеличит нагрузку на пользователей и риск ошибок.
Если стандартные средства ордерной схемы по каким-либо причинам не полностью удовлетворяют очень специфическим требованиям (например, нужны дополнительные статусы "в пути", автоматическое создание ордеров при определенных условиях, интеграция с внешними системами логистики или особые правила обработки расхождений), может потребоваться доработка конфигурации 1С:УНФ. Это может включать:
Перемещение запасов, ордеров) для добавления полей подтверждения, статусов, дополнительных проверок.Однако доработка всегда влечет за собой дополнительные затраты на разработку, тестирование, поддержку и обновление системы, поэтому к ней следует прибегать только в случае крайней необходимости, когда стандартный функционал категорически не подходит.
Для реализации двухэтапного перемещения товаров между складами с подтверждением двумя сотрудниками и отслеживанием товаров в пути в 1С:УНФ наиболее эффективным и стандартизированным методом является использование ордерной схемы учета запасов. Этот подход, хоть и увеличивает количество документов в цепочке операций, предоставляет необходимый контроль над фактическим движением товаров, позволяет разделить ответственность и четко отслеживать товары в состоянии "в пути". Важно тщательно настроить права доступа пользователей и обучить сотрудников работе с новой схемой, чтобы избежать путаницы и ошибок.
Мы рассмотрели, как ордерная схема работает с документами Перемещение запасов, Расходный ордер на товары и Приходный ордер на товары, а также как отслеживать товары в пути и обрабатывать расхождения. Помните, что детальная проработка бизнес-процессов и настройка системы являются ключевыми для успешной реализации.